公司行政備用金管理制度

公司行政備用金管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政備用金的管理，規(guī)范備用金的使用流程，提高資金使用效率，保障公司各項(xiàng)行政事務(wù)的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門因行政事務(wù)需要使用備用金的情況。（三）基本原則1.?？顚Ｓ迷瓌t：備用金必須用于指定的行政事務(wù)，不得挪作他用。2.限額管理原則：根據(jù)各部門的業(yè)務(wù)需求，設(shè)定備用金的限額，嚴(yán)格控制備用金的規(guī)模。3.審批規(guī)范原則：備用金的使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保資金使用的合理性和合規(guī)性。4.及時(shí)報(bào)賬原則：使用備用金后，應(yīng)及時(shí)報(bào)賬核銷，不得拖延。二、備用金的申請與審批（一）申請流程1.各部門如需使用備用金，應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人填寫《行政備用金申請表》，詳細(xì)說明申請備用金的用途、金額及預(yù)計(jì)使用期限。2.將申請表提交至財(cái)務(wù)部門審核，財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司規(guī)定和實(shí)際情況進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審核申請金額的合理性、用途的必要性等。3.經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過后，申請表再提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體資金狀況和部門業(yè)務(wù)需求進(jìn)行最終審批。（二）審批權(quán)限1.備用金申請金額在[X]元以下的，由部門負(fù)責(zé)人審批，財(cái)務(wù)部門備案。2.備用金申請金額在[X]元至[X]元之間的，由部門負(fù)責(zé)人審核，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人復(fù)核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.備用金申請金額在[X]元以上的，由部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)公司總經(jīng)理審批。三、備用金的核定與發(fā)放（一）備用金限額核定1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)各部門的工作性質(zhì)、業(yè)務(wù)量大小等因素，綜合考慮以往行政事務(wù)費(fèi)用支出情況，核定各部門的備用金限額。2.備用金限額原則上每年核定一次，如遇部門業(yè)務(wù)量發(fā)生重大變化等特殊情況，可適時(shí)調(diào)整。（二）備用金發(fā)放1.經(jīng)審批通過的備用金申請，財(cái)務(wù)部門按照核定的限額將備用金發(fā)放至申請人指定的銀行賬戶或支付給申請人現(xiàn)金（如符合現(xiàn)金支付規(guī)定）。2.發(fā)放備用金時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)做好記錄，包括發(fā)放日期、金額、申請人等信息，并將相關(guān)憑證妥善保存。四、備用金的使用（一）使用范圍1.辦公用品及設(shè)備采購：用于購買日常辦公所需的文具、紙張、電腦耗材、辦公家具等物品，以及小型辦公設(shè)備的維修和更換。2.差旅費(fèi)：因公務(wù)出差產(chǎn)生的交通費(fèi)用、住宿費(fèi)用、餐飲補(bǔ)貼等。3.業(yè)務(wù)招待費(fèi)：用于接待客戶、合作伙伴等發(fā)生的餐飲、禮品等費(fèi)用，但應(yīng)符合公司業(yè)務(wù)招待費(fèi)管理規(guī)定。4.市內(nèi)交通費(fèi)：因辦理公司行政事務(wù)在市內(nèi)乘坐公共交通工具、出租車等產(chǎn)生的費(fèi)用。5.其他行政事務(wù)相關(guān)費(fèi)用：如郵寄費(fèi)、快遞費(fèi)、水電費(fèi)、物業(yè)費(fèi)等。（二）使用要求1.備用金使用必須取得合法有效的票據(jù)，票據(jù)內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，包括發(fā)票名稱、日期、金額、開票單位等信息。2.對于超過[X]元的采購支出，原則上應(yīng)通過銀行轉(zhuǎn)賬方式支付，特殊情況需現(xiàn)金支付的，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.使用備用金支付業(yè)務(wù)招待費(fèi)時(shí)，應(yīng)提前填寫《業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請表》，注明招待對象、事由、預(yù)計(jì)金額等，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。4.備用金使用過程中，如遇特殊情況需要調(diào)整使用用途或超出預(yù)計(jì)金額，應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門說明情況，并重新履行審批手續(xù)。五、備用金的報(bào)賬與核銷（一）報(bào)賬期限1.備用金使用后，申請人應(yīng)在業(yè)務(wù)完成后的[X]個工作日內(nèi)到財(cái)務(wù)部門報(bào)賬。2.對于差旅費(fèi)等有明確時(shí)間要求的費(fèi)用，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定在出差歸來后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)賬。（二）報(bào)賬流程1.申請人整理好相關(guān)票據(jù)，按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷要求粘貼整齊，并填寫《行政備用金報(bào)銷單》，詳細(xì)注明備用金使用日期、用途、金額、所附票據(jù)張數(shù)等信息。2.將報(bào)銷單及相關(guān)票據(jù)提交至部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對費(fèi)用的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核，并簽字確認(rèn)。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，報(bào)銷單再提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對票據(jù)的合法性、合規(guī)性以及報(bào)銷金額的準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，如有問題及時(shí)與申請人溝通核實(shí)。4.財(cái)務(wù)部門審核無誤后，將報(bào)銷單提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度和實(shí)際情況進(jìn)行審批。5.審批通過后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)報(bào)銷金額進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理，沖減備用金賬戶余額。如報(bào)銷金額小于備用金借款金額，應(yīng)將剩余款項(xiàng)收回；如報(bào)銷金額大于備用金借款金額，應(yīng)補(bǔ)足差額。（三）核銷要求1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對備用金的使用情況進(jìn)行清理核對，確保備用金賬目清晰、準(zhǔn)確。2.對于已報(bào)賬核銷的備用金業(yè)務(wù)，應(yīng)將相關(guān)憑證、報(bào)銷單等資料妥善歸檔保存，以備查閱。六、備用金的管理與監(jiān)督（一）日常管理1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)備用金的日常管理工作，包括備用金的核定、發(fā)放、報(bào)賬審核、賬務(wù)處理等。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)本部門備用金的使用管理，督促申請人及時(shí)報(bào)賬核銷，確保備用金?？顚Ｓ?。（二）定期盤點(diǎn)1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對備用金進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為[X]月/季度/年。2.盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)核對備用金的實(shí)際余額與賬目余額是否一致，檢查備用金的使用情況是否符合規(guī)定。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符或存在違規(guī)使用情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。（三）監(jiān)督檢查1.公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對備用金的使用情況進(jìn)行定期或不定期的審計(jì)監(jiān)督，檢查備用金管理制度的執(zhí)行情況，防范資金風(fēng)險(xiǎn)。2.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)使用備用金的行為，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并按照公司相關(guān)規(guī)定追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、罰則（一）違反備用金使用規(guī)定的處罰1.對于未按照本制度規(guī)定使用備用金，如挪作他用、虛報(bào)費(fèi)用等行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，責(zé)令限期改正，并追回違規(guī)使用的資金。2.對違規(guī)責(zé)任人視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處罰；如涉及違法犯罪行為的，將依法移交司法機(jī)關(guān)處理。（二）未及時(shí)報(bào)賬核銷的處罰1.對于超過報(bào)賬期限未及時(shí)報(bào)賬核銷備用金的申請人，財(cái)務(wù)部門將暫停其再次申請備用金的資格，并按日收取一定比例的逾期費(fèi)用。2.逾期費(fèi)用的收取標(biāo)準(zhǔn)為備用金借款金額的[X]%/日。八、附則（一）