公司人員信息管理制度

公司人員信息管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司人員信息管理，確保人員信息的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，規(guī)范人員信息的收集、存儲(chǔ)、使用、共享和保密等行為，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部人員（如供應(yīng)商、合作伙伴、客戶等）的信息管理。（三）基本原則1.合法性原則：人員信息管理活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.準(zhǔn)確性原則：確保收集和記錄的人員信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，避免虛假或誤導(dǎo)性信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)人員信息的安全，防止信息泄露、篡改或未經(jīng)授權(quán)的訪問。4.必要性原則：僅收集和使用與業(yè)務(wù)相關(guān)的必要人員信息，避免過度收集。5.合規(guī)性原則：在人員信息的處理過程中，遵循相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，確保合規(guī)操作。二、人員信息管理職責(zé)分工（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)人力資源信息系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保人員信息的準(zhǔn)確錄入和及時(shí)更新。2.制定和完善人員信息管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行情況。3.負(fù)責(zé)員工基本信息（如個(gè)人資料、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、薪酬福利等）的收集、整理、審核和歸檔。4.按照規(guī)定的流程和權(quán)限，處理員工信息的查詢、修改、刪除等操作。5.組織開展人員信息安全培訓(xùn)，提高員工的信息安全意識(shí)。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門員工信息的日常維護(hù)和更新，確保信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.協(xié)助人力資源部門進(jìn)行人員信息的收集和調(diào)查工作。3.按照公司規(guī)定的權(quán)限和流程，使用和共享人員信息。4.對(duì)本部門員工進(jìn)行信息安全宣傳教育，提醒員工保護(hù)個(gè)人信息安全。（三）信息技術(shù)部門1.保障人員信息管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全，采取必要的技術(shù)措施防止信息泄露和系統(tǒng)故障。2.協(xié)助人力資源部門進(jìn)行系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置和管理，確保不同人員具有相應(yīng)的操作權(quán)限。3.對(duì)人員信息管理系統(tǒng)進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）管理層1.審批人員信息管理制度和重大人員信息處理事項(xiàng)。2.監(jiān)督人員信息管理工作的執(zhí)行情況，確保制度的有效實(shí)施。三、人員信息收集（一）新員工入職信息收集1.新員工入職時(shí)，人力資源部門應(yīng)向其發(fā)放《員工信息登記表》，明確告知需要填寫的信息內(nèi)容和要求。2.新員工應(yīng)如實(shí)填寫個(gè)人基本信息（包括姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、家庭住址等）、學(xué)歷信息、工作經(jīng)歷、緊急聯(lián)系人等相關(guān)內(nèi)容。3.人力資源部門對(duì)新員工填寫的信息進(jìn)行審核，確保信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。如發(fā)現(xiàn)信息有誤或不完整，應(yīng)及時(shí)與新員工溝通并要求其更正補(bǔ)充。（二）員工信息變更收集1.員工個(gè)人信息發(fā)生變更（如姓名、性別、聯(lián)系方式、學(xué)歷、工作崗位、薪酬福利等）時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫《員工信息變更申請(qǐng)表》，提交至人力資源部門。2.申請(qǐng)表應(yīng)注明變更事項(xiàng)、變更原因及變更后的具體信息，并附上相關(guān)證明材料（如身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、崗位變動(dòng)通知等）。3.人力資源部門對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)相關(guān)證明材料后，及時(shí)更新員工信息。（三）其他信息收集1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，人力資源部門或其他相關(guān)部門可在征得員工同意的情況下，收集其他特定信息，如培訓(xùn)需求信息、績(jī)效考核信息、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃信息等。2.在收集此類信息時(shí)，應(yīng)明確告知員工收集的目的、用途和范圍，并確保信息的收集和使用符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。四、人員信息存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.公司采用電子和紙質(zhì)相結(jié)合的方式存儲(chǔ)人員信息。電子信息存儲(chǔ)在公司的人力資源信息管理系統(tǒng)中，紙質(zhì)信息則按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類歸檔。2.人力資源信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全防護(hù)機(jī)制，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或被非法訪問。信息技術(shù)部門應(yīng)定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。（二）存儲(chǔ)期限1.員工基本信息、勞動(dòng)合同等重要文件的電子和紙質(zhì)檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存。2.其他一般性人員信息的存儲(chǔ)期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。存儲(chǔ)期滿后，經(jīng)審批可進(jìn)行銷毀處理。（三）存儲(chǔ)安全1.對(duì)存儲(chǔ)人員信息的服務(wù)器和存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行物理安全防護(hù)，限制無關(guān)人員的訪問。2.