公司財(cái)務(wù)電算化管理制度

公司財(cái)務(wù)電算化管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)電算化工作的管理，規(guī)范財(cái)務(wù)電算化操作流程，提高財(cái)務(wù)工作效率，確保財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性、安全性和完整性，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)電算化管理工作。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)財(cái)務(wù)電算化的法律法規(guī)和規(guī)章制度。2.規(guī)范性原則：規(guī)范財(cái)務(wù)電算化操作流程，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。3.安全性原則：采取有效措施保障財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。4.效率性原則：充分利用電算化技術(shù)，提高財(cái)務(wù)工作效率，降低財(cái)務(wù)成本。二、財(cái)務(wù)電算化崗位設(shè)置與職責(zé)（一）崗位設(shè)置1.電算主管：負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)的整體管理和協(xié)調(diào)工作。2.系統(tǒng)操作員：負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)軟件的日常操作，錄入會(huì)計(jì)憑證、登記賬簿等。3.審核記賬員：對(duì)系統(tǒng)操作員錄入的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行審核，確保憑證的準(zhǔn)確性和合法性。4.電算維護(hù)員：負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)的硬件和軟件維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。5.數(shù)據(jù)分析員：負(fù)責(zé)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為公司決策提供支持。（二）崗位職責(zé)1.電算主管負(fù)責(zé)制定財(cái)務(wù)電算化管理制度和操作規(guī)程，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)的權(quán)限管理，分配各崗位的操作權(quán)限。負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口工作。定期對(duì)財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)的運(yùn)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，提出改進(jìn)意見和建議。2.系統(tǒng)操作員嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)軟件的操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保會(huì)計(jì)憑證錄入的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)軟件的日常維護(hù)，包括數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)等工作。及時(shí)處理系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題，如遇重大問題及時(shí)報(bào)告電算主管。3.審核記賬員對(duì)系統(tǒng)操作員錄入的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行認(rèn)真審核，檢查憑證的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性。審核無(wú)誤后，對(duì)憑證進(jìn)行記賬處理，并打印輸出相關(guān)賬簿和報(bào)表。定期對(duì)審核記賬工作進(jìn)行總結(jié)，提出改進(jìn)措施和建議。4.電算維護(hù)員負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)的硬件設(shè)備維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)軟件的安裝、升級(jí)和維護(hù)，及時(shí)解決軟件運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題。定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查，防范計(jì)算機(jī)病毒和網(wǎng)絡(luò)攻擊。協(xié)助系統(tǒng)操作員進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)工作。5.數(shù)據(jù)分析員負(fù)責(zé)收集、整理和分析財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，為公司決策提供支持。定期編制財(cái)務(wù)分析報(bào)告，對(duì)公司的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果進(jìn)行分析和評(píng)價(jià)。協(xié)助其他部門進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢和統(tǒng)計(jì)工作。三、財(cái)務(wù)電算化操作流程（一）系統(tǒng)初始化1.根據(jù)公司財(cái)務(wù)核算要求，設(shè)置會(huì)計(jì)科目、賬套參數(shù)、憑證類型等基礎(chǔ)信息。2.錄入初始余額，確保期初數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。3.對(duì)操作人員進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，明確各崗位的操作權(quán)限。（二）憑證錄入1.系統(tǒng)操作員根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證，按照財(cái)務(wù)軟件的操作界面要求錄入會(huì)計(jì)憑證。2.憑證錄入過程中，要確保摘要清晰、科目準(zhǔn)確、金額正確，借貸平衡。3.錄入完畢后，對(duì)憑證進(jìn)行保存，并打印輸出紙質(zhì)憑證。（三）憑證審核1.審核記賬員對(duì)系統(tǒng)操作員錄入的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括憑證的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性、完整性等。3.審核無(wú)誤后，在憑證上加蓋審核章，并進(jìn)行記賬處理。（四）記賬處理1.審核通過的憑證由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行記賬處理。2.記賬過程中，系統(tǒng)自動(dòng)更新相關(guān)賬簿數(shù)據(jù)，如總賬、明細(xì)賬、日記賬等。3.記賬完成后，生成各類財(cái)務(wù)報(bào)表，如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。（五）期末處理1.期末結(jié)賬前，系統(tǒng)操作員要對(duì)本期所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行檢查，確保憑證全部錄入、審核和記賬。2.進(jìn)行期末轉(zhuǎn)賬定義，如計(jì)提折舊、結(jié)轉(zhuǎn)損益等。3.