一級(jí)實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度

一級(jí)實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)一級(jí)實(shí)驗(yàn)室檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在實(shí)驗(yàn)室工作中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于一級(jí)實(shí)驗(yàn)室全體工作人員及與實(shí)驗(yàn)室相關(guān)的各類(lèi)檔案管理工作。3.定義本制度所稱檔案是指實(shí)驗(yàn)室在科研、教學(xué)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。4.管理原則集中統(tǒng)一管理原則：實(shí)驗(yàn)室檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)。分類(lèi)管理原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類(lèi)，便于保管和利用。真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、可靠，如實(shí)反映實(shí)驗(yàn)室的工作歷程和實(shí)際情況。保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、檔案管理部門(mén)及職責(zé)1.檔案管理部門(mén)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理室，負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)室檔案的日常管理工作。2.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。制定和執(zhí)行檔案管理制度，指導(dǎo)并監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理工作。對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編目，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查找和利用。做好檔案的安全保密工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后組織銷(xiāo)毀。積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，為實(shí)驗(yàn)室的科研、教學(xué)、管理等提供服務(wù)。三、檔案的收集與整理1.收集范圍科研項(xiàng)目檔案：包括項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、任務(wù)書(shū)、開(kāi)題報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告、成果鑒定材料、專(zhuān)利申請(qǐng)文件等。教學(xué)檔案：教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、授課記錄、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)論文等。行政管理檔案：實(shí)驗(yàn)室的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案等。對(duì)外交流檔案：與國(guó)內(nèi)外其他機(jī)構(gòu)的合作協(xié)議、交流材料、來(lái)訪接待記錄等。儀器設(shè)備檔案：儀器設(shè)備的購(gòu)置申請(qǐng)、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說(shuō)明書(shū)、維修記錄等。聲像檔案：實(shí)驗(yàn)室的重要活動(dòng)照片、錄像帶、錄音帶等。其他具有保存價(jià)值的檔案。2.收集要求各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集上來(lái)。對(duì)于科研項(xiàng)目檔案，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項(xiàng)目完成后[X]個(gè)月內(nèi)將檔案整理好并移交檔案管理部門(mén)。教學(xué)檔案應(yīng)在每學(xué)期結(jié)束后[X]周內(nèi)移交。行政管理檔案應(yīng)隨時(shí)形成隨時(shí)收集，定期移交。檔案收集過(guò)程中要注意檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與形成部門(mén)溝通解決。3.整理方法檔案管理人員按照檔案分類(lèi)方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)。對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編制檔案目錄，填寫(xiě)檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息。對(duì)破損的檔案進(jìn)行修復(fù)，對(duì)字跡模糊或褪色的檔案進(jìn)行復(fù)制。按照檔案形成的時(shí)間順序或邏輯順序進(jìn)行排列，確保檔案的系統(tǒng)性和連貫性。四、檔案的歸檔1.歸檔時(shí)間科研項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目驗(yàn)收后[X]個(gè)月內(nèi)歸檔。教學(xué)檔案應(yīng)在每學(xué)期結(jié)束后[X]周內(nèi)歸檔。行政管理檔案應(yīng)在次年[X]月底前歸檔上一年度的檔案。儀器設(shè)備檔案應(yīng)在設(shè)備驗(yàn)收合格后[X]個(gè)月內(nèi)歸檔。聲像檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后[X]周內(nèi)整理歸檔。2.歸檔程序檔案形成部門(mén)對(duì)檔案進(jìn)行初步整理，填寫(xiě)檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間等信息。將整理好的檔案連同檔案移交清單一并移交檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，確認(rèn)無(wú)誤后在檔案移交清單上簽字，并將檔案存入檔案庫(kù)房。五、檔案的保管1.保管條件檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。配備必要的檔案保管設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲(chóng)藥等。2.檔案存放方式按照檔案分類(lèi)方案，將檔案分類(lèi)存放在檔案架上，每個(gè)檔案架應(yīng)標(biāo)明類(lèi)別和序號(hào)。對(duì)重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、密封保存等。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，異地存放。3.檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案主要包括：實(shí)驗(yàn)室的重大決策、重要會(huì)議記錄、科研成果及獎(jiǎng)勵(lì)材料、涉及國(guó)家機(jī)密和重要商業(yè)秘密的檔案等。長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括：科研項(xiàng)目檔案、教學(xué)檔案、行政管理檔案等。短期保管的檔案保管期限為[X]年以下，主要包括：一般性的文件材料、臨時(shí)性的工作記錄等。4.檔案定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，一般每年檢查一次。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、安全情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)檢查情況應(yīng)做好記錄，并建立檔案檢查臺(tái)賬。5.檔案的修復(fù)與保護(hù)對(duì)破損、褪色、霉變等受損檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)。采用科學(xué)合理的修復(fù)方法，確保檔案的原貌和信息安全。加強(qiáng)對(duì)檔案保護(hù)技術(shù)的研究和應(yīng)用，提高檔案的保管水平。六、檔案的利用1.利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案的真實(shí)性和完整性不受損害。嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)涉及保密內(nèi)容的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、復(fù)制和傳播。2.利用范圍實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部人員因科研、教學(xué)、管理等工作需要查閱檔案。上級(jí)主管部門(mén)、相關(guān)單位因工作需要查閱實(shí)驗(yàn)室檔案。司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱實(shí)驗(yàn)室檔案。3.利用手續(xù)實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。上級(jí)主管部門(mén)、相關(guān)單位查閱檔案，需出具單位介紹信，經(jīng)實(shí)驗(yàn)室分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，由檔案管理部門(mén)提供查閱服務(wù)。司法機(jī)關(guān)查閱檔案，需持有相關(guān)法律文書(shū)，經(jīng)實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱。查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。4.利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括查閱時(shí)間、查閱人姓名、單位、查閱目的、查閱檔案名稱及數(shù)量、復(fù)制情況等。5.檔案的借閱因工作需要長(zhǎng)期使用檔案的，可辦理檔案借閱手續(xù)。借閱檔案需填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和實(shí)驗(yàn)室分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。檔案借閱期限一般不超過(guò)[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)印、拍照、抄錄檔案內(nèi)容。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀1.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限和重要程度，按照國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。3.鑒定程序檔案管理部門(mén)定期對(duì)已滿保管期限的檔案進(jìn)行清理，提出需鑒定的檔案清單。檔案鑒定小組對(duì)需鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀。對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案，編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)報(bào)實(shí)驗(yàn)室分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.銷(xiāo)毀實(shí)施經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀檔案。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并確保檔案徹底銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)有兩人以上在場(chǎng)監(jiān)督，并在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。5.銷(xiāo)毀記錄檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案銷(xiāo)毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱及數(shù)量、銷(xiāo)毀人員等信息，并將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保存。八、檔案的信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.信息化管理內(nèi)容檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)檔案檢索軟件，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索。檔案利用系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案在線利用平臺(tái)，方便實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部人員和外部相關(guān)單位查閱檔案。檔案安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息的安全。3.信息化管理流程檔案數(shù)字化流程：檔案整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲(chǔ)。檔案檢索流程：用戶登錄系統(tǒng)、輸入檢索條件、系統(tǒng)檢索并顯示結(jié)果。檔案利用流程：用戶提交利用申