公司分管內(nèi)勤管理制度VIP

公司分管內(nèi)勤管理制度一、總則（一）目的為加強公司分管內(nèi)勤工作的規(guī)范化管理，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量，確保公司各項工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司分管內(nèi)勤崗位的所有工作人員。（三）基本原則1.高效原則：以提高工作效率為核心，優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，確保各項工作及時、準(zhǔn)確完成。2.規(guī)范原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)開展工作，做到有章可循、有據(jù)可依，保證工作的規(guī)范性和一致性。3.服務(wù)原則：牢固樹立服務(wù)意識，為公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門及員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，滿足工作需求。4.保密原則：嚴(yán)格遵守公司的保密制度，妥善保管各類文件、資料和信息，防止泄露公司機密。二、崗位職責(zé)（一）內(nèi)勤主管職責(zé)1.負責(zé)制定和完善分管內(nèi)勤工作的各項規(guī)章制度、工作流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌安排分管內(nèi)勤的日常工作，合理分配工作任務(wù)，確保各項工作有序進行。3.協(xié)調(diào)與公司其他部門之間的工作關(guān)系，及時溝通信息，解決工作中出現(xiàn)的問題。4.負責(zé)對分管內(nèi)勤人員的工作進行指導(dǎo)、培訓(xùn)和考核，提高團隊整體業(yè)務(wù)水平。5.定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報分管內(nèi)勤工作情況，提出工作建議和改進措施。6.負責(zé)處理分管內(nèi)勤工作中的突發(fā)事件和重要事項，及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報并協(xié)調(diào)解決。（二）文件管理崗職責(zé)1.負責(zé)公司各類文件、資料的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔和保管工作。2.對文件進行分類整理，建立電子和紙質(zhì)檔案，便于查詢和使用。3.按照文件規(guī)定的流程和時間要求，及時傳遞文件，確保文件流轉(zhuǎn)順暢。4.定期對檔案進行清理和盤點，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。5.嚴(yán)格遵守文件保密制度，防止文件丟失、泄露。6.協(xié)助其他部門查找和提供相關(guān)文件資料。（三）辦公用品管理崗職責(zé)1.制定辦公用品采購計劃，根據(jù)庫存情況和實際需求，合理采購辦公用品。2.負責(zé)辦公用品的驗收、入庫、保管和發(fā)放工作，建立辦公用品臺賬。3.定期對辦公用品進行盤點，掌握庫存數(shù)量和使用情況，及時補充短缺物品。4.做好辦公用品的成本控制工作，合理節(jié)約使用辦公用品，避免浪費。5.負責(zé)辦公設(shè)備的日常維護和管理，及時報修故障設(shè)備，確保設(shè)備正常運行。6.制定辦公設(shè)備采購計劃，按照規(guī)定流程進行采購和更新。（四）會議組織崗職責(zé)1.根據(jù)公司安排，負責(zé)組織各類會議，包括會議通知的起草、發(fā)送，會議場地的預(yù)訂和布置。2.準(zhǔn)備會議所需的資料、文件、文具等，確保會議順利進行。3.負責(zé)會議記錄，準(zhǔn)確記錄會議內(nèi)容、決議和要求，會后及時整理會議紀(jì)要并發(fā)送給相關(guān)人員。4.跟蹤會議決議的執(zhí)行情況，及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報。5.協(xié)助其他部門組織專項會議和活動。（五）接待服務(wù)崗職責(zé)1.負責(zé)公司來訪客人的接待工作，包括迎接、引導(dǎo)、安排座位、倒水等。2.了解來訪客人的目的和需求，及時通知相關(guān)部門或人員進行接待。3.協(xié)助安排客人的餐飲、住宿等事宜。4.負責(zé)公司對外聯(lián)絡(luò)和溝通工作，維護良好的公共關(guān)系。5.妥善處理接待過程中的突發(fā)情況，確保接待工作順利進行。三、工作流程（一）文件管理流程1.收文公司收發(fā)人員收到外部文件后，進行初步登記，注明文件名稱、文號、來文單位、日期等信息。將文件及時送交文件管理崗，文件管理崗進行詳細登記，并按照文件的緊急程度和性質(zhì)進行分類。對于緊急文件，立即呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱；對于一般性文件，按照規(guī)定的傳閱范圍進行傳閱。2.發(fā)文各部門起草文件后，交部門負責(zé)人審核簽字，然后送分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過的文件交文件管理崗進行編號、排版、打印。