企業(yè)要件管理制度VIP

企業(yè)要件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司企業(yè)要件管理，確保企業(yè)要件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高公司運(yùn)營(yíng)效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工。（三）定義企業(yè)要件：指對(duì)公司運(yùn)營(yíng)、決策、發(fā)展具有重要意義的文件、資料、記錄等，包括但不限于合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案、技術(shù)文檔、重要會(huì)議紀(jì)要等。二、管理職責(zé)（一）行政部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善企業(yè)要件管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)企業(yè)要件的統(tǒng)一歸檔和保管，建立健全檔案管理體系。3.定期對(duì)企業(yè)要件進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，確保要件的安全與完整。（二）各部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)企業(yè)要件的收集、整理和初步審核。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將本部門(mén)的企業(yè)要件移交至行政部門(mén)歸檔。3.配合行政部門(mén)做好企業(yè)要件的管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）員工個(gè)人1.負(fù)責(zé)妥善保管本人在工作中產(chǎn)生的企業(yè)要件，并及時(shí)移交至所在部門(mén)。2.嚴(yán)格遵守企業(yè)要件管理制度，不得擅自泄露、篡改或銷(xiāo)毀企業(yè)要件。三、企業(yè)要件的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)1.合同協(xié)議類(lèi)：包括各類(lèi)采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、租賃合同、服務(wù)合同等。2.財(cái)務(wù)文件類(lèi)：如財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。3.人事檔案類(lèi)：?jiǎn)T工入職資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核檔案等。4.技術(shù)文檔類(lèi)：產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、工藝流程等。5.重要會(huì)議紀(jì)要類(lèi)：公司高層會(huì)議、項(xiàng)目會(huì)議等重要會(huì)議的記錄。6.其他類(lèi)：不屬于以上分類(lèi)的其他重要文件和資料。（二）編號(hào)1.企業(yè)要件編號(hào)采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號(hào)格式為：[年份][部門(mén)代碼][類(lèi)別代碼][順序號(hào)]。年份：取公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字，如“23”表示2023年。部門(mén)代碼：按照公司部門(mén)設(shè)置，用兩位字母表示，如“HR”表示人力資源部。類(lèi)別代碼：根據(jù)企業(yè)要件分類(lèi)，用兩位字母表示，如“HT”表示合同協(xié)議類(lèi)。順序號(hào)：按照企業(yè)要件產(chǎn)生的先后順序，用四位數(shù)字表示，如“0001”。3.例如，人力資源部2023年第1份人事檔案的編號(hào)為：23HRRS0001。四、企業(yè)要件的收集與整理（一）收集1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)企業(yè)要件的收集工作，確保要件的及時(shí)、完整收集。2.在業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的企業(yè)要件，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)在業(yè)務(wù)完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)將要件提交至所在部門(mén)。3.對(duì)于外部接收的企業(yè)要件，如合作方提供的合同、文件等，接收部門(mén)應(yīng)在收到后的[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行登記，并移交至相關(guān)部門(mén)進(jìn)行處理。（二）整理1.各部門(mén)收集到的企業(yè)要件，應(yīng)由專(zhuān)人按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保要件的分類(lèi)準(zhǔn)確、清晰。2.整理過(guò)程中，應(yīng)檢查要件的完整性，對(duì)缺失的內(nèi)容及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充。3.對(duì)企業(yè)要件進(jìn)行編號(hào)，并編制相應(yīng)的目錄清單，以便于查找和管理。五、企業(yè)要件的審核與審批（一）審核1.企業(yè)要件在歸檔前，應(yīng)由所在部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核，確保要件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，格式符合要求。2.對(duì)于重要的企業(yè)要件，如合同協(xié)議、財(cái)務(wù)文件等，應(yīng)組織相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行會(huì)審，提出審核意見(jiàn)。（二）審批1.根據(jù)公司規(guī)定，部分企業(yè)要件需經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可歸檔。2.審批流程應(yīng)明確各環(huán)節(jié)的審批權(quán)限和審批時(shí)間，確保審批工作的高效進(jìn)行。3.審批通過(guò)的企業(yè)要件，應(yīng)在審批意見(jiàn)欄簽署審批人姓名、日期，并加蓋審批專(zhuān)用章。六、企業(yè)要件的歸檔與保管（一）歸檔1.各部門(mén)整理審核后的企業(yè)要件，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)移交至行政部門(mén)進(jìn)行歸檔。2.行政部門(mén)接收企業(yè)要件后，應(yīng)按照編號(hào)順序進(jìn)行存放，并更新檔案目錄。3.對(duì)于電子文檔形式的企業(yè)要件，應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查詢(xún)。（二）保管1.行政部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保企業(yè)要件的安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.定期對(duì)企業(yè)要件進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案目錄與實(shí)際存放情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確因工作需要進(jìn)入的，應(yīng)進(jìn)行登記，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行操作。七、企業(yè)要件的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱企業(yè)要件的，應(yīng)填寫(xiě)《企業(yè)要件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱事由、查閱內(nèi)容等信息。2.《企業(yè)要件查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，提交至行政部門(mén)。3.行政部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，安排專(zhuān)人協(xié)助查閱，并做好查閱記錄，記錄查閱人姓名、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將企業(yè)要件帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)行政部門(mén)同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱企業(yè)要件的，應(yīng)填寫(xiě)《企業(yè)要件借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等。2.《企業(yè)要件借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的企業(yè)要件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在要件上涂改、損壞或丟失。5.借閱期滿(mǎn)后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將企業(yè)要件歸還至行政部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。行政部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的要件進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。八、企業(yè)要件的保密與安全（一）保密1.所有接觸企業(yè)要件的人員都應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)要件內(nèi)容予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.在涉及企業(yè)要件的工作中，應(yīng)采取必要的保密措施，如限制知悉范圍、簽訂保密協(xié)議等。3.對(duì)于因工作需要知悉企業(yè)要件的外部人員，如合作方、審計(jì)機(jī)構(gòu)等，應(yīng)與其簽訂保密協(xié)議，并要求其嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（二）安全1.加強(qiáng)對(duì)企業(yè)要件的安全管理，防止要件被盜、被搶、被毀等事件的發(fā)生。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房的安全設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施的正常運(yùn)行。3.對(duì)于電子文檔形式的企業(yè)要件，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.如發(fā)生企業(yè)要件安全事故，應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，并及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。同時(shí)，配合相關(guān)部門(mén)進(jìn)行調(diào)查處理，查明原因，追究責(zé)任。九、企業(yè)要件的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.企業(yè)要件已超過(guò)保管期限，且確無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.因政策調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，導(dǎo)致企業(yè)要件不再適用，且已無(wú)參考價(jià)值的。3.企業(yè)要件存在嚴(yán)重質(zhì)量問(wèn)題，無(wú)法修復(fù)或補(bǔ)充，且已無(wú)使用意義的。（二）銷(xiāo)毀程序1.由行政部門(mén)定期對(duì)企業(yè)要件進(jìn)行清查，確定需要銷(xiāo)毀的要件清單，并填寫(xiě)《企業(yè)要件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》。2.《企業(yè)要件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀企業(yè)要件時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的合規(guī)性和徹底性。4.銷(xiāo)毀方式可采用焚燒、粉碎、電子刪除等方式，確保要件內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)。5.銷(xiāo)毀完成后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《企業(yè)要件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀情況記錄存檔。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)企業(yè)要件的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)不定期對(duì)企業(yè)要件管理進(jìn)行審計(jì)，確保制度的執(zhí)行情況符合要求。（二）考核1.將企業(yè)要件管理工作納入部門(mén)和員