臨購耗材管理制度VIP

臨購耗材管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司臨購耗材的管理，確保臨購耗材的采購流程合理、高效，滿足公司生產(chǎn)、運營的臨時需求，同時保證耗材質(zhì)量，控制采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門因生產(chǎn)、運營等臨時需要而進行的耗材采購活動。（三）基本原則1.按需采購原則：各部門應(yīng)根據(jù)實際工作需要，準確提出臨購耗材的需求，避免盲目采購。2.高效快捷原則：優(yōu)化臨購耗材的采購流程，提高采購效率，確保能及時滿足臨時需求。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：所采購的臨購耗材必須符合國家相關(guān)標準和公司使用要求，保證質(zhì)量可靠。4.成本控制原則：在滿足需求和質(zhì)量要求的前提下，合理控制采購成本，降低費用支出。二、臨購耗材需求申請（一）需求提出1.各部門因工作需要臨時使用耗材時，由使用人填寫《臨購耗材需求申請表》。2.《臨購耗材需求申請表》應(yīng)詳細注明所需耗材的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預計使用時間等信息。（二）部門審核1.申請人所在部門負責人對《臨購耗材需求申請表》進行審核。2.審核內(nèi)容包括需求的合理性、必要性以及是否有可替代的耗材等。3.若審核通過，部門負責人在申請表上簽字確認；若審核不通過，應(yīng)注明原因并退回申請人修改。（三）緊急需求處理對于緊急的臨購耗材需求，使用人可先電話向部門負責人說明情況，經(jīng)同意后先行采購，但事后需及時補辦《臨購耗材需求申請表》的填寫和審核手續(xù)。三、臨購耗材采購審批（一）審批流程1.《臨購耗材需求申請表》經(jīng)部門負責人審核通過后，提交至采購部門。2.采購部門負責人對申請進行再次審核，重點審核采購的必要性、預算合理性等。3.若采購金額在規(guī)定限額以下，采購部門負責人審批后即可安排采購；若采購金額超過規(guī)定限額，需提交公司分管領(lǐng)導審批。4.公司分管領(lǐng)導根據(jù)實際情況進行審批，審批通過后交采購部門執(zhí)行采購。（二）審批權(quán)限設(shè)置1.采購金額在[X]元以下的臨購耗材采購申請，由采購部門負責人審批。2.采購金額在[X]元至[X]元之間的臨購耗材采購申請，由公司分管領(lǐng)導審批。3.采購金額超過[X]元的臨購耗材采購申請，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。四、臨購耗材采購實施（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)根據(jù)臨購耗材的需求，選擇合適的供應(yīng)商。2.優(yōu)先選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、供貨及時的供應(yīng)商。3.采購部門可通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、以往合作記錄等，并建立供應(yīng)商檔案。（二）采購方式1.對于金額較小、采購頻率較高的臨購耗材，可采用現(xiàn)貨采購的方式，直接從供應(yīng)商處購買。2.對于金額較大、有特殊要求的臨購耗材，可采用招標采購、詢價采購等方式，以確保采購到性價比高的產(chǎn)品。（三）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括耗材的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式等條款。3.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本交至相關(guān)部門備案。（四）采購進度跟蹤1.采購部門負責跟蹤臨購耗材的采購進度，及時與供應(yīng)商溝通，確保按時交貨。2.如因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浹舆t，采購部門應(yīng)及時協(xié)調(diào)解決，并將情況反饋給相關(guān)部門。五、臨購耗材驗收（一）驗收標準1.采購的臨購耗材應(yīng)按照采購合同約定的質(zhì)量標準進行驗收。2.同時，應(yīng)符合國家相關(guān)標準和行業(yè)規(guī)范。（二）驗收流程1.耗材到貨后，采購部門應(yīng)及時通知使用部門和質(zhì)量檢驗部門進行驗收。