影視公司行政部管理制度VIP

影視公司行政部管理制度總則制度目的本制度旨在規(guī)范影視公司行政部的工作流程，提高行政工作效率，確保行政工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，為公司的穩(wěn)定運(yùn)營提供有力支持。適用范圍本制度適用于影視公司行政部全體員工，以及與行政部有工作往來的其他部門和人員?；驹瓌t1.合法性原則：行政部的各項(xiàng)工作必須遵守國家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定。2.高效性原則：優(yōu)化工作流程，提高工作效率，確保各項(xiàng)行政工作及時(shí)、準(zhǔn)確地完成。3.服務(wù)性原則：以服務(wù)公司各部門和員工為宗旨，提供優(yōu)質(zhì)、高效的行政服務(wù)。4.保密性原則：嚴(yán)格保守公司機(jī)密，確保公司信息安全。組織架構(gòu)與職責(zé)行政部組織架構(gòu)行政部設(shè)部門經(jīng)理一名，下轄行政專員、前臺(tái)接待、后勤保障等崗位。部門職責(zé)1.部門經(jīng)理職責(zé)全面負(fù)責(zé)行政部的日常管理工作，制定行政部工作計(jì)劃并組織實(shí)施。協(xié)調(diào)行政部與其他部門之間的工作關(guān)系，確保行政工作的順利開展。負(fù)責(zé)行政部人員的績效考核和培訓(xùn)發(fā)展。審核行政部的各項(xiàng)費(fèi)用支出。參與公司重要決策，提供行政支持和建議。2.行政專員職責(zé)負(fù)責(zé)公司文件的起草、審核、印發(fā)和歸檔工作。組織公司會(huì)議，做好會(huì)議記錄和紀(jì)要整理。管理公司辦公用品和固定資產(chǎn)，定期進(jìn)行盤點(diǎn)和維護(hù)。負(fù)責(zé)公司證照的辦理、年檢和變更工作。協(xié)助部門經(jīng)理做好行政部的其他日常工作。3.前臺(tái)接待職責(zé)負(fù)責(zé)公司前臺(tái)的接待工作，接聽電話，接待來訪人員。負(fù)責(zé)公司快遞的收發(fā)和登記工作。維護(hù)公司前臺(tái)的環(huán)境衛(wèi)生和秩序。協(xié)助行政專員做好其他臨時(shí)性工作。4.后勤保障職責(zé)負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)和綠化管理。負(fù)責(zé)公司食堂、宿舍等后勤設(shè)施的管理和維護(hù)。負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度和管理，確保車輛的正常使用。負(fù)責(zé)公司安全保衛(wèi)工作，制定安全管理制度并組織實(shí)施。協(xié)助行政專員做好其他后勤保障工作。工作流程與規(guī)范文件管理1.文件起草各部門需要起草文件時(shí)，應(yīng)明確文件主題、內(nèi)容、格式要求等，并提交給行政專員。行政專員根據(jù)部門需求，進(jìn)行文件起草，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范、清晰。2.文件審核文件起草完成后，行政專員應(yīng)將文件提交給部門經(jīng)理進(jìn)行審核。部門經(jīng)理對(duì)文件內(nèi)容、格式、準(zhǔn)確性等進(jìn)行審核，提出修改意見。行政專員根據(jù)審核意見進(jìn)行修改，直至文件通過審核。3.文件印發(fā)文件審核通過后，行政專員按照公司規(guī)定的格式和份數(shù)進(jìn)行打印、復(fù)印，并加蓋公司公章。文件印發(fā)后，行政專員應(yīng)及時(shí)將文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并做好文件發(fā)放記錄。4.文件歸檔文件發(fā)放完畢后，行政專員應(yīng)將文件的電子版本和紙質(zhì)版本進(jìn)行歸檔。歸檔文件應(yīng)按照類別、時(shí)間順序進(jìn)行整理，確保文件存放有序，便于查詢和使用。會(huì)議管理1.會(huì)議計(jì)劃行政部應(yīng)根據(jù)公司工作安排，制定年度會(huì)議計(jì)劃，明確會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容等。會(huì)議計(jì)劃經(jīng)部門經(jīng)理審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.會(huì)議通知行政專員根據(jù)會(huì)議計(jì)劃，提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，通知內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主題、議程、參會(huì)要求等。會(huì)議通知可以通過郵件、短信、微信等方式發(fā)送，確保參會(huì)人員及時(shí)收到通知。3.會(huì)議組織會(huì)議組織人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場，做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，包括布置會(huì)場、準(zhǔn)備會(huì)議資料、調(diào)試音響設(shè)備等。會(huì)議開始前，組織人員應(yīng)檢查參會(huì)人員的簽到情況，確保會(huì)議按時(shí)召開。