幼兒園檔案安裝管理制度

幼兒園檔案安裝管理制度一、總則（一）目的為加強幼兒園檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園各部門及全體教職工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：幼兒園檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映幼兒園各項工作的實際情況。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為幼兒園各項工作提供有力支持。二、檔案管理職責（一）綜合檔案室職責1.負責制定和完善幼兒園檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理幼兒園各類檔案，包括文書檔案、教學(xué)檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、后勤檔案等。3.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等，方便檔案查詢和利用。5.定期對檔案進行統(tǒng)計分析，掌握檔案數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.負責檔案庫房的安全管理，配備必要的防護設(shè)備，確保檔案安全。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高教職工的檔案意識。（二）各部門職責1.負責本部門文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交綜合檔案室。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)，確保檔案工作的順利開展。3.配合綜合檔案室做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.嚴格遵守檔案管理制度，妥善保管本部門在工作中形成的各類檔案，不得擅自銷毀或丟失。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，具備一定的檔案專業(yè)知識和技能，嚴格遵守檔案管理各項規(guī)定。2.負責檔案的具體收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.積極開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為幼兒園各項工作提供參考依據(jù)。5.保守檔案機密，不得擅自將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與幼兒園有關(guān)的文件、指示、通知等。2.幼兒園制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告等。3.教學(xué)活動中形成的教案、課件、教學(xué)計劃、教學(xué)總結(jié)、學(xué)生成績等。4.人事工作中形成的教職工檔案、招聘材料、考核記錄、培訓(xùn)資料等。5.財務(wù)工作中形成的會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。6.后勤管理中形成的物資采購、維修記錄、固定資產(chǎn)臺賬等。7.幼兒園舉辦的各類活動的方案、通知、照片、視頻等資料。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，按照一定的分類標準和編號方法進行整理。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類整理，編制案卷目錄。2.教學(xué)檔案：按照教學(xué)年度專業(yè)課程進行分類整理，建立教學(xué)檔案盒，盒內(nèi)設(shè)置目錄。3.人事檔案：按照干部人事檔案管理有關(guān)規(guī)定進行整理，建立個人檔案袋，袋內(nèi)材料排列有序。4.財務(wù)檔案：按照會計年度類別進行分類整理，裝訂成冊，編制會計檔案目錄。5.后勤檔案：按照不同類別進行分類整理，如物資采購檔案、維修檔案等，建立相應(yīng)的檔案盒和目錄。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的文件材料整理完畢后移交綜合檔案室歸檔。2.對于一些特殊情況或臨時性工作形成的文件材料，應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對本部門整理好的文件材料進行初步審核，確保材料齊全、完整、準確。2.填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認。3.將檔案移交清單和文件材料一并移交綜合檔案室，綜合檔案室檔案管理人員進行核對驗收。4.核對無誤后，綜合檔案室檔案管理人員在檔案移交清單上簽字，并將其中一份返還給移交部門留存。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年、10年。2.確定檔案保管期限的原則：凡是反映幼兒園主要職能活動和基本歷史面貌的，對幼兒園有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。凡是在一定時期內(nèi)對幼兒園工作有查考利用價值的文件材料，列為定期保管。具體檔案保管期限參照國家有關(guān)檔案保管期限表執(zhí)行。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.對破損或褪色的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.綜合檔案室定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，組成鑒定小組，由檔案管理人員、相關(guān)部門負責人等參加。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，對檔案進行逐卷審查，提出存毀意見。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案的題名、年度、保管期限、卷號等信息。（二）銷毀程序1.銷毀清冊經(jīng)幼兒園分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，防止失密。3.監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。4.銷毀后的檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.幼兒園內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱幼兒園檔案，須經(jīng)幼兒園分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.教職工因個人需要查閱本人人事檔案等相關(guān)檔案，須經(jīng)所在部門負責人同意。（二）利用方式1.查閱檔案：查閱人員應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。檔案管理人員根據(jù)查閱登記表提供檔案，并在查閱現(xiàn)場監(jiān)督查閱。2.借閱檔案：借閱檔案須經(jīng)綜合檔案室負責人批準，填寫檔案借閱登記表，注明借閱期限、借閱用途等信息。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失。3.復(fù)制檔案：因工作需要復(fù)制檔案的，須經(jīng)綜合檔案室負責人批準。復(fù)制檔案應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制用途等信息，并加蓋綜合檔案室印章。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時，應(yīng)嚴格遵守檔案管理制度，愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。2.查閱、借閱檔案后，應(yīng)及時歸還檔案，不得擅自留存或帶出檔案庫房。3.如需摘錄、引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員核對無誤后，注明出處。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步建立幼兒園檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化檔案采集1.對庫存檔案進行全面數(shù)字化掃描，確保檔案圖像清晰、完整。2.按照檔案整理要求，對數(shù)字化檔案進行分類、著錄，建立檔案數(shù)據(jù)庫。（三）檔案信息系統(tǒng)管理1.配備專業(yè)的檔案信息系統(tǒng)管理人員，負責系統(tǒng)的日常維護和管理。2.定期對檔案信息系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴格設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息安全。（四）信息化利用1.教職工可通過檔案信息系統(tǒng)查詢、借閱檔案，提高檔案利用效率。2.利用檔案信息系統(tǒng)開展檔案統(tǒng)計分析工作，為幼兒園決策提供數(shù)據(jù)支持。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合檔案室定期對各部門檔案工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.幼兒園分管領(lǐng)導(dǎo)不定期對檔案工作進行抽查，確保檔案管