辦公室文件存檔管理制度

辦公室文件存檔管理制度一、總則（一）目的為加強公司辦公室文件的規(guī)范化管理，確保文件資料的完整性、準確性和安全性，便于文件的查閱、使用和追溯，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在日常辦公過程中形成的各類文件，包括但不限于紙質文件、電子文件、合同協(xié)議、會議紀要、報告等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司辦公室負責統(tǒng)一管理各類文件存檔工作，確保文件管理的一致性和規(guī)范性。2.分類管理原則：根據(jù)文件的性質、來源、時間等因素進行分類，便于文件的查找和使用。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，確保文件的安全，防止文件泄露、丟失或損壞。4.方便利用原則：在確保文件安全保密的前提下，充分考慮文件的利用需求，提高文件的查閱效率。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、決定、決議等。2.人事文件：涉及員工招聘、培訓、考核、晉升、薪酬福利、勞動合同等方面的文件。3.財務文件：財務預算、決算、報表、審計報告、資金管理等文件。4.業(yè)務文件：與公司業(yè)務相關的合同協(xié)議、項目文檔、市場調研報告、業(yè)務報表等。5.會議文件：各類會議的會議紀要、議程、報告、發(fā)言稿等。6.其他文件：不屬于以上分類的其他文件，如介紹信、證明信、榮譽證書等。（二）文件編號1.編號規(guī)則：文件編號采用“年份+部門代碼+文件類別代碼+順序號”的格式。例如，2023年行政部發(fā)布的第5號文件，編號為“2023XZ05”。2.部門代碼：根據(jù)公司組織架構確定各部門的代碼，如行政部為“XZ”，人事部為“RS”，財務部為“CW”等。3.文件類別代碼：按照文件分類確定各類文件的代碼，如行政文件為“01”，人事文件為“02”，財務文件為“03”等。4.順序號：同一部門、同一類別文件按發(fā)布時間順序依次編號。三、文件存檔流程（一）文件形成1.各部門在工作過程中產生的文件，由文件起草人負責及時整理和完善。2.文件起草人應確保文件內容準確、完整、格式規(guī)范，并按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。（二）文件收集1.文件審批通過后，由文件起草人或相關責任人將文件原件及電子文檔收集齊全。2.對于重要文件或涉及多個部門的文件，應確保各相關部門均留存一份原件。（三）文件整理1.收集后的文件按照分類標準進行整理，去除無關的附件和重復內容。2.對紙質文件進行編號、裝訂，確保文件順序整齊、牢固。3.電子文件應按照命名規(guī)則進行命名，并存儲在指定的文件夾中。（四）文件審核1.文件整理完成后，由部門負責人對文件的完整性、準確性和規(guī)范性進行審核。2.審核通過后的文件方可提交至公司辦公室進行存檔。（五）文件存檔1.公司辦公室收到各部門提交的文件后，進行再次審核，并按照編號順序進行存檔。2.紙質文件應存放在專門的文件柜中，按照類別和年份進行分類存放。3.電子文件應備份存儲在服務器和外部存儲設備上，并建立相應的索引目錄，便于查找。四、文件查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部員工因工作需要查閱文件的，可向公司辦公室提出申請。2.查閱涉及公司機密的文件，需經公司領導批準。（二）查閱流程1.查閱人填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等信息。2.《文件查閱申請表》經部門負責人簽字同意后，提交至公司辦公室。3.公司辦公室根據(jù)申請內容進行審核，審核通過后安排查閱，并做好查閱記錄。（三）借閱權限1.因特殊原因需要借閱文件的，需經公司領導批準。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱流程1.借閱人填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱期限等信息。2.《文件借閱申請表》經部門負責人和公司領導簽字同意后，提交至公司辦公室。3.公司辦公室根據(jù)申請內容進行審核，審核通過后將文件借給借閱人，并做好借閱登記。4.借閱人應妥善保管借閱的文件，不得擅自轉借、復印、涂改或丟失。如因保管不善造成文件損壞或丟失的，應承擔相應的賠償責任。五、文件保管與維護（一）保管環(huán)境1.公司辦公室應設置專門的文件檔案室，保持檔案室的清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合文件保管要求。2.文件檔案室應配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保文件的安全。（二）定期盤點1.公司辦公室應定期對文件進行盤點，確保文件的數(shù)量、種類與存檔記錄一致。2.盤點過程中如發(fā)現(xiàn)文件丟失、損壞或其他異常情況，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。（三）文件維護1.對紙質文件應定期進行檢查，如發(fā)現(xiàn)文件有破損、褪色等情況，應及時進行修復或更換。2.對電子文件應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應定期對電子文件進行殺毒處理，確保文件的安全性。六、文件銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的文件。2.因工作失誤或其他原因形成的重復、多余、錯誤的文件。3.涉及公司機密且已不再需要的文件，經公司領導批準后進行銷毀。（二）銷毀流程1.由公司辦公室定期清理需銷毀的文件，并填寫《文件銷毀申請表》，注明文件的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《文件銷毀申請表》經部門負責人和公司領導簽字同意后，提交至公司辦公室。3.公司辦公室安排專人負責文件銷毀工作，銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。4.文件銷毀可采用粉碎、焚燒等方式進行，確保文件信息無法恢復。七、保密規(guī)定（一）保密責任1.公司全體員工應嚴格遵守公司的保密制度，對涉及公司機密的文件予以保密。2.文件管理人員應加強對文件的保密管理，確保文件在存檔、查閱、借閱等過程中的安全。（二）保密措施1.對涉及公司機密的文件應進行加密存儲，并設置訪問權限。2.在文件查閱、借閱過程中，應嚴格控制知悉范圍，不得將文件內容泄露給無關人員。3.禁止在非保密場所談論涉及公司機密的文件內容。（三）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)員工違反保密規(guī)定，泄露公司機密文件的，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因文件