公司內(nèi)部內(nèi)務(wù)管理制度

公司內(nèi)部內(nèi)務(wù)管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范公司內(nèi)部內(nèi)務(wù)管理，營造整潔、有序、高效的工作環(huán)境，提升公司形象，保障公司各項工作的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工及公司范圍內(nèi)的辦公區(qū)域、生產(chǎn)場地、公共區(qū)域等。3.基本原則統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理。公司行政部門負責(zé)統(tǒng)籌內(nèi)務(wù)管理工作，各部門負責(zé)本部門區(qū)域的內(nèi)務(wù)管理，并接受公司行政部門的監(jiān)督檢查。全員參與，共同維護。內(nèi)務(wù)管理是全體員工的共同責(zé)任，每位員工應(yīng)積極參與，自覺遵守本制度。注重細節(jié)，持續(xù)改進。從小事做起，注重內(nèi)務(wù)管理的每一個細節(jié)，不斷發(fā)現(xiàn)問題，持續(xù)改進，提高內(nèi)務(wù)管理水平。二、辦公區(qū)域管理1.辦公桌椅擺放辦公桌椅應(yīng)擺放整齊，保持前后、左右對齊，不得隨意挪動。桌面應(yīng)保持整潔，只擺放與工作相關(guān)的物品，如電腦、文件、辦公用品等，不得堆放雜物。2.文件資料管理文件資料應(yīng)分類存放，使用文件夾、文件盒等進行整理，并標注清晰的類別和日期。重要文件應(yīng)及時歸檔，妥善保管，防止丟失或損壞。機密文件應(yīng)按照公司保密制度進行管理，嚴格限制查閱范圍。廢棄文件應(yīng)定期清理，按照公司規(guī)定進行銷毀，不得隨意丟棄。3.辦公用品管理辦公用品應(yīng)按需領(lǐng)取，節(jié)約使用。領(lǐng)取時應(yīng)填寫領(lǐng)用登記表，注明領(lǐng)取日期、物品名稱、數(shù)量等信息。辦公用品應(yīng)妥善保管，不得隨意浪費或損壞。如有損壞或丟失，應(yīng)及時報告并說明原因。定期對辦公用品進行盤點，及時補充短缺物品，確保辦公正常需求。4.電腦及設(shè)備管理電腦應(yīng)定期開機檢查，確保正常運行。使用過程中應(yīng)注意保護電腦設(shè)備，避免長時間連續(xù)使用，防止因過熱損壞硬件。電腦桌面應(yīng)保持簡潔，只存放必要的快捷方式和文件。不得在電腦上安裝與工作無關(guān)的軟件或游戲。其他辦公設(shè)備如打印機、復(fù)印機、傳真機等應(yīng)定期維護保養(yǎng)，保持良好的工作狀態(tài)。使用設(shè)備時應(yīng)嚴格按照操作規(guī)程進行操作，如有故障應(yīng)及時報修。5.環(huán)境衛(wèi)生管理每日上班前，各部門應(yīng)安排人員對本部門辦公區(qū)域進行清掃，包括地面、桌面、門窗等，保持環(huán)境整潔。定期對辦公區(qū)域進行全面清潔，包括擦拭電腦屏幕、鍵盤、鼠標等，清理文件柜、垃圾桶等。禁止在辦公區(qū)域吸煙、吃零食、亂扔垃圾等。保持空氣流通，可適當擺放綠色植物，改善辦公環(huán)境。三、會議管理1.會議組織公司各類會議由相關(guān)部門負責(zé)組織安排，提前確定會議主題、時間、地點、參會人員等信息，并通知參會人員。會議組織者應(yīng)提前做好會議準備工作，如準備會議資料、調(diào)試會議設(shè)備、布置會議場地等，確保會議順利進行。2.會議紀律參會人員應(yīng)提前到達會議地點，不得遲到、早退。如有特殊情況不能按時參加會議，應(yīng)提前向會議組織者請假。會議期間，參會人員應(yīng)將手機調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，不得隨意接聽電話或離開會場。如有緊急情況需要處理，應(yīng)向會議主持人請假后離開。參會人員應(yīng)認真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，不得在會議期間交頭接耳、玩手機、打瞌睡等。3.會議記錄重要會議應(yīng)安排專人進行記錄，記錄內(nèi)容包括會議時間、地點、參會人員、會議主題、會議內(nèi)容、決議事項等。會議記錄應(yīng)準確、完整，會后及時整理，并將會議紀要發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門。四、檔案管理1.檔案分類公司檔案分為行政檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別。各部門應(yīng)按照檔案類別進行整理和歸檔。