物業(yè)公司工程采購管理制度

物業(yè)公司工程采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范物業(yè)公司工程采購管理工作，確保采購活動的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證工程質(zhì)量和進度，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于物業(yè)公司所有工程項目的采購活動，包括但不限于工程設(shè)備、材料、構(gòu)配件、服務(wù)等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.效益性原則：在保證工程質(zhì)量和進度的前提下，努力降低采購成本，提高經(jīng)濟效益。3.公開性原則：采購信息應(yīng)公開透明，接受公司內(nèi)部和相關(guān)方的監(jiān)督。4.公平性原則：對所有供應(yīng)商一視同仁，給予平等的參與機會。5.公正性原則：采購決策過程應(yīng)公正，避免利益沖突。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)成立工程采購領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司總經(jīng)理擔(dān)任組長，副總經(jīng)理擔(dān)任副組長，成員包括工程管理部門負責(zé)人、財務(wù)管理部門負責(zé)人、審計部門負責(zé)人等。采購領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)審議和決策重大采購事項，包括采購預(yù)算、采購方式、供應(yīng)商選擇等。（二）采購執(zhí)行部門工程管理部門為采購執(zhí)行部門，負責(zé)具體采購工作的組織實施。其職責(zé)包括：1.根據(jù)工程需求編制采購計劃和預(yù)算。2.發(fā)布采購信息，組織供應(yīng)商報名、資格審查和招標(biāo)、詢價等采購活動。3.與供應(yīng)商進行商務(wù)談判，簽訂采購合同。4.協(xié)調(diào)采購過程中的各項事宜，確保采購任務(wù)按時完成。5.負責(zé)采購文件的整理、歸檔和保管。（三）相關(guān)部門職責(zé)1.財務(wù)管理部門：負責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，參與采購合同的審核。2.審計部門：負責(zé)對采購活動進行審計監(jiān)督，審查采購程序的合規(guī)性和采購結(jié)果的合理性。3.使用部門：提出工程采購需求，參與采購文件的編制和評審，負責(zé)對采購物資和服務(wù)進行驗收。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.工程管理部門應(yīng)根據(jù)工程項目的設(shè)計文件、施工計劃和實際需求，在項目啟動階段編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計單價、總價等詳細內(nèi)容。2.采購預(yù)算應(yīng)結(jié)合市場價格行情和歷史采購數(shù)據(jù)進行編制，確保預(yù)算的合理性和準確性。（二）預(yù)算審批采購預(yù)算編制完成后，報采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。審批通過后的采購預(yù)算作為采購活動的控制依據(jù)，不得隨意突破。如因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按原審批程序進行申請和審批。（三）預(yù)算執(zhí)行與監(jiān)控1.采購執(zhí)行部門應(yīng)嚴格按照采購預(yù)算組織采購活動，控制采購成本。在采購過程中，如發(fā)現(xiàn)實際采購價格超出預(yù)算，應(yīng)及時分析原因，并報采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。2.財務(wù)管理部門負責(zé)對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進行監(jiān)控，定期對采購支出進行統(tǒng)計和分析，確保采購資金的合理使用。四、采購方式（一）公開招標(biāo)1.適用范圍：對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的采購項目，應(yīng)采用公開招標(biāo)方式。2.招標(biāo)程序：發(fā)布招標(biāo)公告：通過公司官網(wǎng)、行業(yè)媒體、政府采購平臺等渠道發(fā)布招標(biāo)公告，公開招標(biāo)項目的基本情況、采購需求、投標(biāo)人資格要求、投標(biāo)截止時間和開標(biāo)時間等信息。報名與資格審查：潛在供應(yīng)商報名參加投標(biāo)，采購執(zhí)行部門對報名供應(yīng)商進行資格審查，確定符合要求的投標(biāo)人名單。發(fā)售招標(biāo)文件：向資格審查合格的投標(biāo)人發(fā)售招標(biāo)文件，招標(biāo)文件應(yīng)包括招標(biāo)項目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準等內(nèi)容。投標(biāo)與開標(biāo)：投標(biāo)人按照招標(biāo)文件的要求編制投標(biāo)文件，并在規(guī)定的時間內(nèi)提交投標(biāo)文件。采購執(zhí)行部門組織開標(biāo)會議，當(dāng)眾開標(biāo)，公布投標(biāo)人的投標(biāo)報價、技術(shù)方案等內(nèi)容。評標(biāo)與定標(biāo)：組建評標(biāo)委員會，按照招標(biāo)文件規(guī)定的評標(biāo)標(biāo)準對投標(biāo)文件進行評審，推薦中標(biāo)候選人。