公司電子檔文件管理制度

公司電子檔文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電子檔文件的管理，確保電子檔文件的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在工作中形成、使用和管理的電子檔文件。（三）定義1.電子檔文件：指公司在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的，以數(shù)字形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?.電子檔文件管理：包括電子檔文件的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等全過(guò)程管理。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司電子檔文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司指定的部門負(fù)責(zé)歸口管理，確保電子檔文件管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.全程管理原則：對(duì)電子檔文件形成、辦理、傳輸、保管、利用、鑒定、銷毀等每一項(xiàng)工作環(huán)節(jié)實(shí)施全過(guò)程管理，確保電子檔文件始終處于受控狀態(tài)。3.前端控制原則：對(duì)電子檔文件管理的各項(xiàng)要求應(yīng)在文件形成或辦理過(guò)程中同步實(shí)施，確保電子檔文件的真實(shí)、完整、可用和安全。4.便于利用原則：以方便公司員工和相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)對(duì)電子檔文件的查詢、借閱、使用為出發(fā)點(diǎn)，合理組織和優(yōu)化電子檔文件管理流程，提高電子檔文件的利用效率。二、電子檔文件的形成與收集（一）形成要求1.公司員工在業(yè)務(wù)活動(dòng)中應(yīng)按照公司規(guī)定的文件格式、內(nèi)容要求和審批流程，及時(shí)形成電子檔文件。電子檔文件應(yīng)確保內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，表述清晰，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。2.電子檔文件應(yīng)采用通用的、標(biāo)準(zhǔn)的文件格式進(jìn)行存儲(chǔ)，如.doc、.xls、.ppt、.pdf等，以保證文件的可讀性和兼容性。對(duì)于特殊格式的文件，應(yīng)同時(shí)提供相應(yīng)的閱讀軟件或說(shuō)明。3.電子檔文件應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，命名應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，能夠準(zhǔn)確反映文件的主題、內(nèi)容、時(shí)間等關(guān)鍵信息，便于文件的查找和識(shí)別。命名規(guī)則如下：項(xiàng)目名稱（如有）+文件主題+日期+版本號(hào)+作者姓名（如有）+文件擴(kuò)展名示例：[XX項(xiàng)目]項(xiàng)目策劃方案_20XX年X月X日_V1_張三.doc（二）收集職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門電子檔文件的收集工作，確保本部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類電子檔文件及時(shí)、完整地收集齊全。2.對(duì)于跨部門協(xié)作項(xiàng)目形成的電子檔文件，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門進(jìn)行收集，并按照項(xiàng)目管理要求進(jìn)行整理和歸檔。3.公司內(nèi)部的會(huì)議、培訓(xùn)、活動(dòng)等產(chǎn)生的電子檔文件，由組織部門或活動(dòng)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)收集，并及時(shí)移交至公司指定的電子檔文件管理部門。（三）收集流程1.業(yè)務(wù)活動(dòng)完成后，文件形成人員應(yīng)及時(shí)將電子檔文件提交給本部門的文件收集責(zé)任人。2.文件收集責(zé)任人對(duì)收集到的電子檔文件進(jìn)行初步審核，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性和格式規(guī)范性等，對(duì)不符合要求的文件及時(shí)反饋給文件形成人員進(jìn)行修改完善。3.各部門定期（每月/每季度）將本部門收集整理好的電子檔文件清單報(bào)送至公司指定的電子檔文件管理部門，同時(shí)將電子檔文件通過(guò)指定的存儲(chǔ)介質(zhì)或網(wǎng)絡(luò)共享方式移交至電子檔文件管理部門。三、電子檔文件的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照公司制定的分類方案和編號(hào)規(guī)則，對(duì)電子檔文件進(jìn)行分類整理和編號(hào)，確保文件分類科學(xué)、編號(hào)唯一。（二）分類方案公司電子檔文件按照以下類別進(jìn)行分類：1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等行政公文。2.人事文件類：包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、檔案管理等方面的文件。3.財(cái)務(wù)文件類：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、合同等財(cái)務(wù)相關(guān)文件。4.業(yè)務(wù)文件類：根據(jù)公司業(yè)務(wù)范圍，進(jìn)一步細(xì)分為市場(chǎng)營(yíng)銷、項(xiàng)目管理、技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)等業(yè)務(wù)板塊的文件。5.