2.使用部門負責對耗材的規(guī)格型號、數(shù)量等進行核對，質(zhì)量檢驗部門負責對耗材的質(zhì)量進行檢驗。3.驗收合格后，驗收人員在《臨購耗材驗收單》上簽字確認；若驗收不合格，應(yīng)注明不合格原因，并及時與供應(yīng)商聯(lián)系處理。（三）不合格處理1.對于驗收不合格的臨購耗材，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商退換貨事宜。2.如因供應(yīng)商原因造成的損失，采購部門應(yīng)根據(jù)合同約定要求供應(yīng)商承擔相應(yīng)責任。3.若無法退換貨，應(yīng)評估該批耗材的可使用性，對于可部分使用的，應(yīng)做好記錄并在后續(xù)工作中合理安排使用；對于完全無法使用的，應(yīng)及時報廢處理。六、臨購耗材入庫與保管（一）入庫管理1.驗收合格的臨購耗材由倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)。2.倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)《臨購耗材驗收單》，對入庫耗材進行分類存放，并做好入庫記錄。3.入庫記錄應(yīng)包括耗材的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、入庫時間、供應(yīng)商等信息。（二）保管要求1.倉庫應(yīng)保持干燥、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合耗材保管要求。2.不同類型、規(guī)格的臨購耗材應(yīng)分開存放，并有明顯標識。3.倉庫管理人員應(yīng)定期對庫存耗材進行盤點，確保賬實相符。4.對于易損、易變質(zhì)的耗材，應(yīng)采取特殊的保管措施，如防潮、防蟲、防火等。七、臨購耗材領(lǐng)用與發(fā)放（一）領(lǐng)用申請1.各部門需要領(lǐng)用臨購耗材時，由使用人填寫《臨購耗材領(lǐng)用申請表》。2.《臨購耗材領(lǐng)用申請表》應(yīng)注明領(lǐng)用耗材的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息。（二）部門審批1.申請人所在部門負責人對《臨購耗材領(lǐng)用申請表》進行審批。2.審批內(nèi)容包括領(lǐng)用的合理性、必要性以及是否有庫存可替代等。3.若審核通過，部門負責人在申請表上簽字確認；若審核不通過，應(yīng)注明原因并退回申請人修改。（三）發(fā)放流程1.《臨購耗材領(lǐng)用申請表》經(jīng)部門負責人審核通過后，提交至倉庫。2.倉庫管理人員根據(jù)申請表發(fā)放相應(yīng)的臨購耗材，并在《臨購耗材發(fā)放記錄》上做好記錄。3.《臨購耗材發(fā)放記錄》應(yīng)包括領(lǐng)用部門、領(lǐng)用時間、耗材名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用人等信息。八、臨購耗材使用監(jiān)督（一）使用部門監(jiān)督1.各使用部門應(yīng)加強對臨購耗材使用情況的監(jiān)督，確保耗材合理使用，避免浪費。2.部門負責人應(yīng)定期檢查本部門臨購耗材的使用情況，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。（二）財務(wù)部門監(jiān)督1.財務(wù)部門負責對臨購耗材的采購成本、使用情況等進行核算和監(jiān)督。2.定期對臨購耗材的費用支出進行分析，提出成本控制建議。九、臨購耗材報廢與處置（一）報廢申請1.對于已損壞、過期或不再使用的臨購耗材，使用部門應(yīng)填寫《臨購耗材報廢申請表》。2.《臨購耗材報廢申請表》應(yīng)注明報廢耗材的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、報廢原因等信息。（二）報廢審批1.《臨購耗材報廢申請表》經(jīng)部門負責人審核后，提交至資產(chǎn)管理部門。2.資產(chǎn)管理部門對報廢申請進行審核，審核內(nèi)容包括報廢的真實性、必要性等。3.若審核通過，資產(chǎn)管理部門在申請表上簽字確認；若審核不通過，應(yīng)注明原因并退回申請人修改。4.對于價值較高的臨購耗材報廢申請，還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批。（三）報廢處置1.經(jīng)審批同意報廢的臨購耗材，由資產(chǎn)管理部門統(tǒng)一組織處置。2.處置方式可包括變賣、捐