采購領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)評標(biāo)委員會的推薦意見確定中標(biāo)人，并向中標(biāo)人發(fā)出中標(biāo)通知書。簽訂合同：中標(biāo)人在收到中標(biāo)通知書后，應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)與采購執(zhí)行部門簽訂采購合同。（二）邀請招標(biāo)1.適用范圍：對于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的項目，或采用公開招標(biāo)方式的費用占項目總價值的比例過大的項目，可以采用邀請招標(biāo)方式。2.邀請程序：采購執(zhí)行部門根據(jù)采購項目的特點和需求，選擇若干家具備相應(yīng)資質(zhì)和能力的供應(yīng)商，向其發(fā)出投標(biāo)邀請書。被邀請的供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)報名參加投標(biāo)，后續(xù)招標(biāo)程序與公開招標(biāo)基本相同。（三）競爭性談判1.適用范圍：對于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的項目，技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的項目，采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的項目，或者不能事先計算出價格總額的項目，可以采用競爭性談判方式。2.談判程序：成立談判小組：談判小組由采購執(zhí)行部門、使用部門、財務(wù)管理部門等相關(guān)人員組成。制定談判文件：談判文件應(yīng)明確談判項目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、談判程序、評定成交的標(biāo)準等內(nèi)容。邀請供應(yīng)商：向符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商發(fā)出談判邀請書。談判：談判小組與供應(yīng)商進行談判，供應(yīng)商應(yīng)按照談判文件的要求進行報價和提供技術(shù)方案。談判小組可以與供應(yīng)商進行多輪談判，直至確定成交供應(yīng)商。確定成交供應(yīng)商：談判小組根據(jù)談判情況，推薦成交供應(yīng)商。采購領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)談判小組的推薦意見確定成交供應(yīng)商，并向成交供應(yīng)商發(fā)出成交通知書。簽訂合同：成交供應(yīng)商在收到成交通知書后，應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)與采購執(zhí)行部門簽訂采購合同。（四）詢價1.適用范圍：對于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價方式。2.詢價程序：成立詢價小組：詢價小組由采購執(zhí)行部門、使用部門等相關(guān)人員組成。確定被詢價的供應(yīng)商名單：詢價小組根據(jù)采購項目的特點和需求，選擇若干家具備相應(yīng)資質(zhì)和能力的供應(yīng)商作為被詢價對象，并向其發(fā)出詢價通知書。詢價：被詢價的供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)一次性報出不得更改的價格。詢價小組對供應(yīng)商的報價進行比較，選擇符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。簽訂合同：成交供應(yīng)商在收到成交通知書后，應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)與采購執(zhí)行部門簽訂采購合同。（五）單一來源采購1.適用范圍：只能從唯一供應(yīng)商處采購的項目，發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的項目，或者必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目，可以采用單一來源采購方式。2.采購程序：提出申請：采購執(zhí)行部門或使用部門應(yīng)就采用單一來源采購方式的理由進行說明，并填寫《單一來源采購申請表》，報采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。審批：采購領(lǐng)導(dǎo)小組對《單一來源采購申請表》進行審批，如批準采用單一來源采購方式，應(yīng)確定唯一供應(yīng)商。協(xié)商與簽訂合同：采購執(zhí)行部門與唯一供應(yīng)商進行協(xié)商，簽訂采購合同。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.建立供應(yīng)商準入制度，明確供應(yīng)商的資格條件，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、業(yè)績證明等。2.采購執(zhí)行部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并對收集到的供應(yīng)商信息進行整理和分析。3.對潛在供應(yīng)商進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理水平、售后服務(wù)能力等情況。實地考察結(jié)束后，采購執(zhí)行部門應(yīng)撰寫考察報告，作為選擇供應(yīng)商的參考依據(jù)。4.根據(jù)采購項目的需求和供應(yīng)商的綜合情況，選擇合適的供應(yīng)商。選擇供應(yīng)商時，應(yīng)優(yōu)先考慮具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商。（二）供應(yīng)商評價與考核1.