物資招標競價管理制度

物資招標競價管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司物資采購招標競價行為，確保采購活動公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證物資質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有物資采購的招標競價活動，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等。（三）基本原則1.合法性原則：招標競價活動應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.公平公正原則：對待所有參與招標競價的供應(yīng)商一視同仁，確保競爭環(huán)境公平，評標過程公正。3.公開透明原則：招標競價信息、流程、結(jié)果等應(yīng)向相關(guān)方公開，接受監(jiān)督。4.擇優(yōu)選擇原則：綜合考慮供應(yīng)商的價格、質(zhì)量、信譽、服務(wù)等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負責(zé)制定物資采購招標競價計劃，明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)算金額等。2.發(fā)布招標競價公告，收集供應(yīng)商報名資料，組織開標、評標等活動。3.與中標供應(yīng)商簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。（二）需求部門1.提出物資采購需求，明確物資的詳細技術(shù)要求和使用時間等。2.參與評標工作，提供技術(shù)支持和意見。3.協(xié)助采購部門與中標供應(yīng)商進行溝通協(xié)調(diào)，確保物資符合需求。（三）財務(wù)部門1.參與招標競價預(yù)算的審核，提供資金保障方面的意見。2.負責(zé)對采購合同的付款條款進行審核，監(jiān)督采購資金的支付。（四）法務(wù)部門1.對招標競價文件和采購合同進行法律審核，確保其合法性。2.處理招標競價過程中的法律糾紛。（五）審計部門1.對招標競價活動進行審計監(jiān)督，確保程序合規(guī)、結(jié)果公正。2.對采購成本和效益進行審計評估。三、招標競價流程（一）采購申請與審批1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要填寫物資采購申請表，詳細說明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預(yù)計采購時間等信息，并提交部門負責(zé)人審批。2.部門負責(zé)人審核采購申請的必要性和合理性，簽署意見后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司預(yù)算和實際情況進行審批，批準后的采購申請交采購部門。（二）招標競價準備1.采購部門根據(jù)批準的采購申請，制定招標競價文件。招標競價文件應(yīng)包括招標公告（或邀請函）、投標須知、技術(shù)規(guī)格要求、報價表、合同條款等內(nèi)容。2.采購部門對招標競價文件進行審核，確保文件內(nèi)容完整、準確、清晰，符合法律法規(guī)和公司要求。3.采購部門確定參與招標競價的供應(yīng)商范圍，通過公司官網(wǎng)、行業(yè)媒體、供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫等渠道發(fā)布招標公告（或向潛在供應(yīng)商發(fā)送邀請函）。招標公告應(yīng)明確招標項目的基本情況、報名時間、地點、方式以及獲取招標文件的途徑等。（三）供應(yīng)商報名與資格審查1.供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報名，提交營業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證（或三證合一營業(yè)執(zhí)照）、法定代表人授權(quán)書、資質(zhì)證書、業(yè)績證明等相關(guān)資料。2.采購部門對報名供應(yīng)商進行資格審查，核實其提供資料的真實性、有效性和完整性。對于不符合資格要求的供應(yīng)商，予以淘汰。3.采購部門將資格審查合格的供應(yīng)商名單通知需求部門和相關(guān)評審人員。（四）開標與評標1.采購部門組織開標會議，所有參與招標競價的供應(yīng)商應(yīng)按時參加。