行政檔案包括公司文件、規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃與總結(jié)等；人事檔案包括員工入職資料、培訓(xùn)記錄、績效考核資料、勞動合同等；財務(wù)檔案包括會計憑證、賬簿、報表等；業(yè)務(wù)檔案包括項目資料、合同協(xié)議、客戶信息等。2.檔案收集與整理各部門應(yīng)定期收集本部門產(chǎn)生的檔案資料，并按照檔案分類標準進行整理。整理后的檔案應(yīng)裝訂成冊，標注清晰的檔案編號、檔案名稱、日期等信息。檔案管理人員應(yīng)定期對各部門提交的檔案進行審核，確保檔案資料完整、準確、規(guī)范。對于不符合要求的檔案，應(yīng)退回相關(guān)部門進行補充或修改。3.檔案存儲與保管檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜或檔案室中，按照檔案類別和編號順序進行排列，便于查找和管理。檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防盜等條件良好，配備必要的消防器材和安全設(shè)施。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和維護，防止檔案損壞、丟失或霉變。對于重要檔案，應(yīng)采取備份措施，確保檔案的安全性和完整性。4.檔案查閱與借閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案名稱、查閱原因、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處查閱。查閱檔案時應(yīng)在檔案管理人員指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，并在檔案查閱登記表上簽字確認。公司外部人員因特殊原因需要查閱公司檔案時，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱。查閱過程中應(yīng)安排專人陪同，并嚴格遵守檔案查閱制度。檔案一般不得外借，如有特殊情況需要外借，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人、檔案管理人員、公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，如有逾期應(yīng)及時辦理續(xù)借手續(xù)。五、印章管理1.印章種類公司印章包括公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章等。2.印章保管公章由公司行政部門指定專人保管，合同專用章由法務(wù)部門指定專人保管，財務(wù)專用章由財務(wù)部門指定專人保管，法人章由法定代表人或其授權(quán)人員保管。印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得隨意將印章轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。如因工作需要使用印章，應(yīng)在公司印章使用登記表上進行登記，并按照規(guī)定的審批程序辦理蓋章手續(xù)。3.印章使用審批程序使用公司印章時，應(yīng)填寫印章使用申請表，注明使用印章的事項、文件名稱、文號、使用部門、使用人等信息。根據(jù)印章使用事項的不同，分別按照以下審批程序進行審批：涉及公司重大事項、合同協(xié)議、對外發(fā)文等使用公章的，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準。涉及合同簽訂、款項支付等使用合同專用章的，需經(jīng)法務(wù)部門審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。涉及財務(wù)報銷、資金收付等使用財務(wù)專用章的，需經(jīng)財務(wù)負責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。涉及法人授權(quán)、文件簽署等使用法人章的，需經(jīng)法定代表人授權(quán)批準。印章保管人員應(yīng)嚴格按照審批意見進行蓋章操作，確保印章使用的合法性和準確性。蓋章后應(yīng)在印章使用登記表上注明蓋章日期、蓋章人等信息。六、車輛管理1.車輛調(diào)度公司車輛由行政部門統(tǒng)一調(diào)度管理，根據(jù)工作需要合理安排車輛使用。各部門如需使用車輛，應(yīng)提前填寫車輛使用申請表，注明用車時間、地點、事由、乘車人數(shù)等信息，報行政部門審批。行政部門根據(jù)車輛使用情況和availability進行車輛調(diào)度安排，并通知司機做好出車準備。