物業(yè)公司取消房屋管理制度VIP

物業(yè)公司取消房屋管理制度物業(yè)公司房屋管理制度取消說明一、總則1.目的本制度旨在明確物業(yè)公司取消房屋管理制度的原因、背景及后續(xù)相關(guān)工作的指導(dǎo)原則，確保公司運(yùn)營管理的平穩(wěn)過渡，保障業(yè)主及公司的合法權(quán)益。2.適用范圍本制度適用于本物業(yè)公司全體員工以及與公司房屋管理相關(guān)的各類業(yè)務(wù)活動。3.取消原因隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和市場環(huán)境的變化，原房屋管理制度在執(zhí)行過程中逐漸暴露出一些與實(shí)際情況不相適應(yīng)的問題，如管理流程繁瑣、效率低下、與其他業(yè)務(wù)板塊協(xié)同性不足等。為了提升公司整體運(yùn)營效率，優(yōu)化資源配置，更好地滿足業(yè)主需求，經(jīng)公司管理層研究決定，取消原房屋管理制度，并制定本替代方案。二、房屋管理相關(guān)業(yè)務(wù)調(diào)整1.房屋檔案管理檔案梳理：對原房屋管理制度下的各類房屋檔案進(jìn)行全面梳理，包括房屋產(chǎn)權(quán)信息、入住記錄、維修檔案等。按照類別、時間順序進(jìn)行分類整理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。電子檔案建立：建立電子檔案庫，將梳理后的檔案信息錄入電子系統(tǒng)，方便查詢和管理。同時，制定電子檔案的備份和安全管理制度，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。檔案更新：明確檔案更新的流程和責(zé)任部門，要求在房屋產(chǎn)權(quán)變更、業(yè)主信息變動、房屋維修等情況發(fā)生時，及時更新檔案信息，確保檔案的時效性。2.房屋維修管理維修流程優(yōu)化：取消原繁瑣的維修申請、審批流程，簡化為業(yè)主直接通過公司官方APP或客服熱線提交維修需求?？头藛T接到需求后，立即進(jìn)行記錄并根據(jù)問題類型分配給相應(yīng)的維修團(tuán)隊。維修團(tuán)隊整合：對原房屋維修團(tuán)隊進(jìn)行整合，根據(jù)維修業(yè)務(wù)的不同類型，如水電維修、門窗維修、墻面地面維修等，組建專業(yè)的維修小組。每個小組配備相應(yīng)的工具和設(shè)備，提高維修效率和專業(yè)性。維修質(zhì)量監(jiān)督：建立維修質(zhì)量監(jiān)督機(jī)制，維修完成后，由業(yè)主對維修質(zhì)量進(jìn)行評價。對于業(yè)主不滿意的維修項目，要求維修團(tuán)隊及時返工，直至業(yè)主滿意為止。同時，定期對維修團(tuán)隊的工作質(zhì)量進(jìn)行考核，將考核結(jié)果與績效掛鉤。3.房屋租賃管理租賃業(yè)務(wù)外包：將房屋租賃業(yè)務(wù)外包給專業(yè)的房屋租賃中介公司，由其負(fù)責(zé)房源推廣、客戶匹配、租賃合同簽訂等工作。公司與外包公司簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保租賃業(yè)務(wù)的規(guī)范開展。租金管理：外包公司負(fù)責(zé)租金的收取和管理，定期向公司匯報租金收入情況。公司設(shè)立專門的租金賬戶，對外包公司收取的租金進(jìn)行統(tǒng)一監(jiān)管，確保租金資金的安全。租賃信息統(tǒng)計：要求外包公司定期向公司提供房屋租賃信息統(tǒng)計報表，包括出租率、租金價格走勢、租客信息等。公司根據(jù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)，分析租賃市場動態(tài)，為公司的房屋管理決策提供參考依據(jù)。三、人員職責(zé)與分工1.客服人員職責(zé)維修需求受理：負(fù)責(zé)接聽業(yè)主的維修需求電話，記錄詳細(xì)信息，并及時分配給相應(yīng)的維修團(tuán)隊。業(yè)主咨詢解答：解答業(yè)主關(guān)于房屋管理相關(guān)的各類咨詢，如房屋使用規(guī)定、費(fèi)用繳納等問題，提供準(zhǔn)確、專業(yè)的信息。投訴處理：受理業(yè)主的投訴，協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行處理，跟蹤處理進(jìn)度，及時向業(yè)主反饋處理結(jié)果，確保業(yè)主滿意度。2.維修團(tuán)隊職責(zé)維修任務(wù)執(zhí)行：按照客服人員分配的維修任務(wù)，及時到達(dá)現(xiàn)場進(jìn)行維修作業(yè)。