異地子公司采購管理制度VIP

異地子公司采購管理制度總則目的為規(guī)范異地子公司采購行為，加強采購管理，確保采購工作的高效、有序進行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利開展，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司在異地設(shè)立的所有子公司及其下屬部門的采購活動。基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益原則：在保證采購物資質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和方法，降低采購成本，提高采購效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，遵循公平競爭的原則，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有機會參與采購活動，保證采購結(jié)果的公正性。4.職責分離原則：采購業(yè)務(wù)的審批、執(zhí)行、驗收等環(huán)節(jié)應(yīng)相互分離、相互制約，防止舞弊行為的發(fā)生。采購組織與職責采購部門設(shè)置異地子公司應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)規(guī)模和采購需求，設(shè)立獨立的采購部門，明確采購部門的職責和崗位設(shè)置。采購部門應(yīng)配備專業(yè)的采購人員，負責采購業(yè)務(wù)的具體實施。采購部門職責1.負責制定和執(zhí)行子公司采購計劃，確保采購物資及時、準確供應(yīng)。2.收集、整理、分析市場信息，尋找合格供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進行評估和管理。3.組織采購談判，簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中的問題。4.負責采購物資的驗收工作，確保采購物資的質(zhì)量符合要求。5.負責采購成本的控制和核算，定期進行采購成本分析，提出降低采購成本的建議和措施。6.配合公司內(nèi)部審計部門和其他相關(guān)部門，對采購業(yè)務(wù)進行監(jiān)督和檢查。其他部門職責1.需求部門：負責提出采購需求，明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對采購物資的使用效果進行跟蹤和反饋。2.財務(wù)部門：負責審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的支付，參與采購合同的評審，負責采購成本的核算和分析。3.質(zhì)量部門：負責對采購物資的質(zhì)量進行檢驗和驗收，參與供應(yīng)商的評估和管理，對采購物資的質(zhì)量問題提出處理意見。采購計劃管理采購計劃的編制1.需求部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，提前編制采購需求計劃，并提交給采購部門。采購需求計劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。2.采購部門收到需求部門提交的采購需求計劃后，應(yīng)進行匯總、分析和審核，結(jié)合庫存情況，編制采購計劃。采購計劃應(yīng)包括采購物資的詳細清單、采購時間安排、采購預(yù)算等內(nèi)容。3.采購計劃編制完成后，應(yīng)提交給子公司管理層審批。經(jīng)審批后的采購計劃應(yīng)作為采購工作的依據(jù)，嚴格執(zhí)行。采購計劃的調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因市場變化、生產(chǎn)經(jīng)營計劃調(diào)整等原因需要對采購計劃進行調(diào)整，需求部門應(yīng)及時向采購部門提出調(diào)整申請，并說明調(diào)整的原因和內(nèi)容。2.采購部門收到調(diào)整申請后，應(yīng)進行審核和評估，根據(jù)實際情況編制采購計劃調(diào)整方案，并提交給子公司管理層審批。經(jīng)審批后的采購計劃調(diào)整方案應(yīng)作為采購工作的依據(jù)，嚴格執(zhí)行。供應(yīng)商管理供應(yīng)商的選擇1.采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商信息庫。2.對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，根據(jù)供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面進行綜合評估，確定合格供應(yīng)商名單。3.對于重要物資的采購，應(yīng)組織相關(guān)部門對合格供應(yīng)商進行實地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、環(huán)保情況等，確保供應(yīng)商具備良好的合作條件。4.根據(jù)考察結(jié)果，采購部門應(yīng)與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等內(nèi)容。供應(yīng)商的評估與考核1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進行評估和考核，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)等方面。評估周期一般為每季度一次，對于重要供應(yīng)商應(yīng)每月進行一次評估。2.根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進行警告或淘汰。3.建立供應(yīng)商績效檔案，記錄供應(yīng)商的評估結(jié)果和合作情況，為供應(yīng)商的選擇和管理提供依據(jù)。供應(yīng)商的激勵與約束1.建立供應(yīng)商激勵機制，對于在產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)等方面表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予一定的獎勵，如增加采購份額、給予價格優(yōu)惠、頒發(fā)榮譽證書等。2.建立供應(yīng)商約束機制，對于違反合作協(xié)議、產(chǎn)品質(zhì)量不合格、交貨期延誤等問題的供應(yīng)商，采取相應(yīng)的懲罰措施，如減少采購份額、扣除貨款、終止合作協(xié)議等。采購流程管理采購申請1.需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，填寫采購申請表，明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等內(nèi)容，并提交給采購部門。2.