會(huì)議期間，組織人員應(yīng)做好會(huì)議記錄，記錄會(huì)議內(nèi)容、討論情況、決議事項(xiàng)等。4.會(huì)議紀(jì)要會(huì)議結(jié)束后，行政專員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議基本信息、會(huì)議內(nèi)容、決議事項(xiàng)、責(zé)任部門和責(zé)任人等。會(huì)議紀(jì)要經(jīng)部門經(jīng)理審核后，發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門，并督促責(zé)任部門和責(zé)任人落實(shí)會(huì)議決議。辦公用品與固定資產(chǎn)管理1.辦公用品管理行政專員負(fù)責(zé)制定辦公用品采購計(jì)劃，根據(jù)公司實(shí)際需求，定期采購辦公用品。辦公用品采購應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商，并簽訂采購合同。辦公用品采購入庫后，行政專員應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收，確保辦公用品的數(shù)量、質(zhì)量符合要求。行政專員應(yīng)建立辦公用品領(lǐng)用臺(tái)賬，記錄辦公用品的領(lǐng)用情況，包括領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用人、領(lǐng)用物品名稱和數(shù)量等。各部門領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，到行政部領(lǐng)取。2.固定資產(chǎn)管理行政專員負(fù)責(zé)建立固定資產(chǎn)臺(tái)賬，記錄固定資產(chǎn)的名稱、型號(hào)、購置時(shí)間、購置價(jià)格、使用部門等信息。固定資產(chǎn)購置后，行政專員應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收，并辦理固定資產(chǎn)入庫手續(xù)。各部門使用固定資產(chǎn)時(shí)，應(yīng)填寫固定資產(chǎn)使用登記表，記錄固定資產(chǎn)的使用情況。行政專員應(yīng)定期對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)，確保固定資產(chǎn)的數(shù)量、狀態(tài)與臺(tái)賬記錄一致。固定資產(chǎn)報(bào)廢或處置時(shí)，行政專員應(yīng)填寫固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行報(bào)廢或處置，并做好相關(guān)記錄。證照管理1.證照辦理行政專員負(fù)責(zé)公司各類證照的辦理工作，包括營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書等。證照辦理前，行政專員應(yīng)了解相關(guān)政策法規(guī)和辦理流程，準(zhǔn)備好所需材料。證照辦理過程中，行政專員應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保辦理工作順利進(jìn)行。2.證照年檢與變更行政專員應(yīng)及時(shí)關(guān)注公司各類證照的年檢和變更時(shí)間，提前做好準(zhǔn)備工作。證照年檢時(shí)，行政專員應(yīng)按照相關(guān)部門的要求，提交年檢材料，確保年檢工作順利通過。證照變更時(shí)，行政專員應(yīng)根據(jù)變更事項(xiàng)的要求，準(zhǔn)備好相關(guān)材料，辦理變更手續(xù)。3.證照保管行政專員應(yīng)妥善保管公司各類證照，建立證照保管臺(tái)賬，記錄證照的名稱、編號(hào)、頒發(fā)時(shí)間、有效期等信息。證照應(yīng)存放在安全可靠的地方，防止丟失、損壞或被盜。如需借用證照，應(yīng)填寫借用申請(qǐng)表，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后，到行政部借用，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。前臺(tái)接待與快遞收發(fā)1.前臺(tái)接待前臺(tái)接待人員應(yīng)保持良好的形象和服務(wù)態(tài)度，熱情接待來訪人員。來訪人員到達(dá)公司時(shí)，前臺(tái)接待人員應(yīng)主動(dòng)詢問來訪事由，并及時(shí)通知相關(guān)部門或人員。對(duì)于預(yù)約來訪人員，前臺(tái)接待人員應(yīng)提前做好準(zhǔn)備工作，確保來訪人員能夠順利與相關(guān)部門或人員進(jìn)行溝通。前臺(tái)接待人員應(yīng)做好來訪人員的登記工作，記錄來訪時(shí)間、來訪人員姓名、來訪事由等信息。2.快遞收發(fā)前臺(tái)接待人員負(fù)責(zé)公司快遞的收發(fā)工作，建立快遞收發(fā)臺(tái)賬，記錄快遞的單號(hào)、寄件人、收件人、快遞內(nèi)容等信息。收到快遞后，前臺(tái)接待人員應(yīng)及時(shí)通知收件人領(lǐng)取，并做好簽收記錄。寄發(fā)快遞時(shí)，前臺(tái)接待人員應(yīng)按照快遞公司的要求，填寫快遞單，確?？爝f信息準(zhǔn)確無誤。