交易票據(jù)管理制度VIP

交易票據(jù)管理制度一、總則（一）目的為加強公司交易票據(jù)管理，規(guī)范票據(jù)的開具、取得、保管、使用及核銷等行為，防范財務(wù)風險，保障公司資金安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及交易活動中所產(chǎn)生的各類票據(jù)，包括但不限于發(fā)票、收據(jù)、支票、匯票等。（三）基本原則1.合法性原則：票據(jù)的管理和使用必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)財務(wù)制度的規(guī)定。2.真實性原則：票據(jù)所反映的交易內(nèi)容必須真實、準確，不得虛構(gòu)或偽造交易事項。3.完整性原則：票據(jù)的各項要素必須填寫完整，包括日期、金額、客戶名稱、項目內(nèi)容等，確保票據(jù)的有效性。4.及時性原則：及時開具、取得和處理票據(jù)，避免因延誤導(dǎo)致票據(jù)過期或失效。二、票據(jù)的種類及適用范圍（一）發(fā)票1.增值稅專用發(fā)票：適用于公司與一般納稅人之間的銷售貨物、提供應(yīng)稅勞務(wù)或應(yīng)稅服務(wù)等交易活動，對方可據(jù)此抵扣進項稅額。2.增值稅普通發(fā)票：用于公司與小規(guī)模納稅人、個人消費者等之間的交易，不能用于抵扣進項稅額。3.其他發(fā)票：如機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票、農(nóng)產(chǎn)品收購發(fā)票等，根據(jù)具體交易內(nèi)容按規(guī)定開具和使用。（二）收據(jù)1.內(nèi)部收據(jù)：用于公司內(nèi)部各部門之間的往來款項結(jié)算，如員工借款、費用報銷等。2.外部收據(jù)：用于向客戶收取非應(yīng)稅款項，如押金、定金等，不得作為成本費用列支憑證。（三）支票1.現(xiàn)金支票：用于支取現(xiàn)金，僅限公司向開戶銀行提取現(xiàn)金時使用。2.轉(zhuǎn)賬支票：用于同城交易的款項結(jié)算，通過銀行轉(zhuǎn)賬將款項支付給收款人。（四）匯票1.銀行匯票：由出票銀行簽發(fā)，由其在見票時按照實際結(jié)算金額無條件支付給收款人或者持票人的票據(jù)，適用于同城或異地結(jié)算。2.商業(yè)匯票：由出票人簽發(fā)，委托付款人在指定日期無條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據(jù)，分為商業(yè)承兌匯票和銀行承兌匯票，適用于企業(yè)之間的延期付款交易。三、票據(jù)的開具（一）開具流程1.業(yè)務(wù)部門申請：業(yè)務(wù)人員根據(jù)交易合同或協(xié)議，填寫《票據(jù)開具申請表》，詳細注明開票日期、客戶名稱、項目內(nèi)容、金額、稅率等信息，并提交相關(guān)業(yè)務(wù)證明材料。2.財務(wù)審核：財務(wù)部門收到《票據(jù)開具申請表》后，對申請內(nèi)容進行審核，重點審核交易的真實性、金額的準確性、稅率的合規(guī)性等。審核無誤后，在申請表上簽字確認。3.開票人員開具：財務(wù)開票人員根據(jù)審核通過的申請表，按照規(guī)定的格式和內(nèi)容開具票據(jù)。開具發(fā)票時，應(yīng)確保發(fā)票內(nèi)容與實際交易相符，字跡清晰，不得涂改。4.票據(jù)交付：開票人員開具完畢后，將票據(jù)交給業(yè)務(wù)人員或指定的專人，由其負責將票據(jù)及時交付給客戶，并要求客戶在《票據(jù)簽收單》上簽字確認。（二）開具要求1.發(fā)票開具必須按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實開具，并加蓋發(fā)票專用章。不得虛開發(fā)票，不得開具與實際經(jīng)營業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票。對于作廢的發(fā)票，應(yīng)在發(fā)票各聯(lián)次上注明“作廢”字樣，并全聯(lián)次留存。2.收據(jù)開具內(nèi)部收據(jù)應(yīng)注明收款事由、金額、收款日期等信息，并加蓋財務(wù)專用章。外部收據(jù)應(yīng)嚴格按照規(guī)定的格式和內(nèi)容開具，不得擅自更改。