開標會議應(yīng)公開進行，宣布投標供應(yīng)商名稱、投標價格、交貨期等主要內(nèi)容。2.評標委員會由采購部門、需求部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成。評標委員會按照招標文件規(guī)定的評標標準和方法，對各供應(yīng)商的投標文件進行評審。評標標準應(yīng)包括價格、質(zhì)量、信譽、服務(wù)、技術(shù)方案等方面。3.評標過程中，評標委員會可以要求供應(yīng)商對投標文件進行澄清或答疑。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)作出書面答復(fù)。4.評標委員會根據(jù)評審結(jié)果，推薦中標候選人名單，并編寫評標報告。評標報告應(yīng)包括項目概述、評標過程、評標結(jié)果、推薦意見等內(nèi)容。（五）中標結(jié)果公示與通知1.采購部門將中標候選人名單在公司內(nèi)部進行公示，公示期為[X]個工作日。公示期間，如有異議，相關(guān)部門和人員可向采購部門提出。采購部門應(yīng)及時調(diào)查核實，并將處理結(jié)果反饋給異議提出方。2.公示無異議后，采購部門向中標供應(yīng)商發(fā)出中標通知書，并通知未中標供應(yīng)商。中標通知書應(yīng)明確中標項目的名稱、中標價格、交貨期等主要內(nèi)容。（六）合同簽訂與執(zhí)行1.中標供應(yīng)商在收到中標通知書后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)與采購部門簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購部門負責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。需求部門應(yīng)配合采購部門做好物資驗收工作，確保物資符合合同要求。3.財務(wù)部門按照采購合同的付款條款，及時辦理付款手續(xù)。四、招標競價文件編制（一）通用要求1.招標競價文件應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，語言規(guī)范、表述清晰。2.文件內(nèi)容應(yīng)完整、準確，涵蓋招標項目的所有實質(zhì)性要求和條件。（二）內(nèi)容構(gòu)成1.封面：包括招標項目名稱、編號、招標人、招標日期等信息。2.目錄：清晰列出文件各部分內(nèi)容的標題和頁碼。3.招標公告（或邀請函）：說明招標項目的基本情況、報名時間、地點、方式以及獲取招標文件的途徑等。4.投標須知：告知供應(yīng)商投標的相關(guān)要求，如投標文件格式、密封要求、投標截止時間、開標時間和地點等。5.技術(shù)規(guī)格要求：詳細描述采購物資的技術(shù)參數(shù)、性能指標、質(zhì)量標準等。6.報價表：提供統(tǒng)一的報價格式，要求供應(yīng)商填寫物資單價、總價、交貨期等信息。7.商務(wù)條款：包括合同條款、付款方式、售后服務(wù)要求等。8.評標標準和方法：明確評標委員會評審?fù)稑宋募木唧w標準和方法。9.附件：如相關(guān)資質(zhì)證明文件格式、樣品要求等。（三）編制審核1.采購部門負責(zé)招標競價文件的起草工作，相關(guān)部門應(yīng)提供必要的技術(shù)支持和意見。2.采購部門完成文件初稿后，提交法務(wù)部門進行法律審核，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)。3.財務(wù)部門對文件中的預(yù)算金額、付款條款等進行審核，提出財務(wù)方面的建議。4.經(jīng)各部門審核通過后的招標競價文件，由采購部門負責(zé)人簽字確認后發(fā)布。五、評標標準與方法（一）評標標準1.價格標準：以供應(yīng)商的投標報價為基礎(chǔ)，根據(jù)預(yù)算金額和市場行情，確定合理的價格評分權(quán)重。價格得分通常采用低價優(yōu)先法，即投標報價最低的供應(yīng)商得滿分，其他供應(yīng)商得分按照其報價與最低報價的比例計算。2.質(zhì)量標準：考察供應(yīng)商提供物資的質(zhì)量保證體系、產(chǎn)品質(zhì)量認證、過往業(yè)績中的產(chǎn)品質(zhì)量情況等。根據(jù)物資的重要性和質(zhì)量要求，設(shè)定相應(yīng)的質(zhì)量評分標準。質(zhì)量得分可以通過對供應(yīng)商提供的質(zhì)量證明文件進行評估打分，或根據(jù)實際樣品檢測結(jié)果進行評分。3.信譽標準：評估供應(yīng)商的商業(yè)信譽、銀行資信、納稅記錄、是否有違法違規(guī)行為等。