物業(yè)公司行政檔案管理制度

物業(yè)公司行政檔案管理制度一、總則（一）目的為加強物業(yè)公司行政檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于物業(yè)公司各部門及全體員工。（三）檔案定義行政檔案是指物業(yè)公司在行政管理活動中形成的，具有保存價值的各種文件、資料、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：行政檔案由物業(yè)公司綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確地反映公司行政管理活動的實際情況。3.完整性原則：全面收集公司行政管理活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司各部門及員工利用檔案。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部門1.負責(zé)制定和完善行政檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理公司行政檔案，包括文件收發(fā)、登記、整理、歸檔、保管和利用等工作。3.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全與完整。4.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。5.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。（二）各部門1.設(shè)立兼職檔案員，負責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類和移交工作。2.按照檔案管理制度的要求，及時將本部門形成的檔案移交綜合管理部門。3.配合綜合管理部門做好檔案的清查、核對等工作，積極利用檔案為部門工作服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與公司相關(guān)的文件、指示、通知等。2.公司制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、會議紀(jì)要等。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.公司內(nèi)部的各類請示、報告、審批文件、人事檔案、財務(wù)檔案、工程檔案、客戶檔案等。5.公司組織的各類活動形成的文件、資料、照片、錄像等。6.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)定期對本部門的文件資料進行清理，及時將應(yīng)歸檔的文件資料收集起來。3.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時收集并移交綜合管理部門。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財務(wù)審計類、人事檔案類、客戶檔案類等類別。2.組卷：將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組合成案卷，每卷厚度一般不超過20mm。3.排列：按照類別和時間順序?qū)Π妇磉M行排列。4.編號：為每個案卷編制唯一的檔號，檔號由全宗號、目錄號、案卷號組成。全宗號為公司代碼，目錄號為檔案類別代碼，案卷號為該類別下的案卷順序號。5.編目：編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等檢索工具，便于查找和利用檔案。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.當(dāng)年形成的檔案，在次年上半年完成歸檔。2.對于重大活動、重要項目形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、字跡清楚、簽署完備、格式規(guī)范。2.歸檔的電子文件應(yīng)確保內(nèi)容真實、完整，格式符合長期保存要求，并進行有效的備份。3.各部門應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細注明移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，雙方簽字確認后，將檔案移交綜合管理部門。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。（四）保管措施1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案安全。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。3.建立檔案庫房管理制度，定期對檔案庫房進行檢查和維護，確保庫房環(huán)境符合要求。4.對電子檔案應(yīng)進行異地備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案利用合法合規(guī)。2.服務(wù)公司原則：積極為公司各部門及員工提供檔案利用服務(wù)，促進公司各項工作的開展。3.確保安全原則：在檔案利用過程中，要采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，可到綜合管理部門檔案查閱室進行查閱。查閱人員應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱檔案的名稱、目的、時間等信息。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人和綜合管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（三）利用登記綜合管理部門應(yīng)對檔案利用情況進行詳細登記，包括查閱或借閱檔案的人員姓名、部門、時間、檔案名稱、利用目的等信息。檔案利用登記應(yīng)長期保存，以便查詢和統(tǒng)計。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則定期對檔案進行鑒定，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值，及時剔除失去保存價值的檔案。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件、逐頁進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，確定其保存價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進行分析比較，判斷其保存價值的高低。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門負責(zé)組織銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀后，檔案銷毀清冊應(yīng)長期保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描，形成電子檔案，并進行數(shù)據(jù)掛接和存儲。2.檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)：建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的集中管理和共享。3.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用：利用檔案管理系統(tǒng)進行檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)操作，提高檔案管理的自動化程度。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對檔案信息系統(tǒng)的安全防護。2.采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制、防火墻等安全措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。3.定期對檔案信息化系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決安全問題。八、檔案管理人員職責(zé)（一）綜合管理部門檔案管理人員職責(zé)1.認真貫徹執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案管理的各項工作。2.負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等具體業(yè)務(wù)操作。3.維護檔案庫房的正常秩序，確保檔案安全。4.積極開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。5.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和分析，提出改進意見和建議。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類和移交工作。2.協(xié)助綜合管理部門做好檔案的清查、核對等工作。3.積極為本部門員工提供檔案利用服務(wù)，促進部門工作開展。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部門定期對各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價機制，將檔