3.支票開具填寫支票時，應(yīng)使用碳素墨水或墨汁，字跡清晰，不得涂改。支票金額、日期、收款人名稱不得更改，其他內(nèi)容如有更改，應(yīng)由出票人在更改處加蓋預(yù)留銀行印鑒。支票的出票日期應(yīng)大寫，金額應(yīng)同時填寫大寫和小寫金額。4.匯票開具銀行匯票的出票金額、出票日期、收款人名稱不得更改，更改的票據(jù)無效。商業(yè)匯票的出票人應(yīng)在匯票上簽章，并按照規(guī)定記載有關(guān)事項。四、票據(jù)的取得（一）取得原則1.業(yè)務(wù)人員在與客戶進行交易時，應(yīng)主動向客戶索取合法有效的票據(jù)。2.取得的票據(jù)必須符合國家法律法規(guī)及公司財務(wù)制度的要求，票面信息完整、真實、清晰。（二）取得要求1.發(fā)票取得取得的增值稅專用發(fā)票，應(yīng)確保發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)內(nèi)容一致，發(fā)票上的開票日期、發(fā)票號碼、購買方信息、銷售方信息、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等要素齊全，且加蓋銷售方發(fā)票專用章。取得的增值稅普通發(fā)票，應(yīng)檢查發(fā)票的基本信息是否完整，項目填寫是否齊全，發(fā)票印章是否清晰。對于不符合規(guī)定的發(fā)票，應(yīng)及時要求銷售方重新開具。2.收據(jù)取得取得的內(nèi)部收據(jù)，應(yīng)檢查收據(jù)的格式是否符合公司規(guī)定，內(nèi)容是否完整，印章是否齊全。取得的外部收據(jù)，應(yīng)確保收據(jù)的真實性和合法性，不得取得虛假或無效的收據(jù)。3.支票取得收到支票時，應(yīng)仔細檢查支票的票面信息是否完整，包括出票日期、金額、收款人名稱、出票人賬號、開戶行等。檢查支票的印章是否清晰，背書是否連續(xù)。如發(fā)現(xiàn)支票存在問題，應(yīng)及時與出票人聯(lián)系，要求其更換或重新開具。4.匯票取得收到銀行匯票時，應(yīng)檢查匯票的票面信息是否完整，包括出票金額、出票日期、收款人名稱、付款行名稱、出票人賬號等。檢查匯票的背書是否連續(xù)，印章是否清晰。收到商業(yè)匯票時，應(yīng)重點關(guān)注匯票的承兌人信用狀況，確保匯票到期能夠順利兌付。五、票據(jù)的保管（一）保管責任1.公司財務(wù)部門負責各類票據(jù)的統(tǒng)一保管，指定專人負責票據(jù)的日常管理工作。2.票據(jù)保管人員應(yīng)嚴格遵守票據(jù)保管制度，確保票據(jù)的安全與完整。（二）保管方式1.存放地點：設(shè)立專門的票據(jù)保管箱或保險柜，用于存放各類票據(jù)。保管箱或保險柜應(yīng)放置在安全、保密的場所，并有專人負責鑰匙和密碼的管理。2.分類存放：按照票據(jù)的種類、性質(zhì)、用途等進行分類存放，便于查找和管理。同時，應(yīng)建立票據(jù)臺賬，詳細記錄票據(jù)的種類、號碼、開具日期、金額、使用情況等信息。3.電子存儲：對于重要的票據(jù)，除紙質(zhì)保存外，還應(yīng)進行電子存儲。電子存儲的票據(jù)應(yīng)進行加密處理，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.發(fā)票的保管期限按照國家法律法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行，一般為10年。2.收據(jù)、支票、匯票等其他票據(jù)的保管期限為5年。3.保管期限屆滿后，經(jīng)公司財務(wù)負責人批準，方可進行銷毀處理。銷毀時，應(yīng)編制票據(jù)銷毀清單，注明票據(jù)的種類、號碼、數(shù)量、銷毀日期等信息，并由財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員共同監(jiān)銷。六、票據(jù)的使用（一）使用范圍1.發(fā)票僅限于公司在銷售貨物、提供應(yīng)稅勞務(wù)或應(yīng)稅服務(wù)等經(jīng)營活動中使用。2.收據(jù)僅限于公司內(nèi)部往來款項結(jié)算、向客戶收取非應(yīng)稅款項等情況下使用。3.支票僅限于公司用于同城交易的款項支付。4.