嚴(yán)格遵守維修操作規(guī)程，確保維修質(zhì)量和安全。維修材料管理：負(fù)責(zé)維修所需材料的領(lǐng)取、使用和保管，合理控制維修成本。定期盤點(diǎn)維修材料庫存，及時補(bǔ)充短缺材料。維修記錄填寫：認(rèn)真填寫維修記錄，包括維修時間、維修內(nèi)容、維修人員等信息。維修記錄作為考核維修團(tuán)隊工作質(zhì)量和結(jié)算維修費(fèi)用的依據(jù)。3.外包公司職責(zé)房屋租賃業(yè)務(wù)開展：負(fù)責(zé)公司房屋的對外租賃業(yè)務(wù)，包括房源信息發(fā)布、客戶帶看、租賃合同簽訂等工作。租金收取與管理：按照租賃合同約定，及時收取租金，并進(jìn)行妥善管理。定期向公司匯報租金收入情況，確保租金資金安全。租賃客戶服務(wù)：為租賃客戶提供必要的服務(wù)，如協(xié)助辦理入住手續(xù)、解答租賃相關(guān)問題等。處理租賃客戶的投訴和糾紛，維護(hù)公司良好的租賃形象。4.管理人員職責(zé)制度制定與完善：負(fù)責(zé)制定和完善與房屋管理相關(guān)的各項制度和流程，確保公司房屋管理工作有章可循。工作協(xié)調(diào)與監(jiān)督：協(xié)調(diào)客服人員、維修團(tuán)隊、外包公司之間的工作關(guān)系，確保各項工作順利開展。定期對房屋管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。數(shù)據(jù)分析與決策支持：收集、分析房屋管理相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，如維修費(fèi)用、租金收入、業(yè)主滿意度等，為公司管理層提供決策支持，制定合理的房屋管理策略。四、費(fèi)用管理1.維修費(fèi)用費(fèi)用預(yù)算：根據(jù)歷史維修數(shù)據(jù)和房屋現(xiàn)狀，制定年度維修費(fèi)用預(yù)算。維修費(fèi)用預(yù)算包括日常維修費(fèi)用、大型維修費(fèi)用等，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。費(fèi)用核算：維修完成后，維修團(tuán)隊根據(jù)實(shí)際發(fā)生的維修費(fèi)用填寫費(fèi)用報銷單，附上維修記錄、材料清單等相關(guān)憑證。經(jīng)客服人員審核、管理人員審批后，按照公司財務(wù)制度進(jìn)行報銷核算。費(fèi)用控制：定期對維修費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計分析，對比預(yù)算與實(shí)際支出情況。對于超出預(yù)算的維修項目，要分析原因，采取相應(yīng)的控制措施，如優(yōu)化維修方案、合理采購維修材料等，確保維修費(fèi)用在可控范圍內(nèi)。2.租金收入租金定價：參考周邊房屋租賃市場價格，結(jié)合公司房屋的實(shí)際情況，制定合理的租金價格體系。租金價格要根據(jù)房屋位置、面積、裝修等因素進(jìn)行差異化定價，確保公司租金收入的最大化。租金收繳：外包公司負(fù)責(zé)租金的收繳工作，按照租賃合同約定的時間和方式收取租金。對于逾期未繳納租金的租客，要及時發(fā)出催款通知，并采取相應(yīng)的催繳措施，如收取滯納金、終止租賃合同等。租金核算與管理：外包公司定期向公司匯報租金收入情況，公司財務(wù)部門對租金收入進(jìn)行核算和管理。租金收入要及時足額入賬，確保資金安全。同時，要定期與外包公司核對租金收繳情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、業(yè)主溝通與服務(wù)1.溝通渠道建設(shè)官方APP：完善公司官方APP的房屋管理功能，業(yè)主可以通過APP提交維修需求、查詢房屋檔案、繳納費(fèi)用、查看通知公告等。同時，及時回復(fù)業(yè)主在APP上的留言和咨詢，確保溝通的及時性和有效性。客服熱線：保持客服熱線暢通，安排專人接聽業(yè)主電話?？头藛T要熱情、耐心地解答業(yè)主問題，記錄業(yè)主需求，并及時跟進(jìn)處理。業(yè)主微信群：建立業(yè)主微信群，方便與業(yè)主進(jìn)行溝通和交流。在群內(nèi)及時發(fā)布房屋管理相關(guān)信息，如維修進(jìn)度、費(fèi)用通知、小區(qū)活動等，同時收集業(yè)主的意見和建議，及時反饋處理結(jié)果。2.服務(wù)質(zhì)量提升定期回訪：定期對業(yè)主進(jìn)行回訪，了解業(yè)主對房屋管理服務(wù)的滿意度。