公司專項會議管理制度

公司專項會議管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司專項會議的組織與管理，提高會議效率，確保會議決策的有效執(zhí)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類專項會議，包括但不限于項目研討會、問題解決會、方案評審會等。（三）會議原則1.高效務(wù)實原則：會議應(yīng)緊密圍繞主題，精簡流程，注重實效，避免形式主義。2.充分溝通原則：鼓勵參會人員積極發(fā)表意見，確保信息充分交流，達成共識。3.責(zé)任明確原則：明確會議決策事項的責(zé)任人及時間節(jié)點，確保決策得到有效落實。二、會議組織（一）會議發(fā)起1.發(fā)起部門：各部門根據(jù)工作需要，可發(fā)起專項會議。涉及多個部門的事項，由相關(guān)部門共同發(fā)起。2.發(fā)起流程：發(fā)起部門填寫《專項會議申請表》，詳細(xì)說明會議主題、目的、時間、地點、參會人員、議程等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至行政部門。（二）會議審批1.審批流程：行政部門收到《專項會議申請表》后，進行初步審核，確保信息完整、合理。對于重要會議，需提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批標(biāo)準(zhǔn)：審批主要考慮會議必要性、參會人員合理性、時間安排是否沖突等因素。（三）會議通知1.通知方式：行政部門根據(jù)審批通過的會議信息，通過郵件、內(nèi)部通訊工具等方式向參會人員發(fā)送會議通知。2.通知內(nèi)容：會議通知應(yīng)包括會議主題、時間、地點、參會人員、議程、相關(guān)資料要求等信息。（四）會議準(zhǔn)備1.資料準(zhǔn)備：發(fā)起部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備與會議主題相關(guān)的資料，如報告、方案、數(shù)據(jù)等，并提前發(fā)送給參會人員。2.場地布置：行政部門負(fù)責(zé)根據(jù)會議規(guī)模和要求，提前做好會議場地的布置，包括桌椅擺放、音響設(shè)備調(diào)試、資料準(zhǔn)備等。3.設(shè)備檢查：技術(shù)部門負(fù)責(zé)對會議所需的電子設(shè)備進行檢查，確保正常運行。三、會議議程（一）議程制定1.發(fā)起部門負(fù)責(zé)：發(fā)起部門根據(jù)會議主題和目的，制定詳細(xì)的會議議程，明確各項議題的討論順序和時間安排。2.征求意見：會議議程初稿形成后，應(yīng)征求參會人員的意見，進行必要的調(diào)整和完善。（二）議程審批1.審批流程：會議議程經(jīng)發(fā)起部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至行政部門。行政部門審核無誤后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批標(biāo)準(zhǔn)：審批主要關(guān)注議程是否合理、全面，是否能夠滿足會議目的的實現(xiàn)。（三）議程執(zhí)行1.主持人把控：會議主持人應(yīng)嚴(yán)格按照會議議程進行主持，確保各項議題有序討論，不偏離主題。2.時間控制：主持人應(yīng)合理控制每個議題的討論時間，避免出現(xiàn)時間過長或過短的情況。四、會議參與（一）參會人員1.確定原則：根據(jù)會議主題和目的，確定參會人員名單。參會人員應(yīng)具備相關(guān)專業(yè)知識和經(jīng)驗，能夠為會議決策提供有效支持。2.通知要求：行政部門應(yīng)確保參會人員及時收到會議通知，并提醒其按時參會。（二）參會人員職責(zé)1.會前準(zhǔn)備：參會人員應(yīng)提前了解會議主題和議程，準(zhǔn)備好相關(guān)資料和意見。2.會中參與：參會人員應(yīng)積極參與會議討論，認(rèn)真聽取他人意見，充分發(fā)表自己的觀點，確保會議決策的科學(xué)性和合理性。3.會后落實：參會人員應(yīng)按照會議決策，認(rèn)真落實相關(guān)工作任務(wù)，及時反饋工作進展情況。（三）請假制度1.請假流程：參會人員因特殊原因不能參會的，應(yīng)提前向會議發(fā)起部門負(fù)責(zé)人請假，并說明原因。經(jīng)批準(zhǔn)后，將請假信息告知行政部門。2.請假替代：如參會人員無法親自參會，可在征得會議發(fā)起部門同意后，安排本部門其他人員替代參會，并提前將替代人員信息告知行政部門。五、會議記錄（一）記錄人員1.指定原則：會議發(fā)起部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄人員應(yīng)具備良好的文字記錄能力和溝通能力。2.培訓(xùn)要求：行政部門應(yīng)對會議記錄人員進行定期培訓(xùn)，提高其記錄水平和會議組織能力。