前臺(tái)接待人員應(yīng)定期對(duì)快遞收發(fā)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。后勤保障管理1.環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)后勤保障人員負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)工作，包括地面清潔、門窗擦拭、衛(wèi)生間清理等。環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)應(yīng)定期進(jìn)行，確保辦公區(qū)域整潔干凈。后勤保障人員應(yīng)及時(shí)清理垃圾，保持垃圾桶的清潔，并定期更換垃圾袋。2.綠化管理后勤保障人員負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的綠化管理工作，包括植物澆水、施肥、修剪等。綠化管理應(yīng)定期進(jìn)行，確保植物生長良好，美化辦公環(huán)境。后勤保障人員應(yīng)及時(shí)更換枯萎或死亡的植物，保持綠化景觀的美觀。3.食堂管理后勤保障人員負(fù)責(zé)公司食堂的管理工作，包括食材采購、食品加工、餐飲服務(wù)等。食堂管理應(yīng)嚴(yán)格遵守食品安全法規(guī)，確保食品安全衛(wèi)生。后勤保障人員應(yīng)根據(jù)員工的口味和需求，合理安排食譜，提供營養(yǎng)豐富、美味可口的飯菜。食堂應(yīng)保持整潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行消毒和清潔，為員工提供良好的就餐環(huán)境。4.宿舍管理后勤保障人員負(fù)責(zé)公司宿舍的管理工作，包括宿舍分配、設(shè)施維護(hù)、安全管理等。宿舍管理應(yīng)制定相關(guān)制度，規(guī)范員工的住宿行為。后勤保障人員應(yīng)定期對(duì)宿舍進(jìn)行檢查，確保宿舍設(shè)施完好，安全無隱患。宿舍應(yīng)保持整潔衛(wèi)生，員工應(yīng)自覺遵守宿舍管理制度，共同維護(hù)良好的住宿環(huán)境。5.車輛管理后勤保障人員負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度和管理工作，包括車輛調(diào)度、車輛維修、車輛保養(yǎng)等。車輛管理應(yīng)制定相關(guān)制度，規(guī)范車輛使用行為。后勤保障人員應(yīng)根據(jù)公司工作需要，合理調(diào)度車輛，確保車輛的正常使用。車輛應(yīng)定期進(jìn)行維修和保養(yǎng)，確保車輛性能良好，安全無隱患。駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，安全駕駛，文明行車。6.安全保衛(wèi)管理后勤保障人員負(fù)責(zé)公司的安全保衛(wèi)工作，制定安全保衛(wèi)制度并組織實(shí)施。安全保衛(wèi)人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)公司辦公區(qū)域的巡邏和監(jiān)控，確保公司安全。安全保衛(wèi)人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行門禁制度，對(duì)進(jìn)出公司的人員和車輛進(jìn)行登記和檢查。安全保衛(wèi)人員應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患，如發(fā)生安全事故，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取措施加以處理。績效考核與激勵(lì)機(jī)制績效考核1.考核周期行政部員工的績效考核周期為月度考核和年度考核相結(jié)合。2.考核內(nèi)容工作業(yè)績：主要考核員工的工作任務(wù)完成情況、工作質(zhì)量、工作效率等。工作能力：主要考核員工的專業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)技能、溝通協(xié)調(diào)能力等。工作態(tài)度：主要考核員工的工作責(zé)任心、工作積極性、團(tuán)隊(duì)合作精神等。3.考核方式月度考核：由部門經(jīng)理根據(jù)員工的日常工作表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)分，并填寫月度績效考核表。年度考核：由部門經(jīng)理根據(jù)員工全年的工作表現(xiàn)進(jìn)行綜合考核評(píng)分，并填寫年度績效考核表。年度考核結(jié)果作為員工晉升、調(diào)薪、獎(jiǎng)勵(lì)等的重要依據(jù)。激勵(lì)機(jī)制1.獎(jiǎng)勵(lì)制度對(duì)于工作表現(xiàn)優(yōu)秀、為公司做出突出貢獻(xiàn)的員工，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，包括獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書、晉升機(jī)會(huì)等。設(shè)立專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)基金，對(duì)在行政工作中提出創(chuàng)新性建議或解決方案，為公司節(jié)約成本、提高效率的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。2.