采購申請表應(yīng)經(jīng)需求部門負責人審核簽字后，方可提交給采購部門。采購審批1.采購部門收到采購申請表后，應(yīng)進行審核和評估，根據(jù)采購金額和采購物資的重要性，按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。2.對于金額較小的采購申請，由采購部門負責人審批；對于金額較大的采購申請，應(yīng)提交給子公司管理層審批。3.經(jīng)審批后的采購申請表應(yīng)作為采購工作的依據(jù)，嚴格執(zhí)行。采購詢價與報價1.采購部門根據(jù)采購申請表的要求，向多家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求供應(yīng)商提供采購物資的報價、交貨期、質(zhì)量標準等信息。2.供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)回復詢價函，采購部門對供應(yīng)商的報價進行整理和分析，比較不同供應(yīng)商的價格水平、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期等因素，選擇合適的供應(yīng)商進行談判。采購談判1.采購部門與選定的供應(yīng)商進行談判，就采購物資的價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款進行協(xié)商，爭取達成雙方滿意的合作協(xié)議。2.談判過程中，采購部門應(yīng)充分了解供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)和市場行情，合理運用談判技巧，維護公司的利益。3.談判結(jié)束后，采購部門應(yīng)編寫談判報告，記錄談判過程和結(jié)果，提交給子公司管理層審批。采購合同簽訂1.根據(jù)談判結(jié)果，采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.采購合同簽訂前，應(yīng)提交給公司法律部門或法律顧問進行審核，確保合同的合法性和有效性。3.采購合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相關(guān)工作。采購訂單下達1.采購部門根據(jù)采購合同的要求，向供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資的詳細清單、交貨期、交貨地點等內(nèi)容。2.采購訂單下達后，應(yīng)及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。采購物資驗收1.采購物資到貨前，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量部門做好驗收準備工作。質(zhì)量部門應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標準，制定驗收方案，明確驗收內(nèi)容和驗收方法。2.采購物資到貨后，質(zhì)量部門應(yīng)按照驗收方案進行驗收，對采購物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進行檢查。如發(fā)現(xiàn)采購物資存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.驗收合格的采購物資，質(zhì)量部門應(yīng)出具驗收報告，并辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的采購物資，應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商退貨、換貨或補貨等事宜。采購付款1.采購物資驗收合格并辦理入庫手續(xù)后，采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同的約定，填寫付款申請單，提交給財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門收到付款申請單后，應(yīng)審核采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證，確保付款手續(xù)齊全、合規(guī)。審核無誤后，按照公司規(guī)定的付款流程進行付款。3.對于金額較大的采購付款，應(yīng)實行銀行轉(zhuǎn)賬支付；對于金額較小的采購付款，可以采用現(xiàn)金支付或其他方式支付。采購風險管理風險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購業(yè)務(wù)進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如市場風險、供應(yīng)商風險、質(zhì)量風險、合同風險等。2.根據(jù)風險識別和評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施，降低風險發(fā)生的可能性和影響程度。風險應(yīng)對措施1.市場風險應(yīng)對措施：密切關(guān)注市場動態(tài)，及時了解市場價格變化和供應(yīng)情況，合理安排采購計劃，避免因市場波動導致采購成本增加或物資供應(yīng)中斷。2.供應(yīng)商風險應(yīng)對措施：加強供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評估和考核機制，選擇信譽良好、實力雄厚的供應(yīng)商合作，降低供應(yīng)商違約風險。同時，與供應(yīng)商簽訂詳細的合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約束供應(yīng)商的行為。3.質(zhì)量風險應(yīng)對措施：加強采購物資的質(zhì)量控制，嚴格按照采購合同和相關(guān)標準進行驗收，確保采購物資的質(zhì)量符合要求。對于重要物資，應(yīng)增加檢驗頻次和檢驗項目，對供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進行定期審核，督促供應(yīng)商提高產(chǎn)品質(zhì)量。4.合同風險應(yīng)對措施：加強采購合同管理，簽訂合同前應(yīng)進行嚴格的審核，確保合同條款合法、合規(guī)、明確、完整。合同簽訂后，應(yīng)及時跟蹤合同執(zhí)行情況，督促雙方履行合同義務(wù)，避免合同糾紛的發(fā)生。采購監(jiān)督與審計內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對異地子公司的采購業(yè)務(wù)進行監(jiān)督和檢查，檢查內(nèi)容包括采購計劃的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、供應(yīng)商管理情況、采購合同的簽訂和履行情況等。2.采購部門應(yīng)積極配合內(nèi)部審計部門的工作，提供相關(guān)資料和信息，對審計