信息委托他人管理制度

信息委托他人管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司信息委托他人行為，保護(hù)公司信息安全，確保信息的合理使用與流轉(zhuǎn)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及因工作需要委托的外部人員，包括但不限于合作伙伴、供應(yīng)商、服務(wù)商等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：信息委托行為必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.安全保密原則：確保委托過程中信息的安全性和保密性，防止信息泄露、篡改或丟失。3.明確責(zé)任原則：明確委托方與受托方的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任，避免出現(xiàn)糾紛。4.監(jiān)督評(píng)估原則：對(duì)信息委托行為進(jìn)行全程監(jiān)督和定期評(píng)估，確保制度有效執(zhí)行。二、信息定義與分類（一）信息定義本制度所指信息包括但不限于公司的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息、財(cái)務(wù)信息、運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)、文件資料等各類涉及公司利益和運(yùn)營(yíng)的信息。（二）信息分類1.核心機(jī)密信息：如公司獨(dú)特的技術(shù)配方、未公開的戰(zhàn)略規(guī)劃、重大投資決策等，一旦泄露將對(duì)公司造成重大損失。2.重要信息：包括客戶名單、銷售數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)報(bào)表等，對(duì)公司運(yùn)營(yíng)和發(fā)展有重要影響。3.一般信息：如日常辦公文件、普通業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等，雖重要性相對(duì)較低，但仍需妥善管理。三、委托方職責(zé)（一）信息評(píng)估1.在委托他人處理信息前，委托方應(yīng)充分評(píng)估受托方的資質(zhì)、信譽(yù)、能力和信息安全保障措施，確保其具備處理相關(guān)信息的條件。2.對(duì)擬委托的信息進(jìn)行分類和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，確定信息的敏感程度和保密要求。（二）合同簽訂1.與受托方簽訂詳細(xì)的信息委托合同，明確委托事項(xiàng)、雙方權(quán)利義務(wù)、保密責(zé)任、違約責(zé)任等條款。合同應(yīng)符合法律法規(guī)要求，并具有可操作性。2.在合同中明確信息的使用范圍、期限和歸還方式，確保受托方按照約定使用和處理信息。（三）監(jiān)督與指導(dǎo)1.建立對(duì)受托方的監(jiān)督機(jī)制，定期檢查受托方對(duì)信息的處理情況，確保其遵守合同約定和公司信息管理制度。2.向受托方提供必要的指導(dǎo)和培訓(xùn)，使其了解公司信息管理的要求和標(biāo)準(zhǔn)，正確處理委托信息。（四）應(yīng)急處理1.制定信息委托過程中的應(yīng)急預(yù)案，明確在信息泄露、丟失或其他突發(fā)情況下的應(yīng)急處理措施。2.一旦發(fā)生信息安全事件，委托方應(yīng)立即采取措施，通知受托方配合處理，并及時(shí)向公司管理層報(bào)告，按照應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行處置，降低損失和影響。四、受托方職責(zé)（一）資質(zhì)審查1.受托方應(yīng)向委托方提供真實(shí)、有效的資質(zhì)證明文件，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明等，以供委托方審核。2.確保自身具備處理委托信息所需的專業(yè)能力和技術(shù)條件，能夠按照委托方要求妥善處理信息。（二）保密承諾1.受托方應(yīng)在接受委托前簽署保密協(xié)議，承諾對(duì)委托方提供的信息嚴(yán)格保密，不得向任何第三方泄露或用于非委托目的。2.明確保密期限，在保密期限內(nèi)持續(xù)履行保密義務(wù)，即使委托關(guān)系終止后，仍需對(duì)相關(guān)信息保密。（三）信息處理1.按照委托合同約定的范圍、方式和期限處理信息，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或延長(zhǎng)使用期限。2.采取必要的安全措施保護(hù)信息安全，如加密存儲(chǔ)、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等，防止信息泄露、篡改或丟失。3.定期向委托方報(bào)告信息處理情況，接受委托方的監(jiān)督檢查。（四）信息歸還與銷毀1.在委托事項(xiàng)完成后，受托方應(yīng)及時(shí)將委托信息歸還給委托方，并確保信息的完整性和可用性。2.對(duì)于不再需要使用的委托信息，受托方應(yīng)按照委托方要求進(jìn)行銷毀，并提供銷毀記錄。銷毀方式應(yīng)符合信息安全要求，確保信息無法恢復(fù)。（五）違約責(zé)任1.如受托方違反保密協(xié)議或合同約定，導(dǎo)致委托方信息泄露或遭受其他損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任和賠償責(zé)任。2.委托方有權(quán)根據(jù)違約情況，采取解除合同、要求賠償損失等措施，直至追究受托方法律責(zé)任。五、信息委托流程（一）申請(qǐng)與審批1.