執(zhí)行期末結(jié)賬操作，系統(tǒng)自動(dòng)將本期數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)到下期，并生成期末結(jié)賬報(bào)告。四、財(cái)務(wù)電算化數(shù)據(jù)管理（一）數(shù)據(jù)備份1.系統(tǒng)操作員每天工作結(jié)束后，要對(duì)當(dāng)天的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。2.備份數(shù)據(jù)要存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，如移動(dòng)硬盤、光盤等。3.備份數(shù)據(jù)要定期進(jìn)行異地存放，以防數(shù)據(jù)丟失。（二）數(shù)據(jù)恢復(fù)1.在系統(tǒng)出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失的情況下，需要進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)操作。2.數(shù)據(jù)恢復(fù)要嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行，由電算維護(hù)員負(fù)責(zé)操作。3.恢復(fù)數(shù)據(jù)前，要對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（三）數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與保管1.財(cái)務(wù)電算化數(shù)據(jù)要存儲(chǔ)在專門的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，確保數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)。2.存儲(chǔ)設(shè)備要定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止設(shè)備損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。3.財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)要嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得擅自訪問和修改。五、財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)安全管理（一）安全制度1.建立健全財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)安全管理制度，明確安全責(zé)任和操作流程。2.加強(qiáng)對(duì)操作人員的安全教育，提高安全意識(shí)，防止因操作不當(dāng)導(dǎo)致安全事故。（二）網(wǎng)絡(luò)安全1.安裝防火墻、殺毒軟件等網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。2.定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備進(jìn)行更新和維護(hù)，確保其有效性。3.對(duì)財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)訪問進(jìn)行嚴(yán)格控制，設(shè)置用戶權(quán)限和密碼，防止非法訪問。（三）數(shù)據(jù)安全1.對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全性。2.定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的地方。3.嚴(yán)格限制對(duì)數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和修改數(shù)據(jù)。（四）系統(tǒng)安全審計(jì)1.建立系統(tǒng)安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)的操作進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和審計(jì)。2.審計(jì)內(nèi)容包括用戶登錄、操作記錄、數(shù)據(jù)修改等，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)進(jìn)行處理。3.定期對(duì)系統(tǒng)安全審計(jì)結(jié)果進(jìn)行分析和總結(jié)，不斷完善系統(tǒng)安全管理措施。六、財(cái)務(wù)電算化檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)的各類文檔資料，如系統(tǒng)說明書、操作手冊(cè)、維護(hù)手冊(cè)等。2.會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等紙質(zhì)檔案的電子副本。3.數(shù)據(jù)備份介質(zhì)，如移動(dòng)硬盤、光盤等。（二）檔案保管1.財(cái)務(wù)電算化檔案要由專人負(fù)責(zé)保管，確保檔案的安全和完整。2.檔案保管期限要按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般會(huì)計(jì)憑證、賬簿等保管期限為15年，財(cái)務(wù)報(bào)表等保管期限為10年。3.檔案保管地點(diǎn)要具備防火、防潮、防蟲等條件，防止檔案損壞。（三）檔案查閱與借閱1.內(nèi)部人員查閱財(cái)務(wù)電算化檔案，要填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)電算主管批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外部單位查閱財(cái)務(wù)電算化檔案，要持有單位介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.借閱財(cái)務(wù)電算化檔案，要辦理借閱手續(xù)，注明借閱期限和歸還日期，借閱人員要妥善保管檔案，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借或丟失。七、財(cái)務(wù)電算化培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.根據(jù)公司財(cái)務(wù)電算化工作的需要，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃。2.培訓(xùn)計(jì)劃要包括培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)對(duì)象等。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.財(cái)務(wù)軟件的操作技能培訓(xùn)，包括系統(tǒng)初始化、憑證錄入、審核記賬、報(bào)表生成等。2.計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)，如操作系統(tǒng)、辦公軟件等。3.財(cái)務(wù)電算化安全知識(shí)培訓(xùn)，如網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全等。（三）培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)：由公司內(nèi)部的電算主管或業(yè)務(wù)骨干進(jìn)行培訓(xùn)。2.外部培訓(xùn)：邀請(qǐng)財(cái)務(wù)軟件供應(yīng)商或?qū)I(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行培訓(xùn)。（四）考核制度1.建立財(cái)務(wù)電算化培訓(xùn)考核制度，對(duì)參加培訓(xùn)的人員進(jìn)行考核