司機接到出車通知后，應(yīng)按時到達指定地點，確保用車人員按時出行。2.車輛使用規(guī)定車輛使用應(yīng)嚴格遵守交通法規(guī)，確保行車安全。司機不得酒后駕車、疲勞駕車、超速行駛等違規(guī)行為。乘車人員應(yīng)遵守乘車秩序，愛護車內(nèi)設(shè)施，不得在車內(nèi)吸煙、亂扔垃圾等。車輛使用完畢后，司機應(yīng)及時將車輛開回公司指定停車場，并對車輛進行清潔和檢查，如發(fā)現(xiàn)車輛有損壞或異常情況，應(yīng)及時報告行政部門。3.車輛維護與保養(yǎng)行政部門應(yīng)定期安排車輛進行維護保養(yǎng)，確保車輛性能良好。車輛維護保養(yǎng)應(yīng)按照車輛使用說明書和維修保養(yǎng)規(guī)范進行，定期更換機油、濾清器、輪胎等易損件。司機應(yīng)每日對車輛進行例行檢查，包括車輛外觀、輪胎、剎車、燈光、儀表等，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時維修。對于車輛的重大故障或維修項目，應(yīng)及時報告行政部門，并按照公司規(guī)定辦理維修審批手續(xù)。4.車輛費用管理車輛費用包括燃油費、過路費、停車費、維修費等。司機應(yīng)按照公司規(guī)定填寫車輛費用報銷單，附上相關(guān)發(fā)票和憑證，經(jīng)行政部門審核、財務(wù)部門復(fù)核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后報銷。行政部門應(yīng)定期對車輛費用進行統(tǒng)計和分析，合理控制車輛使用成本，如有異常情況應(yīng)及時查明原因并采取措施加以解決。七、安全管理1.安全責(zé)任公司實行安全責(zé)任制，各部門負責(zé)人為部門安全第一責(zé)任人，負責(zé)本部門的安全管理工作。全體員工應(yīng)樹立安全意識，遵守安全規(guī)定，積極參與安全管理。行政部門負責(zé)公司安全管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查，制定安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，組織安全培訓(xùn)和演練等。2.安全檢查定期開展安全檢查，包括辦公區(qū)域、生產(chǎn)場地、設(shè)備設(shè)施、消防器材等的檢查。安全檢查應(yīng)制定詳細的檢查標準和檢查表，由專人負責(zé)實施。對檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)及時下達整改通知書，明確整改責(zé)任人、整改期限和整改措施。整改責(zé)任人應(yīng)按時完成整改任務(wù)，確保安全隱患得到消除。建立安全檢查記錄檔案，對每次檢查的情況進行詳細記錄，包括檢查時間、地點、內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況等，以便跟蹤和復(fù)查。3.消防安全管理公司應(yīng)配備必要的消防器材和設(shè)施，并定期進行檢查和維護，確保其完好有效。消防器材和設(shè)施應(yīng)放置在明顯、便于取用的位置，不得隨意挪動或遮擋。加強消防安全宣傳教育，提高員工的消防安全意識和自防自救能力。定期組織消防安全培訓(xùn)和演練，使員工熟悉火災(zāi)報警程序、滅火器使用方法、疏散逃生路線等。辦公區(qū)域和生產(chǎn)場地應(yīng)保持疏散通道暢通，嚴禁在疏散通道內(nèi)堆放雜物。嚴禁在消防通道內(nèi)停放車輛或設(shè)置障礙物。4.電氣安全管理加強電氣設(shè)備管理，定期對電氣設(shè)備進行檢查和維護，確保其安全運行。電氣設(shè)備應(yīng)安裝符合安全標準，不得私拉亂接電線，不得使用不合格的電氣產(chǎn)品。員工在使用電氣設(shè)備時應(yīng)嚴格按照操作規(guī)程進行操作，不得過載使用電器，離開辦公區(qū)域或下班時應(yīng)關(guān)閉電器設(shè)備電源，防止電氣火災(zāi)事故發(fā)生。5.應(yīng)急管理制定完善的應(yīng)急預(yù)案，包括火災(zāi)、地震、自然災(zāi)害等突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)明確應(yīng)急組織機構(gòu)、應(yīng)急響應(yīng)程序、應(yīng)急處置措施等內(nèi)容，并定期進行演練和修訂。當發(fā)生突發(fā)事件時，全體員工應(yīng)按照應(yīng)急預(yù)案的要求，迅速采取應(yīng)急措施，確保人員生命安全和公司財產(chǎn)安全。同時，應(yīng)及時向上