采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，對(duì)重要人員信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)，防止信息在傳輸和存儲(chǔ)過程中被竊取或篡改。3.定期對(duì)存儲(chǔ)的人員信息進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止因自然災(zāi)害、系統(tǒng)故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。五、人員信息使用（一）內(nèi)部使用1.人力資源部門及其他相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，在權(quán)限范圍內(nèi)查詢、使用人員信息，用于員工管理、績(jī)效考核、薪酬核算、培訓(xùn)與發(fā)展、人力資源規(guī)劃等工作。2.在使用人員信息時(shí)，應(yīng)遵循最小化原則，僅獲取和使用與工作相關(guān)的必要信息。嚴(yán)禁將人員信息用于非工作目的或泄露給無關(guān)人員。（二）外部共享1.在與供應(yīng)商、合作伙伴、客戶等外部機(jī)構(gòu)進(jìn)行業(yè)務(wù)往來時(shí)，如需共享人員信息，必須事先征得員工本人的書面同意，并簽訂信息共享協(xié)議。2.信息共享協(xié)議應(yīng)明確共享的信息內(nèi)容、目的、范圍、期限以及雙方的權(quán)利和義務(wù)等事項(xiàng)。共享的人員信息應(yīng)嚴(yán)格限定在與業(yè)務(wù)相關(guān)的必要范圍內(nèi)，不得超出協(xié)議約定的范圍共享。3.對(duì)外部共享的人員信息進(jìn)行跟蹤和管理，確保外部機(jī)構(gòu)按照協(xié)議約定使用和保護(hù)信息。如發(fā)現(xiàn)外部機(jī)構(gòu)存在違規(guī)使用信息的情況，應(yīng)及時(shí)采取措施予以糾正，并追究其法律責(zé)任。六、人員信息保密（一）保密責(zé)任1.公司所有員工均有義務(wù)保守公司人員信息的秘密，不得向任何第三方泄露公司人員信息。2.人力資源部門及其他相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人員信息保密工作的管理，制定保密措施，明確保密責(zé)任，對(duì)涉及人員信息的工作崗位和人員進(jìn)行定期的保密教育和培訓(xùn)。（二）保密措施1.對(duì)人員信息存儲(chǔ)場(chǎng)所進(jìn)行物理隔離，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.對(duì)涉及人員信息的電子文件和數(shù)據(jù)設(shè)置訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和處理。3.在人員信息的傳輸過程中，采用加密技術(shù)，確保信息傳輸?shù)陌踩浴?.對(duì)涉及人員信息的紙質(zhì)文件進(jìn)行妥善保管，嚴(yán)格限制查閱和借閱范圍，借閱時(shí)應(yīng)進(jìn)行登記，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。（三）保密協(xié)議1.對(duì)于接觸公司核心人員信息的員工（如人力資源管理人員、高級(jí)管理人員等），公司應(yīng)與其簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任。2.保密協(xié)議應(yīng)涵蓋人員信息保密的范圍、期限、違約責(zé)任等內(nèi)容，確保員工在離職后仍需履行保密義務(wù)。七、人員信息安全與風(fēng)險(xiǎn)防范（一）安全培訓(xùn)1.人力資源部門應(yīng)定期組織員工進(jìn)行人員信息安全培訓(xùn)，提高員工的信息安全意識(shí)和防范能力。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括信息安全法律法規(guī)、公司人員信息管理制度、信息安全操作規(guī)范、常見信息安全風(fēng)險(xiǎn)及防范措施等。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與應(yīng)對(duì)1.定期對(duì)公司人員信息管理工作進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，識(shí)別可能存在的信息安全風(fēng)險(xiǎn)，如系統(tǒng)漏洞、數(shù)據(jù)泄露、網(wǎng)絡(luò)攻擊等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，如加強(qiáng)系統(tǒng)安全防護(hù)、完善數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制、建立應(yīng)急響應(yīng)預(yù)案等。3.對(duì)發(fā)生的人員信息安全事件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理，采取措施降低損失，并按照規(guī)定向相關(guān)部門報(bào)告。八、人員信息查詢、修改與刪除（一）查詢權(quán)限1.人力資源部門及其他相關(guān)部門根據(jù)工作需要，按照規(guī)定的權(quán)限查詢?nèi)藛T信息。查詢權(quán)限應(yīng)根據(jù)崗位職責(zé)和工作需求進(jìn)行設(shè)定，確保信息查詢的合理性和安全性。2.員工本人可在規(guī)定的流程下查詢自己的個(gè)人信息，但涉及公司機(jī)密的信息除外。（二）修改流程1.員工個(gè)人信息需要修改時(shí)，應(yīng)填寫《員工信息變更申請(qǐng)表》，提交至人力資源部門。2.人力資源部門對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)相關(guān)證明材料后，按照規(guī)定的流程進(jìn)行信息修改，并及時(shí)更新相關(guān)檔案和系統(tǒng)記錄。（三）刪除規(guī)定1.在以下情況下，可對(duì)人員信息進(jìn)行刪除：?jiǎn)T工離職且已辦理完所有離職手續(xù)，相關(guān)信息不再需要保留。信息已過存儲(chǔ)期限，經(jīng)審批同意進(jìn)行銷毀。因錯(cuò)誤錄入或其他原因?qū)е滦畔⒉辉倬哂惺褂脙r(jià)值，經(jīng)審批后可刪除。2.刪除人員信息時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行操作，并做好記錄，確保信息刪除的準(zhǔn)確性和可追溯性。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門負(fù)責(zé)對(duì)公司人員信息管理工作進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督，定期檢查人員信息的收集、存儲(chǔ)、使用、共享和保密等情況，確保各項(xiàng)制度的執(zhí)行到位。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（二）外部審計(jì)1.公司定期聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)人員信息管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查公司人員信息管理制度的執(zhí)行情況、信息安全措施的有效性等。2.根據(jù)審計(jì)意見和建議，及時(shí)完善人員信息管理制度和相關(guān)流程，提高人員信息管理水平。