（二）記錄內(nèi)容1.會議基本信息：包括會議主題、時間、地點、參會人員等。2.會議議程：記錄各項議題的討論順序和時間安排。3.討論內(nèi)容：詳細(xì)記錄參會人員的發(fā)言內(nèi)容、觀點、意見和建議。4.會議決策：明確會議達成的決策事項、責(zé)任人及時間節(jié)點。（三）記錄整理1.及時整理：會議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)及時對會議記錄進行整理，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。2.審核校對：整理后的會議記錄應(yīng)提交給會議發(fā)起部門負(fù)責(zé)人審核校對，確保無誤后，發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門。六、會議決策（一）決策形成1.充分討論：會議應(yīng)充分發(fā)揚民主，鼓勵參會人員發(fā)表不同意見，進行充分討論。2.達成共識：在充分討論的基礎(chǔ)上，會議主持人應(yīng)引導(dǎo)參會人員達成共識，形成會議決策。（二）決策記錄1.明確記錄：會議決策事項應(yīng)在會議記錄中明確記錄，包括決策內(nèi)容、責(zé)任人及時間節(jié)點。2.簽字確認(rèn)：會議決策記錄經(jīng)參會人員簽字確認(rèn)后，作為決策執(zhí)行的依據(jù)。（三）決策執(zhí)行1.責(zé)任落實：會議決策事項的責(zé)任人應(yīng)按照決策要求，制定詳細(xì)的工作計劃，明確工作步驟和時間安排，并認(rèn)真組織實施。2.跟蹤檢查：相關(guān)部門應(yīng)對決策執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決，確保決策得到有效落實。七、會議跟進（一）跟進機制1.定期匯報：決策事項責(zé)任人應(yīng)定期向會議發(fā)起部門匯報工作進展情況，及時反饋存在的問題和困難。2.協(xié)調(diào)解決：會議發(fā)起部門應(yīng)及時協(xié)調(diào)解決決策執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保工作順利推進。（二）結(jié)果反饋1.及時反饋：決策事項完成后，責(zé)任人應(yīng)及時向會議發(fā)起部門反饋工作結(jié)果，提交相關(guān)報告和資料。2.總結(jié)評估：會議發(fā)起部門應(yīng)對決策執(zhí)行結(jié)果進行總結(jié)評估，分析經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后的工作提供參考。八、會議紀(jì)律（一）準(zhǔn)時參會1.提前到達：參會人員應(yīng)提前到達會議地點，做好參會準(zhǔn)備。2.不得遲到早退：會議期間，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議時間，不得遲到早退。如有特殊情況需要中途離開，應(yīng)向會議主持人請假。（二）保持安靜1.關(guān)閉通訊設(shè)備：會議期間，參會人員應(yīng)將手機調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，不得在會議室內(nèi)接聽電話或發(fā)送短信。2.避免干擾：參會人員應(yīng)認(rèn)真聽取他人發(fā)言，不得隨意打斷或交頭接耳，避免干擾會議秩序。（三）尊重他人1.文明發(fā)言：參會人員應(yīng)文明發(fā)言，尊重他人觀點，不得進行人身攻擊或惡意詆毀。2.積極參與：參會人員應(yīng)積極參與會議討論，充分發(fā)表自己的意見和建議，不得推諉扯皮或消極對待。九、會議費用（一）費用預(yù)算1.提前申報：會議發(fā)起部門應(yīng)根據(jù)會議規(guī)模和要求，提前編制會議費用預(yù)算，包括場地租賃、餐飲、資料印刷、設(shè)備租賃等費用。2.審批流程：會議費用預(yù)算經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至行政部門。行政部門審核無誤后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）費用控制1.嚴(yán)格執(zhí)行：會議費用應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，不得超支。如有特殊情況需要增加費用，應(yīng)提前報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.節(jié)約使用：會議組織部門應(yīng)合理安排會議資源，節(jié)約使用會議費用，避免浪費。（三）費用報銷1.規(guī)范報銷：會議結(jié)束后，會議組織部門應(yīng)及時整理會議費用報銷憑證，按照公司財務(wù)制度