可以通過查詢信用信息平臺、行業(yè)口碑等方式獲取相關(guān)信息，并設(shè)定信譽評分標準。信譽得分高的供應(yīng)商在評標中具有優(yōu)勢。4.服務(wù)標準：考慮供應(yīng)商的售后服務(wù)承諾、響應(yīng)速度、維修能力、培訓(xùn)計劃等。服務(wù)得分根據(jù)供應(yīng)商提供的服務(wù)方案和承諾進行評估打分。5.技術(shù)方案標準：對于技術(shù)含量較高的物資采購項目，評審供應(yīng)商的技術(shù)方案合理性、先進性、可行性等。技術(shù)方案得分由評標委員會根據(jù)技術(shù)方案的優(yōu)劣進行評分。（二）評標方法1.綜合評分法：將各項評標標準的得分進行加權(quán)匯總，得出各供應(yīng)商的綜合得分。綜合得分最高的供應(yīng)商為中標候選人。2.最低價成交法：在滿足招標文件實質(zhì)性要求的前提下，以投標報價最低的供應(yīng)商為中標人。適用于技術(shù)規(guī)格簡單、市場競爭充分、價格是主要評標因素的采購項目。3.性價比法：按照要求對投標文件進行評審后，計算出每個有效投標人除價格因素以外的其他各項評分因素（包括技術(shù)、商務(wù)等）的匯總得分，并除以該投標人的投標報價，以商數(shù)（評標總得分）最高的投標人為中標候選供應(yīng)商或者中標供應(yīng)商。（三）評標過程管理1.評標委員會應(yīng)嚴格按照評標標準和方法進行評審，不得擅自更改評審標準。2.評標過程應(yīng)做好記錄，包括評審時間、地點、參與人員、評審內(nèi)容、評審結(jié)果等。記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。3.評標委員會成員應(yīng)遵守評標紀律，不得泄露評標過程中的機密信息，不得與供應(yīng)商私下接觸或接受供應(yīng)商的賄賂等不正當利益。六、監(jiān)督與管理（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對物資招標競價活動進行審計，檢查招標程序是否合規(guī)、評標過程是否公正、采購結(jié)果是否合理等。2.公司設(shè)立舉報郵箱和電話，接受員工對招標競價活動中違規(guī)行為的舉報。對于舉報信息，相關(guān)部門應(yīng)及時調(diào)查核實，并根據(jù)調(diào)查結(jié)果進行處理。3.采購部門應(yīng)定期對招標競價活動進行總結(jié)分析，不斷完善招標競價流程和管理制度。（二）供應(yīng)商管理1.建立供應(yīng)商評價機制，定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等進行評價。評價結(jié)果作為供應(yīng)商后續(xù)合作的重要依據(jù)。2.對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予一定的獎勵和優(yōu)先合作機會；對于出現(xiàn)質(zhì)量問題、交貨延遲、違反合同條款等情況的供應(yīng)商，采取警告、罰款、暫停合作、取消合作資格等措施。3.加強與供應(yīng)商的溝通與合作，定期組織供應(yīng)商培訓(xùn)和交流活動，促進供應(yīng)商不斷提高自身管理水平和服務(wù)質(zhì)量。（三）檔案管理1.采購部門負責(zé)建立物資招標競價檔案，對招標競價活動中的各類文件、資料進行整理歸檔。檔案內(nèi)容包括采購申請、招標競價文件、供應(yīng)商報名資料、開標記錄、評標報告、中標通知書、采購合同等。2.招標競價檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的完整性和安全性。七、違規(guī)處理（一）供應(yīng)商違規(guī)處理1.供應(yīng)商在招標競價過程中如有提供虛假資料、串通投標、行賄受賄等違規(guī)行為，一經(jīng)查實，立即取消其投標資格，并禁止其在一定期限內(nèi)參與公司的招標競價活動。2.對于已中標的供應(yīng)商，如發(fā)現(xiàn)存在違規(guī)行為，采購部門有權(quán)解除采購合同，并要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任和經(jīng)濟賠償責(zé)任。3.公司將供應(yīng)商的違規(guī)行為記錄在案，并向行業(yè)協(xié)會等相關(guān)機構(gòu)通報，降低其行業(yè)信譽。（二）公司內(nèi)部人員違規(guī)處理1.公司內(nèi)部人員在招標競價活動中如有違反本制度規(guī)定，如泄露