匯票僅限于公司用于同城或異地結(jié)算的款項支付。（二）使用要求1.發(fā)票使用應(yīng)按照發(fā)票的使用范圍和規(guī)定用途使用發(fā)票，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票。不得擅自擴大發(fā)票的開具范圍，不得開具與實際經(jīng)營業(yè)務(wù)不符的發(fā)票。發(fā)票的使用應(yīng)遵循順序開具的原則，不得跳號、拆本使用發(fā)票。2.收據(jù)使用內(nèi)部收據(jù)應(yīng)嚴格按照公司規(guī)定的用途使用，不得用于對外經(jīng)營活動收款。外部收據(jù)應(yīng)在規(guī)定的有效期內(nèi)使用，過期的收據(jù)應(yīng)及時作廢處理。3.支票使用支票的使用應(yīng)嚴格按照支票管理規(guī)定進行，不得簽發(fā)空頭支票、遠期支票。支票的出票人應(yīng)在銀行賬戶余額內(nèi)簽發(fā)支票，不得透支。支票的背書轉(zhuǎn)讓應(yīng)符合法律法規(guī)的規(guī)定，背書應(yīng)連續(xù)、清晰。4.匯票使用銀行匯票的使用應(yīng)按照銀行匯票管理辦法的規(guī)定進行，確保匯票的真實性和有效性。商業(yè)匯票的使用應(yīng)注意匯票的承兌期限和承兌人信用狀況，及時辦理匯票的承兌、貼現(xiàn)、背書轉(zhuǎn)讓等手續(xù)。七、票據(jù)的核銷（一）核銷流程1.業(yè)務(wù)部門申請核銷：業(yè)務(wù)人員在完成交易并收回款項后，應(yīng)及時將票據(jù)及相關(guān)業(yè)務(wù)資料提交給財務(wù)部門，申請票據(jù)核銷。填寫《票據(jù)核銷申請表》，注明票據(jù)號碼、開具日期、金額、收款情況等信息。2.財務(wù)審核：財務(wù)部門收到《票據(jù)核銷申請表》后，對申請內(nèi)容進行審核，重點審核票據(jù)的真實性、收款情況的一致性等。審核無誤后，在申請表上簽字確認。3.核銷處理：財務(wù)人員根據(jù)審核通過的申請表，對票據(jù)進行核銷處理。核銷時，應(yīng)在票據(jù)臺賬上注明核銷日期、核銷金額等信息，并將已核銷的票據(jù)加蓋“已核銷”章或進行其他標識。（二）核銷要求1.票據(jù)的核銷應(yīng)遵循“誰開具、誰核銷”的原則，確保票據(jù)的開具與使用情況一一對應(yīng)。2.對于已核銷的票據(jù)，應(yīng)妥善保管相關(guān)資料，以備日后查詢和審計。3.如發(fā)現(xiàn)票據(jù)存在未核銷或核銷錯誤的情況，應(yīng)及時查明原因，并進行相應(yīng)的調(diào)整和處理。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司財務(wù)部門應(yīng)定期對票據(jù)的管理和使用情況進行自查，檢查票據(jù)的開具、取得、保管、使用及核銷等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.審計部門應(yīng)定期對票據(jù)管理情況進行審計監(jiān)督，檢查票據(jù)管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（二）外部檢查1.積極配合稅務(wù)機關(guān)、財政部門等相關(guān)部門的檢查，如實提供票據(jù)管理和使用的有關(guān)資料。2.對于相關(guān)部門提出的問題，應(yīng)及時進行整改，確保公司票據(jù)管理工作符合法律法規(guī)及相關(guān)政策的要求。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定開具、取得票據(jù)的。2.擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票或收據(jù)的。3.虛開發(fā)票或開具與實際經(jīng)營業(yè)務(wù)不符的發(fā)票的。4.未按規(guī)定保管票據(jù)，導(dǎo)致票據(jù)丟失、損壞的。5.違反票據(jù)使用規(guī)定，簽發(fā)空頭支票、遠期支票或進行其他違規(guī)操作的。6.未按規(guī)定進行票據(jù)核銷的。（二）處理措施1.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，公司將視