文件管理崗對打印好的文件進行校對，無誤后加蓋公司印章，并進行登記。文件管理崗按照文件發(fā)送清單，通過郵寄、專人送達或電子郵件等方式將文件發(fā)送給收件單位或個人，并做好發(fā)送記錄。3.傳閱文件管理崗根據(jù)文件的傳閱范圍，將文件依次傳遞給相關(guān)人員。傳閱人員在文件傳閱單上簽字，注明傳閱時間，以示負責(zé)。文件管理崗及時跟蹤文件傳閱情況，對于傳閱時間較長的文件，提醒傳閱人員盡快處理。4.歸檔文件辦理完畢后，文件管理崗按照檔案管理規(guī)定，將文件進行分類整理。編制檔案目錄，將文件裝訂成冊，存入檔案柜或電子檔案系統(tǒng)。定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）辦公用品管理流程1.采購計劃辦公用品管理崗每月末根據(jù)各部門的辦公用品使用情況和庫存數(shù)量，制定下月度辦公用品采購計劃。采購計劃經(jīng)內(nèi)勤主管審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購根據(jù)審批后的采購計劃，辦公用品管理崗選擇合格的供應(yīng)商進行采購。采購過程中要嚴(yán)格按照公司的采購制度，簽訂采購合同，確保采購物品的質(zhì)量和價格合理。辦公用品到貨后，辦公用品管理崗進行驗收，核對物品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購合同一致。3.入庫驗收合格的辦公用品辦理入庫手續(xù)，辦公用品管理崗在辦公用品臺賬上記錄入庫日期、名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。將辦公用品存放在指定的倉庫或儲物間，按照類別和用途進行擺放，便于管理和發(fā)放。4.發(fā)放各部門根據(jù)工作需要，填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后交辦公用品管理崗。辦公用品管理崗根據(jù)申請表發(fā)放辦公用品，并在臺賬上記錄發(fā)放日期、部門、名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。對于限量使用的辦公用品，要嚴(yán)格控制發(fā)放數(shù)量，確保合理使用。5.盤點辦公用品管理崗每月定期對辦公用品進行盤點，核對實際庫存數(shù)量與臺賬記錄是否一致。盤點結(jié)束后，編制盤點報告，對于盤盈或盤虧的情況進行說明，并提出處理建議。根據(jù)盤點結(jié)果，及時調(diào)整辦公用品臺賬，確保賬實相符。（三）會議組織流程1.會議籌備會議組織崗根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的指示或部門的需求，確定會議主題、時間、地點、參會人員等信息。起草會議通知，明確會議的各項要求，包括會議議程、需準(zhǔn)備的資料等，并發(fā)送給參會人員。預(yù)訂會議場地，根據(jù)會議規(guī)模和要求進行場地布置，如擺放桌椅、準(zhǔn)備音響設(shè)備、投影儀等。準(zhǔn)備會議所需的資料、文件、文具等，如會議議程表、發(fā)言稿、筆記本、筆等。2.會議進行會議組織崗提前到達會議場地，檢查各項準(zhǔn)備工作是否就緒。會議開始前，引導(dǎo)參會人員簽到入場，安排座位，并發(fā)放會議資料。會議期間，認真做好會議記錄，記錄會議內(nèi)容、討論要點、決議和要求等。負責(zé)會議的服務(wù)工作，如為參會人員倒水、處理突發(fā)情況等。3.會議結(jié)束會議結(jié)束后，及時清理會議場地，整理會議資料。會議組織崗對會議記錄進行整理，形成會議紀(jì)要。會議紀(jì)要應(yīng)包括會議基本信息、主要內(nèi)容、決議事項、責(zé)任部門和完成時間等。將會議紀(jì)要發(fā)送給參會人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，跟蹤會議決議的執(zhí)行情況，并及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報。（四）接待服務(wù)流程1.接待準(zhǔn)備接待服務(wù)崗接到來訪客人信息后，了解客人的基本情況、來訪目的和行程安排。根據(jù)客人的情況，制定接待方案，包括接待規(guī)格、接待人員、接待流程、餐飲住宿安排等。提前與相關(guān)部門或人員溝通協(xié)調(diào)，確保接待工作的順利進行。準(zhǔn)備好接待所需的物品，如水果、飲料、宣傳資料等。2.迎接客人接待服務(wù)崗提前到達指定地點迎接客人，主動打招呼，自我介紹，并引導(dǎo)客人上車或前往公司。在途中，向客人簡要介紹公司的基本情況和本次接待的安排。3.接待過程將客人引導(dǎo)至?xí)h室或接待室，安排座位，倒水，并提供水果、飲料等。及時通知相關(guān)部門或人員與客人進行洽談，接待服務(wù)崗在旁做好服務(wù)工作，如記錄談話要點、提供必要的協(xié)助等。根據(jù)接待方案，安排客人的餐飲、住宿等事宜，確?？腿说纳钚枨蟮玫綕M足。4.送客客人離開時，接待服務(wù)崗陪同客人前往門口，與客人握手道別，并感謝客人的來訪。如有需要，為客人安排車輛送行。5.后續(xù)跟進接待服務(wù)崗對接待工作進行總結(jié)，整理相關(guān)資料，如客人反饋意見等。