建筑公司項目印章管理制度

建筑公司項目印章管理制度一、總則1.目的為加強建筑公司項目印章的管理，規(guī)范印章的使用流程，維護公司的合法權(quán)益，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司各項目所涉及的各類印章，包括但不限于項目公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章等。3.基本原則印章管理遵循“嚴格審批、規(guī)范使用、專人保管、確保安全”的原則。二、印章的刻制與啟用1.印章刻制因項目需要刻制印章時，由項目負責(zé)人提出書面申請，詳細說明印章名稱、用途、刻制數(shù)量等信息，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報公司綜合管理部門統(tǒng)一辦理。綜合管理部門負責(zé)與具有資質(zhì)的印章刻制單位簽訂刻制合同，確保印章的規(guī)格、樣式符合國家法律法規(guī)及公司規(guī)定。2.印章啟用印章刻制完成后，由綜合管理部門負責(zé)領(lǐng)取，并組織相關(guān)人員對印章進行驗收。驗收內(nèi)容包括印章的規(guī)格、樣式、文字、材質(zhì)等是否與申請一致，印章是否清晰、完整。驗收合格后，填寫《印章啟用申請表》，注明印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可啟用。印章啟用后，綜合管理部門應(yīng)及時將印章啟用情況通知相關(guān)部門和人員，并在公司內(nèi)部進行備案。三、印章的保管1.保管人員項目印章由專人負責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉印章管理規(guī)定。原則上，項目公章由項目經(jīng)理指定專人保管，合同專用章由項目商務(wù)經(jīng)理指定專人保管，財務(wù)專用章由項目財務(wù)負責(zé)人指定專人保管，法人章由項目法定代表人或其授權(quán)人保管。印章保管人員因工作變動需要交接印章時，必須辦理嚴格的交接手續(xù)，確保印章安全。2.保管要求印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。印章保管人員不得擅自將印章帶出辦公區(qū)域，如因工作需要必須帶出的，須經(jīng)項目經(jīng)理或項目負責(zé)人批準，并辦理借用手續(xù)。借用期間，印章保管人員應(yīng)確保印章的安全，使用完畢后及時歸還。印章保管人員應(yīng)定期對印章進行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時報告項目經(jīng)理或項目負責(zé)人，并采取相應(yīng)的措施進行處理。四、印章的使用1.使用范圍項目公章主要用于與項目相關(guān)的對外聯(lián)系、文件簽署、合同簽訂、資料證明等事項。合同專用章主要用于簽訂各類項目合同。財務(wù)專用章主要用于項目財務(wù)管理方面的票據(jù)開具、資金收付等業(yè)務(wù)。法人章主要用于項目法人授權(quán)范圍內(nèi)的經(jīng)濟活動。2.使用流程申請：使用印章時，使用人應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息，并經(jīng)相關(guān)負責(zé)人審批。審批：一般事項用印，由項目經(jīng)理或項目負責(zé)人審批。涉及合同簽訂、資金支付等重要事項用印，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及公司重大決策、對外投資、融資等事項用印，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。用印：審批通過后，印章保管人員應(yīng)按照《印章使用申請表》上的內(nèi)容進行用印，并在用印文件上加蓋印章騎縫章。登記：印章保管人員在用印后，應(yīng)及時在《印章使用登記簿》上進行登記，記錄用印日期、用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、審批人等信息。3.使用限制嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋印章。未經(jīng)審批，任何人不得擅自使用印章。印章使用人應(yīng)確保用印文件的真實性、合法性和完整性，不得利用印章從事違法違規(guī)活動。五、印章的停用與銷毀1.停用因項目結(jié)束、印章?lián)p壞、遺失等原因需要停用印章時，由印章保管人員填寫《印章停用申請表》，注明停用原因、停用日期等信息，并經(jīng)項目經(jīng)理或項目負責(zé)人審批后，報公司綜合管理部門備案。綜合管理部門在收到《印章停用申請表》后，應(yīng)及時通知相關(guān)部門和人員停止使用該印章，并收回印章進行妥善保管。2.銷毀對于停用的印章，由綜合管理部門統(tǒng)一組織銷毀。銷毀前，應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，注明印章名稱、銷毀原因、銷毀日期等信息，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。印章銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如粉碎、熔化等，確保印章無法恢復(fù)使用。銷毀過程中，應(yīng)安排專人進行監(jiān)督，并在《印章銷毀登記表》上記錄銷毀情況。印章銷毀后，綜合管理部門應(yīng)將《印章銷毀申請表》、《印章銷毀登記表》等相關(guān)資料存檔保存。六、監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督部門公司綜合管理部門負責(zé)對項目印章的管理情況進行監(jiān)督檢查，定期或不定期對印章的保管、使用、停用、銷毀等環(huán)節(jié)進行抽查。2.檢查內(nèi)容印章保管是否安全，是否符合保管要求。印章使用是否符合規(guī)定的流程和審批權(quán)限。印章使用記錄是否完整、準確。印章停用、銷毀是否按照規(guī)定辦理手續(xù)。3.違規(guī)處理對于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。情節(jié)較輕的，給予批評教育、責(zé)令改正；情節(jié)嚴重的，給予警告、罰款、解除勞動合同等處罰；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。因印章保管不善導(dǎo)致印章遺