回訪方式可以采用電話回訪、問卷調(diào)查等形式，收集業(yè)主的意見和建議，針對存在的問題及時進(jìn)行整改。個性化服務(wù)：根據(jù)業(yè)主的特殊需求，提供個性化的房屋管理服務(wù)。如為老年業(yè)主提供上門維修服務(wù)、為上班族業(yè)主提供代收快遞服務(wù)等，提升業(yè)主的滿意度和忠誠度。社區(qū)文化建設(shè)：組織開展豐富多彩的社區(qū)文化活動，如節(jié)日慶?；顒印⒂H子活動、體育比賽等，增強(qiáng)業(yè)主之間的互動和交流，營造良好的社區(qū)氛圍。六、風(fēng)險管理1.維修安全風(fēng)險安全培訓(xùn)：加強(qiáng)對維修人員的安全培訓(xùn)，提高維修人員的安全意識和操作技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括安全操作規(guī)程、電氣安全知識、消防安全知識等，確保維修人員在作業(yè)過程中遵守安全規(guī)定，避免發(fā)生安全事故。安全檢查：定期對維修工具和設(shè)備進(jìn)行安全檢查，確保工具和設(shè)備的安全性和可靠性。在維修現(xiàn)場設(shè)置安全警示標(biāo)識，提醒維修人員注意安全。同時，對維修現(xiàn)場的環(huán)境進(jìn)行檢查，消除安全隱患。應(yīng)急預(yù)案制定：制定維修安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生安全事故時的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。定期組織維修人員進(jìn)行應(yīng)急演練，提高應(yīng)急處理能力，確保在安全事故發(fā)生時能夠及時、有效地進(jìn)行處理，減少損失。2.租賃風(fēng)險租客背景調(diào)查：在外包公司開展房屋租賃業(yè)務(wù)時，要求其對租客進(jìn)行背景調(diào)查，包括租客的身份信息、信用記錄、工作情況等。確保租客具備良好的信用和經(jīng)濟(jì)實(shí)力，降低租賃風(fēng)險。租賃合同管理：規(guī)范租賃合同的簽訂流程，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。在租賃合同中約定租金支付方式、違約責(zé)任、維修責(zé)任等條款，確保公司的合法權(quán)益得到保障。同時，加強(qiáng)對租賃合同的管理，定期對租賃合同的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。市場風(fēng)險應(yīng)對：關(guān)注房屋租賃市場動態(tài)，分析市場價格走勢和供需變化情況。根據(jù)市場變化及時調(diào)整租金價格和租賃策略，降低市場風(fēng)險對公司租金收入的影響。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制內(nèi)部監(jiān)督：公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，定期對房屋管理工作進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查。監(jiān)督內(nèi)容包括客服人員的服務(wù)質(zhì)量、維修團(tuán)隊的工作進(jìn)度和質(zhì)量、外包公司的業(yè)務(wù)開展情況等。對于發(fā)現(xiàn)的問題及時下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。業(yè)主監(jiān)督：鼓勵業(yè)主對房屋管理服務(wù)進(jìn)行監(jiān)督，設(shè)立業(yè)主意見箱、投訴電話等渠道，方便業(yè)主反饋問題。對于業(yè)主的投訴和建議，要及時進(jìn)行處理和回復(fù)，并將處理結(jié)果向業(yè)主公開，接受業(yè)主監(jiān)督。2.考核制度考核指標(biāo)設(shè)定：根據(jù)各部門和崗位的職責(zé)，設(shè)定相應(yīng)的考核指標(biāo)?？头藛T的考核指標(biāo)包括業(yè)主滿意度、維修需求處理及時率等；維修團(tuán)隊的考核指標(biāo)包括維修質(zhì)量合格率、維修費(fèi)用控制率等；外包公司的考核指標(biāo)包括租金收繳率、租賃客戶滿意度等?？己酥芷冢嚎己酥芷跒樵露瓤己撕湍甓瓤己讼嘟Y(jié)合。月度考核于次月上旬進(jìn)行，主要對當(dāng)月的工作表現(xiàn)進(jìn)行評價；年度考核于次年1月份進(jìn)行，綜合全年的工作情況進(jìn)行全面考核