業(yè)務(wù)部門或相關(guān)人員如需委托他人處理信息，應(yīng)填寫《信息委托申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明委托事項(xiàng)、信息內(nèi)容、受托方情況、委托期限等信息。2.《信息委托申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至公司信息管理部門進(jìn)行保密審查。信息管理部門根據(jù)信息分類和保密要求，提出審查意見。3.對(duì)于涉及核心機(jī)密信息或重要信息的委托申請(qǐng)，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批通過后方可實(shí)施。（二）合同簽訂1.經(jīng)審批通過后，委托方與受托方簽訂信息委托合同。合同文本應(yīng)經(jīng)公司法務(wù)部門審核，確保合同合法合規(guī)。2.合同簽訂后，委托方應(yīng)將合同副本提交至信息管理部門備案，以便跟蹤和監(jiān)督。（三）信息交接1.委托方按照合同約定，向受托方提供委托信息，并辦理交接手續(xù)。交接過程應(yīng)進(jìn)行記錄，雙方簽字確認(rèn)。2.受托方在接收信息時(shí)，應(yīng)對(duì)信息的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與委托方溝通解決。（四）信息處理與監(jiān)督1.受托方按照合同約定處理信息，委托方定期對(duì)受托方信息處理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查可通過現(xiàn)場(chǎng)檢查、數(shù)據(jù)抽查、報(bào)告審查等方式進(jìn)行。2.如發(fā)現(xiàn)受托方存在違規(guī)行為或信息處理異常情況，委托方應(yīng)及時(shí)要求受托方整改，并采取相應(yīng)措施確保信息安全。（五）信息歸還與終止1.委托事項(xiàng)完成后，受托方按照合同約定將委托信息歸還給委托方，并辦理歸還手續(xù)。歸還手續(xù)應(yīng)包括信息清單、交接記錄等。2.委托關(guān)系終止后，雙方應(yīng)按照保密協(xié)議約定，對(duì)相關(guān)信息繼續(xù)履行保密義務(wù)。六、信息安全保障措施（一）技術(shù)措施1.采用先進(jìn)的信息安全技術(shù)，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密算法等，對(duì)委托信息進(jìn)行保護(hù)，防止外部非法訪問和攻擊。2.定期對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。（二）人員管理1.對(duì)涉及信息委托的員工進(jìn)行信息安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和保密技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括信息安全法律法規(guī)、公司信息管理制度、保密協(xié)議等。2.與員工簽訂保密協(xié)議，明確其在信息委托過程中的保密責(zé)任和義務(wù)。對(duì)違反保密協(xié)議的員工，依法依規(guī)進(jìn)行處理。（三）物理安全1.確保信息存儲(chǔ)場(chǎng)所的物理安全，采取門禁控制、監(jiān)控系統(tǒng)、防盜報(bào)警等措施，防止信息存儲(chǔ)設(shè)備被盜、被破壞。2.對(duì)重要信息存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份，并異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е滦畔G失。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)信息委托行為進(jìn)行審計(jì)，檢查委托合同簽訂、信息處理、安全保障措施等方面的執(zhí)行情況。2.審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）定期檢查1.信息管理部門定期對(duì)受托方進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括信息處理情況、安全措施落實(shí)情況、保密制度執(zhí)行情況等。2.檢查可采取現(xiàn)場(chǎng)檢查、書面報(bào)告審查、數(shù)據(jù)比對(duì)等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)要求受托方整改。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度的委托方或受托方，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、解除合同等處罰措施。2.如因違規(guī)行為給公司造成損失的，責(zé)任方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。八、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.制定信息委托相關(guān)的培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織員工參加培訓(xùn)，提高員工對(duì)信息委托管理制度的認(rèn)識(shí)和理解。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括制度解讀、案例分析、操作流程等，確保員工掌握信息委托的規(guī)范要求和操作方法。（二）宣傳教育1.通過內(nèi)部刊物、宣傳欄、公司網(wǎng)站等渠道，宣傳信息委托管理制度的重要性和相關(guān)要求，增強(qiáng)員工的信息