公司制定合同管理制度VIP

公司制定合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同的簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法簽訂原則。合同的簽訂必須遵守國家法律法規(guī)的規(guī)定，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。2.平等自愿原則。合同雙方當(dāng)事人在簽訂合同時(shí)應(yīng)遵循平等、自愿、公平、誠實(shí)信用的原則，充分協(xié)商，達(dá)成一致意見。3.風(fēng)險(xiǎn)防范原則。在合同簽訂、履行過程中，應(yīng)充分考慮各種風(fēng)險(xiǎn)因素，采取有效措施防范風(fēng)險(xiǎn)，確保公司利益不受損失。4.統(tǒng)一管理原則。公司合同管理實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)、歸口管理的原則，由公司指定的部門負(fù)責(zé)合同的審核、簽訂、履行、監(jiān)督等工作。二、合同管理部門及職責(zé)（一）法務(wù)部門1.負(fù)責(zé)合同的法律審核，對合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審查，提出法律意見和建議。2.參與合同的談判、起草、簽訂等工作，為合同簽訂提供法律支持。3.負(fù)責(zé)處理合同糾紛，參與訴訟、仲裁等法律事務(wù)，維護(hù)公司的合法權(quán)益。4.定期對公司合同管理情況進(jìn)行檢查和評估，提出改進(jìn)意見和建議。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)合同的談判、起草、簽訂等工作，確保合同條款符合業(yè)務(wù)實(shí)際需求和公司利益。2.負(fù)責(zé)合同的履行，按照合同約定及時(shí)履行義務(wù)，跟蹤合同履行情況，及時(shí)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。3.負(fù)責(zé)收集、整理、保管合同相關(guān)資料，包括合同文本、往來函件、履行記錄等。4.配合法務(wù)部門處理合同糾紛，提供相關(guān)證據(jù)和資料。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)對合同涉及的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，確保合同價(jià)款、支付方式、結(jié)算方式等符合公司財(cái)務(wù)管理制度。2.負(fù)責(zé)監(jiān)督合同款項(xiàng)的收付，按照合同約定及時(shí)辦理款項(xiàng)收付手續(xù)，確保公司資金安全。3.定期對合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，為公司決策提供財(cái)務(wù)支持。（四）審計(jì)部門1.負(fù)責(zé)對合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同管理是否符合公司制度規(guī)定。2.對合同糾紛處理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查處理結(jié)果是否符合公司利益。3.定期對公司合同管理情況進(jìn)行審計(jì)評價(jià)，提出審計(jì)意見和建議。三、合同的簽訂（一）合同談判1.業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)進(jìn)行充分的市場調(diào)研和分析，了解對方的主體資格、經(jīng)營狀況、信譽(yù)等情況，選擇合適的合作對象。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同談判，明確合同的標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、履行地點(diǎn)、履行方式、違約責(zé)任等條款，確保合同條款公平合理，符合公司利益。3.在合同談判過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向法務(wù)部門咨詢法律問題，聽取法務(wù)部門的法律意見和建議。（二）合同起草1.合同談判達(dá)成一致意見后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草合同文本。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，條款應(yīng)明確、具體、完整，避免歧義。2.合同文本應(yīng)包括首部、正文、尾部等部分，首部應(yīng)注明合同雙方當(dāng)事人的名稱、地址、聯(lián)系方式等信息；正文應(yīng)詳細(xì)約定合同的標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、履行地點(diǎn)、履行方式、違約責(zé)任等條款；尾部應(yīng)注明合同的簽訂日期、簽訂地點(diǎn)、雙方當(dāng)事人的簽字（蓋章）等信息。3.合同文本起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。（三）合同審核1.法務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門提交的合同文本后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行法律審核。法律審核主要包括對合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審查，檢查合同是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)。2.法務(wù)部門在法律審核過程中，如發(fā)現(xiàn)合同條款存在問題，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，提出修改意見和建議。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)法務(wù)部門的意見和建議對合同文本進(jìn)行修改完善。3.合同經(jīng)法務(wù)部門法律審核通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司的經(jīng)營方針、發(fā)展戰(zhàn)略和實(shí)際情況，對合同進(jìn)行審批，決定是否簽訂合同。（四）合同簽訂1.合同經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，并加蓋公司合同專用章或公章。2.簽訂合同的雙方當(dāng)事人應(yīng)在合同文本上簽字（蓋章），并注明簽字（蓋章）日期。簽字（蓋章）應(yīng)清晰、完整，不得涂改。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同文本副本送法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門備案。四、合同的履行（一）履行通知1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同的主要內(nèi)容通知相關(guān)部門和人員，明確各部門和人員在合同履行過程中的職責(zé)和義務(wù)。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的履行期限、履行地點(diǎn)、履行方式等要求，及時(shí)履行合同義務(wù)。如因特殊情況需要變更履行期限、履行地點(diǎn)、履行方式等，應(yīng)及時(shí)與對方當(dāng)事人協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議。（二）履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行跟蹤臺賬，及時(shí)記錄合同的履行情況，包括合同的執(zhí)行進(jìn)度、款項(xiàng)收付情況、質(zhì)量驗(yàn)收情況等。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同履行過程中出現(xiàn)的問題，并采取有效措施加以解決。如發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人存在違約行為，應(yīng)及時(shí)向?qū)Ψ疆?dāng)事人發(fā)出書面通知，要求對方當(dāng)事人承擔(dān)違約責(zé)任。（三）款項(xiàng)收付1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的價(jià)款、支付方式、結(jié)算方式等要求，及時(shí)辦理款項(xiàng)收付手續(xù)。