其他文件類：不屬于上述類別的其他文件，如會(huì)議紀(jì)要、活動(dòng)記錄、客戶資料等。（三）編號(hào)規(guī)則1.電子檔文件編號(hào)采用“年份+類別代碼+順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.年份：用四位數(shù)字表示文件形成的年份，如“20XX”。3.類別代碼：根據(jù)上述分類方案，為每個(gè)類別設(shè)定相應(yīng)的代碼，如行政文件類為“XZ”，人事文件類為“RS”等。4.順序號(hào)：按照文件形成的先后順序，為同一類別下的文件依次編制順序號(hào)，從“001”開(kāi)始，如“20XXXZ001”表示20XX年形成的第1份行政文件。（四）歸檔要求1.電子檔文件管理部門在接收各部門移交的電子檔文件后，應(yīng)按照分類方案和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行再次整理和核對(duì)，確保文件分類準(zhǔn)確、編號(hào)無(wú)誤。2.對(duì)整理好的電子檔文件，應(yīng)按照年度、類別進(jìn)行存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，將文件存儲(chǔ)在指定的電子存儲(chǔ)設(shè)備或服務(wù)器上，并定期進(jìn)行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.歸檔的電子檔文件應(yīng)同時(shí)建立相應(yīng)的電子目錄，目錄應(yīng)包含文件編號(hào)、文件名、文件日期、文件作者、文件大小、文件格式等詳細(xì)信息，便于文件的檢索和查詢。四、電子檔文件的保管（一）存儲(chǔ)設(shè)備管理1.公司應(yīng)配備專門的電子存儲(chǔ)設(shè)備用于存儲(chǔ)電子檔文件，如服務(wù)器、磁盤陣列、磁帶庫(kù)等，并定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備良好的安全性和可靠性，設(shè)置必要的訪問(wèn)權(quán)限和密碼保護(hù)措施，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。3.對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備中的數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，如異地的數(shù)據(jù)中心或外部存儲(chǔ)介質(zhì)，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。備份周期可根據(jù)文件的重要性和變化頻率確定，一般為每周/每月/每季度進(jìn)行一次全量備份，每天進(jìn)行增量備份。（二）存儲(chǔ)環(huán)境管理1.電子檔文件存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和通風(fēng)條件，溫度一般控制在18℃27℃之間，濕度控制在40%60%之間，以防止電子檔文件因環(huán)境因素受損。2.存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，配備必要的消防器材、除濕設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等，確保電子檔文件的安全存儲(chǔ)。3.對(duì)存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)定期進(jìn)行清潔和檢查，及時(shí)清理灰塵、雜物等，防止因灰塵積累影響存儲(chǔ)設(shè)備的散熱和正常運(yùn)行。（三）訪問(wèn)權(quán)限管理1.根據(jù)工作需要，為不同人員設(shè)置不同的電子檔文件訪問(wèn)權(quán)限，確保文件的安全性和保密性。訪問(wèn)權(quán)限分為只讀、可編輯、可刪除等不同級(jí)別，應(yīng)根據(jù)員工的工作職責(zé)和崗位需求進(jìn)行合理分配。2.員工訪問(wèn)電子檔文件時(shí)，應(yīng)使用公司統(tǒng)一分配的賬號(hào)和密碼登錄系統(tǒng)，不得擅自將賬號(hào)和密碼告知他人。如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)被盜用或異常情況，應(yīng)及時(shí)通知公司電子檔文件管理部門進(jìn)行處理。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的電子檔文件，應(yīng)嚴(yán)格限制訪問(wèn)范圍，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)。對(duì)機(jī)密文件的訪問(wèn)應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的記錄，包括訪問(wèn)時(shí)間、訪問(wèn)人員、訪問(wèn)內(nèi)容等，以便進(jìn)行審計(jì)和追溯。五、電子檔文件的利用（一）利用申請(qǐng)1.公司員工因工作需要查閱、借閱電子檔文件時(shí)，應(yīng)填寫《電子檔文件利用申請(qǐng)表》，注明文件名稱、編號(hào)、利用目的、利用時(shí)間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)員工的工作需要和文件的保密級(jí)別，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后方可將申請(qǐng)表提交至公司電子檔文件管理部門。（二）查閱與借閱1.電子檔文件管理部門根據(jù)審批通過(guò)的申請(qǐng)表，為申請(qǐng)人提供相應(yīng)的電子檔文件查閱或借閱服務(wù)。查閱電子檔文件時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自復(fù)制、傳播或更改文件內(nèi)容。2.借閱電子檔文件時(shí)，電子檔文件管理部門應(yīng)與申請(qǐng)人簽訂《電子檔文件借閱協(xié)議》，明確借閱期限、歸還時(shí)間、保密責(zé)任等事項(xiàng)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.