建立供應(yīng)商評價體系，定期對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格等方面進行評價。評價方式可以采用問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析等。2.根據(jù)供應(yīng)商評價結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理。對于評價優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機會；對于評價不合格的供應(yīng)商，及時進行整改或淘汰。3.每年對供應(yīng)商進行年度考核，考核結(jié)果作為下一年度是否繼續(xù)合作的重要依據(jù)。（三）供應(yīng)商激勵與約束1.對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予一定的獎勵，如增加采購份額、給予價格優(yōu)惠、頒發(fā)榮譽證書等。2.對于違反合同約定或出現(xiàn)質(zhì)量問題的供應(yīng)商，采取相應(yīng)的約束措施，如扣除貨款、暫停合作、取消合作資格等。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同內(nèi)容應(yīng)包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.采購執(zhí)行部門在簽訂采購合同前，應(yīng)將合同草案提交財務(wù)管理部門、審計部門等相關(guān)部門進行審核。審核通過后，報采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。3.采購合同由采購執(zhí)行部門負責(zé)人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。簽訂合同前，應(yīng)確保雙方已就合同條款達成一致意見，并在合同上加蓋雙方公章或合同專用章。（二）合同履行1.采購執(zhí)行部門應(yīng)跟蹤采購合同的履行情況，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進度、交貨情況等信息。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時采取措施，要求供應(yīng)商限期整改或承擔(dān)違約責(zé)任。2.使用部門應(yīng)配合采購執(zhí)行部門做好采購合同的履行工作，及時提供驗收所需的資料和條件。3.財務(wù)管理部門應(yīng)按照采購合同的約定，及時支付貨款。支付貨款前，應(yīng)審核采購合同的執(zhí)行情況和發(fā)票的真實性、合法性。（三）合同變更與解除1.在采購合同履行過程中，如因不可抗力或其他原因需要變更合同條款，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)報采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。2.如因供應(yīng)商違約或其他原因需要解除采購合同，采購執(zhí)行部門應(yīng)按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定，及時通知供應(yīng)商，并辦理相關(guān)手續(xù)。解除采購合同后，應(yīng)妥善處理善后事宜，如清理貨款、退還貨物等。（四）合同檔案管理采購執(zhí)行部門應(yīng)建立采購合同檔案管理制度，對采購合同及相關(guān)文件進行整理、歸檔和保管。采購合同檔案應(yīng)包括合同文本、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告、中標(biāo)通知書、驗收報告、付款憑證等資料。合同檔案的保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。七、采購流程（一）采購申請1.使用部門根據(jù)工程實際需求，填寫《采購申請表》，詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。2.《采購申請表》經(jīng)使用部門負責(zé)人審核簽字后，報工程管理部門。（二）采購審批1.工程管理部門收到《采購申請表》后，對采購項目的必要性、合理性進行審核。審核通過后，報財務(wù)管理部門審核采購預(yù)算。2.財務(wù)管理部門根據(jù)采購預(yù)算對《采購申請表》進行審核，如預(yù)算金額超出審批范圍，應(yīng)返回工程管理部門重新調(diào)整。3.經(jīng)財務(wù)管理部門審核通過后的《采購申請表》報采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。采購領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)項目情況做出審批決定。（三）采購實施1.采購執(zhí)行部門根據(jù)采購領(lǐng)導(dǎo)小組的審批意見，按照確定的采購方式組織采購活動。2.在采購過程中，采購執(zhí)行部門應(yīng)嚴格按照采購程序進行操作，確保采購活動的公開、公平、公正。（四）驗收1.采購物資到貨后，使用部門應(yīng)及時組織驗收。驗收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準對物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等進行檢查。2.驗收合格后，驗收人員應(yīng)填寫《驗收報告》，并簽字確認。如驗收不合格，應(yīng)及時通知采購執(zhí)行部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。（五）付款1.采購執(zhí)行部門根據(jù)《驗收報告》和采購合同，填寫《付款申請表》，報財務(wù)管理部門審核。2.財務(wù)管理部門審核《付款申請表》無誤后，按照采購合同的約定支付貨款。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，