如因特殊情況需要變更款項(xiàng)收付方式，應(yīng)及時(shí)與對方當(dāng)事人協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議。2.財(cái)務(wù)部門在辦理款項(xiàng)收付手續(xù)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格審核相關(guān)憑證和資料，確?？铐?xiàng)收付的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)款項(xiàng)收付存在問題，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，查明原因，并采取有效措施加以解決。（四）質(zhì)量驗(yàn)收1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方式，及時(shí)組織對合同標(biāo)的進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收。如發(fā)現(xiàn)合同標(biāo)的存在質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)與對方當(dāng)事人協(xié)商，要求對方當(dāng)事人承擔(dān)違約責(zé)任。2.質(zhì)量驗(yàn)收合格后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)填寫質(zhì)量驗(yàn)收報(bào)告，并由雙方當(dāng)事人簽字（蓋章）確認(rèn)。質(zhì)量驗(yàn)收報(bào)告應(yīng)作為合同履行的重要依據(jù)之一。五、合同的變更與解除（一）變更1.合同履行過程中，如因特殊情況需要變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對方當(dāng)事人協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、變更的原因、變更的時(shí)間等信息。2.變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將變更協(xié)議副本送法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門備案。（二）解除1.合同履行過程中，如因特殊情況需要解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對方當(dāng)事人協(xié)商，并簽訂書面解除協(xié)議。解除協(xié)議應(yīng)明確解除的原因、解除的時(shí)間、雙方當(dāng)事人的權(quán)利義務(wù)等信息。2.解除協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將解除協(xié)議副本送法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門備案。如因解除合同給對方當(dāng)事人造成損失的，公司應(yīng)按照合同約定承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、合同糾紛的處理（一）糾紛協(xié)商1.合同履行過程中，如發(fā)生合同糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對方當(dāng)事人協(xié)商，尋求解決方案。協(xié)商應(yīng)遵循平等、自愿、公平、誠實(shí)信用的原則，充分溝通，達(dá)成一致意見。2.在協(xié)商過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向法務(wù)部門咨詢法律問題，聽取法務(wù)部門的法律意見和建議。法務(wù)部門應(yīng)積極參與合同糾紛的協(xié)商處理，為公司提供法律支持。（二）糾紛調(diào)解1.如合同糾紛經(jīng)協(xié)商無法解決，業(yè)務(wù)部門可以根據(jù)合同約定或雙方當(dāng)事人的意愿，申請第三方進(jìn)行調(diào)解。調(diào)解可以由行業(yè)協(xié)會、仲裁機(jī)構(gòu)、人民法院等組織進(jìn)行。2.在調(diào)解過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合調(diào)解機(jī)構(gòu)的工作，提供相關(guān)證據(jù)和資料，如實(shí)陳述糾紛情況，接受調(diào)解機(jī)構(gòu)的調(diào)解意見和建議。（三）糾紛仲裁1.如合同糾紛經(jīng)協(xié)商和調(diào)解無法解決，業(yè)務(wù)部門可以根據(jù)合同約定或雙方當(dāng)事人的意愿，申請仲裁機(jī)構(gòu)進(jìn)行仲裁。仲裁應(yīng)按照仲裁機(jī)構(gòu)的仲裁規(guī)則進(jìn)行。2.在仲裁過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合仲裁機(jī)構(gòu)的工作，提供相關(guān)證據(jù)和資料，如實(shí)陳述糾紛情況，接受仲裁機(jī)構(gòu)的仲裁裁決。（四）糾紛訴訟1.如合同糾紛經(jīng)協(xié)商、調(diào)解和仲裁無法解決，業(yè)務(wù)部門可以根據(jù)合同約定或雙方當(dāng)事人的意愿，向人民法院提起訴訟。訴訟應(yīng)按照人民法院的訴訟程序進(jìn)行。2.在訴訟過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合人民法院的工作，提供相關(guān)證據(jù)和資料，如實(shí)陳述糾紛情況，接受人民法院的判決。七、合同的歸檔與保管（一）歸檔1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料整理歸檔。歸檔資料應(yīng)包括合同文本、往來函件、履行記錄、變更協(xié)議、解除協(xié)議、糾紛處理記錄等。2.歸檔資料應(yīng)按照合同類別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類整理，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，并確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性。（二）保管1.合同檔案應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案的安全和保密。2.合同檔案的保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司制度的規(guī)定執(zhí)行。保管期限屆滿后，如無特殊情況，合同檔案可以按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.法務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門應(yīng)定期對公司合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查合同的簽訂、履行、變更、解除等行為是否符合公司制度規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。2.監(jiān)督檢查可以采取定期檢查、不定期抽查等方式進(jìn)行。檢查結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，并提出改進(jìn)意見和建議。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極配合國家有關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供合同管理相關(guān)資料，接受國家有關(guān)部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.公司可以聘請外部律師、會計(jì)師等專業(yè)機(jī)構(gòu)對公司合同管理情況進(jìn)行審計(jì)和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，采取有效措施加以解決。九、責(zé)任追究（一）責(zé)任認(rèn)定1.在合同簽訂、履行、變更、解除等過程中，如因相關(guān)人員的故意或過失行為導(dǎo)致公司利益受損，公司將對相關(guān)人員進(jìn)行責(zé)任認(rèn)定。2.責(zé)任認(rèn)定應(yīng)根據(jù)事實(shí)和證據(jù)，按照公司制度規(guī)定的程序進(jìn)行。責(zé)任認(rèn)定結(jié)果應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)人員，并告知其享有的權(quán)利和應(yīng)承擔(dān)的義務(wù)。（二）責(zé)任追究1.對于因故