申請(qǐng)人應(yīng)按照協(xié)議要求按時(shí)歸還借閱的電子檔文件，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向電子檔文件管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）共享與發(fā)布1.對(duì)于需要在公司內(nèi)部共享或發(fā)布的電子檔文件，由文件形成部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行共享或發(fā)布。2.共享或發(fā)布電子檔文件時(shí)，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限和密碼保護(hù)措施，確保文件的安全性和保密性。同時(shí)，應(yīng)明確共享或發(fā)布的范圍、期限等信息，避免文件被不當(dāng)使用或傳播。3.對(duì)共享或發(fā)布的電子檔文件，應(yīng)定期進(jìn)行清理和更新，確保文件的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。六、電子檔文件的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)公司的業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理要求，定期對(duì)電子檔文件進(jìn)行鑒定，確定文件的保存價(jià)值和保管期限。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、便于利用的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織公司成立電子檔文件鑒定小組，由公司領(lǐng)導(dǎo)、電子檔文件管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)制定鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方案，組織實(shí)施電子檔文件的鑒定工作，并對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。（三）鑒定方法1.鑒定小組根據(jù)文件的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容、用途、保密級(jí)別等因素，綜合考慮文件的保存價(jià)值和保管期限。2.對(duì)于具有重要?dú)v史價(jià)值、法律憑證作用、長(zhǎng)期參考利用價(jià)值的文件，應(yīng)予以長(zhǎng)期保存；對(duì)于在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的文件，可確定適當(dāng)?shù)谋９芷谙蓿粚?duì)于已失去保存價(jià)值的文件，應(yīng)予以銷毀。3.鑒定小組在鑒定過(guò)程中，應(yīng)形成詳細(xì)的鑒定記錄，包括文件名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、保存價(jià)值、保管期限等信息，并將鑒定結(jié)果填寫在《電子檔文件鑒定審批表》上。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，需要銷毀的電子檔文件由電子檔文件管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。2.銷毀電子檔文件時(shí)，應(yīng)采用安全可靠的銷毀方式，如數(shù)據(jù)擦除、物理粉碎等，確保文件數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。3.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀方式、銷毀人員等信息，并由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備查閱。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)公司設(shè)立電子檔文件管理監(jiān)督小組，由公司內(nèi)部審計(jì)部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等相關(guān)人員組成。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)公司電子檔文件管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查，確保電子檔文件管理制度的有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.電子檔文件的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的工作是否符合本制度的要求。2.電子檔文件管理部門的人員職責(zé)履行情況，包括文件收集、整理、存儲(chǔ)、維護(hù)、訪問(wèn)權(quán)限管理等工作的執(zhí)行情況。3.各部門對(duì)電子檔文件管理工作的重視程度和配合情況，是否存在違反制度規(guī)定的行為。（三）檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督小組每[X]年對(duì)公司電子檔文件管理工作進(jìn)行一次全面檢查，檢查內(nèi)容包括文件管理流程、存儲(chǔ)設(shè)備、訪問(wèn)權(quán)限等方面，并形成檢查報(bào)告。2.不定期抽查：監(jiān)督小組根據(jù)工作需要，不定期對(duì)部分部門或特定時(shí)間段的電子檔文件管理工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)電子檔文件管理工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題或出現(xiàn)的突發(fā)事件，組織開(kāi)展專項(xiàng)檢查，深入分析原因，提出改進(jìn)措施。（四）問(wèn)題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)向責(zé)任部門或個(gè)人發(fā)出整改通知，要求限期整改。2.