將接待情況及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，對于客人提出的問題和建議，協(xié)助相關(guān)部門進行處理和跟進。四、工作規(guī)范（一）文件管理規(guī)范1.文件的起草應(yīng)符合公司的公文格式要求，語言表達準(zhǔn)確、簡潔、規(guī)范。2.文件的審核要嚴(yán)格把關(guān)，確保文件內(nèi)容合法、合規(guī)、合理，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.文件的傳閱要及時、高效，不得積壓文件，傳閱人員要認真閱讀文件，提出處理意見。4.文件的歸檔要按照檔案管理規(guī)定進行分類整理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。5.嚴(yán)格遵守文件保密制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)印、傳播、泄露公司文件內(nèi)容。（二）辦公用品管理規(guī)范1.辦公用品的采購要選擇正規(guī)、信譽好的供應(yīng)商，確保采購物品的質(zhì)量。2.辦公用品的驗收要認真仔細，發(fā)現(xiàn)問題及時與供應(yīng)商溝通解決。3.辦公用品的發(fā)放要嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進行，不得隨意發(fā)放或超量發(fā)放。4.辦公用品的使用要厲行節(jié)約，杜絕浪費現(xiàn)象，鼓勵員工合理使用辦公用品。5.定期對辦公用品進行盤點，做到賬實相符，對于盤虧的情況要查明原因，追究責(zé)任。（三）會議組織規(guī)范1.會議通知要提前發(fā)送，確保參會人員有足夠的時間準(zhǔn)備。2.會議場地的布置要符合會議主題和要求，營造良好的會議氛圍。3.會議記錄要準(zhǔn)確、完整，能夠真實反映會議的主要內(nèi)容和決議。4.會議紀(jì)要要及時整理、發(fā)送，跟蹤會議決議的執(zhí)行情況，確保會議精神得到有效落實。5.會議組織過程中要注意服務(wù)細節(jié)，為參會人員提供良好的會議體驗。（四）接待服務(wù)規(guī)范1.接待服務(wù)崗要熱情、禮貌、周到地接待來訪客人，展現(xiàn)公司良好的形象。2.接待方案要根據(jù)客人的情況制定合理，確保接待工作既符合公司規(guī)定，又能滿足客人的需求。3.接待過程中要注意與客人的溝通交流，及時了解客人的意見和需求，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。4.送客時要禮貌得體，表達對客人的感謝和歡迎再次來訪的誠意。5.接待服務(wù)結(jié)束后要及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷提高接待服務(wù)水平。五、考核與獎懲（一）考核內(nèi)容1.工作業(yè)績：包括文件處理的及時性、準(zhǔn)確性，辦公用品管理的規(guī)范性，會議組織的質(zhì)量，接待服務(wù)的滿意度等。2.工作態(tài)度：包括責(zé)任心、敬業(yè)精神、團隊合作精神等。3.工作能力：包括業(yè)務(wù)知識水平、溝通協(xié)調(diào)能力、問題解決能力等。（二）考核方式1.定期考核：每月由內(nèi)勤主管對分管內(nèi)勤人員進行考核，考核結(jié)果作為當(dāng)月績效獎金發(fā)放的依據(jù)。2.不定期考核：根據(jù)工作需要，公司領(lǐng)導(dǎo)或其他部門可對分管內(nèi)勤人員進行不定期考核，考核結(jié)果作為綜合評價和晉升的參考。（三）獎懲措施1.獎勵對于工作表現(xiàn)優(yōu)秀、成績突出的分管內(nèi)勤人員，給予表彰和獎勵，包括獎金、榮譽證書等。在公司內(nèi)部會議上對優(yōu)秀人員進行通報表揚，推廣其工作經(jīng)驗和做法。2.懲罰對于工作失誤、違反制度的分管內(nèi)勤人員，視情節(jié)輕重給予批評教育、扣發(fā)績效獎金、降職等處罰。對于因工作失誤給公司造成重大損失的，依法追究其責(zé)任。六、培訓(xùn)與發(fā)展（一）培訓(xùn)計劃1.內(nèi)勤主管根據(jù)分管內(nèi)勤人員的崗位需求和業(yè)務(wù)水平，制定年度培訓(xùn)計劃。2.培訓(xùn)計劃包括培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)師資等。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)：包括文件管理、辦公用品管理、會議組織、接待服務(wù)等方面的專業(yè)知識和技能。2.溝通技巧培訓(xùn)：提高與公司內(nèi)部各部門及外部人員的溝通能力。3.團隊協(xié)作培訓(xùn)：增強團隊合作意識，提高團隊協(xié)作能力。4.職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)：培養(yǎng)敬業(yè)精神、責(zé)任心、服務(wù)意識等職業(yè)素養(yǎng)。（三）培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)：由公司內(nèi)部經(jīng)驗豐富的