往來對賬函管理制度

往來對賬函管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司往來對賬函的管理流程，確保公司往來賬務(wù)清晰、準確，保障公司資產(chǎn)安全，維護公司合法權(quán)益，加強公司內(nèi)部財務(wù)管理和風險控制。2.適用范圍本制度適用于公司與供應(yīng)商、客戶、關(guān)聯(lián)方等涉及往來賬款的單位之間的對賬函管理工作。3.基本原則準確及時原則：往來對賬函應(yīng)準確記錄往來款項的明細及余額，確保信息的真實性和完整性。對賬工作應(yīng)按照規(guī)定的時間節(jié)點及時進行，不得拖延。明確責任原則：明確各部門及相關(guān)人員在往來對賬函管理工作中的職責，做到責任清晰，避免出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。風險防控原則：通過規(guī)范的對賬流程和有效的對賬措施，及時發(fā)現(xiàn)和解決往來賬款中的問題，防范財務(wù)風險。二、管理職責1.財務(wù)部門負責往來對賬函的設(shè)計、制作、發(fā)放和回收工作。組織實施往來賬款的核對工作，對核對結(jié)果進行分析和處理，編制往來賬款余額調(diào)節(jié)表。定期對往來對賬函管理工作進行總結(jié)和匯報，向上級領(lǐng)導提供往來賬款的相關(guān)信息和分析報告。負責往來對賬函相關(guān)文件和資料的存檔保管工作。2.業(yè)務(wù)部門協(xié)助財務(wù)部門開展往來賬款的核對工作，提供與往來業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、訂單、發(fā)票、出入庫單等資料。負責與客戶、供應(yīng)商等外部單位溝通協(xié)調(diào)往來對賬事宜，確保對賬工作順利進行。對往來賬款的核對結(jié)果進行確認，及時反饋異常情況，并配合財務(wù)部門進行調(diào)查和處理。3.審計部門對往來對賬函管理工作進行審計監(jiān)督，檢查往來對賬流程是否合規(guī)，對賬結(jié)果是否準確。對往來賬款中的重大問題進行專項審計，提出審計意見和建議，督促相關(guān)部門進行整改。三、往來對賬函的設(shè)計與制作1.格式設(shè)計往來對賬函應(yīng)具備統(tǒng)一的格式，內(nèi)容應(yīng)包括公司名稱、對方單位名稱、對賬期間、往來賬款明細（包括期初余額、本期借方發(fā)生額、本期貸方發(fā)生額、期末余額）、對賬說明、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等。2.內(nèi)容要求往來賬款明細應(yīng)清晰準確，按照業(yè)務(wù)類別、款項性質(zhì)等進行分類列示，確保雙方能夠清楚了解每一筆往來款項的情況。對賬說明應(yīng)明確對賬的依據(jù)、對賬方法以及如有差異應(yīng)如何處理等內(nèi)容，以便雙方進行核對和溝通。聯(lián)系人及聯(lián)系方式應(yīng)填寫具體負責對賬工作的人員姓名、電話、郵箱等信息，確保雙方能夠及時取得聯(lián)系。3.制作流程財務(wù)部門根據(jù)往來賬款的實際情況，設(shè)計并打印往來對賬函。往來對賬函應(yīng)加蓋公司公章，并由財務(wù)負責人簽字確認。四、往來對賬函的發(fā)放1.發(fā)放對象往來對賬函應(yīng)發(fā)送給與公司有往來賬款的供應(yīng)商、客戶、關(guān)聯(lián)方等單位。2.發(fā)放方式紙質(zhì)對賬函可通過郵寄或?qū)Ｈ怂瓦_的方式發(fā)送給對方單位。郵寄時應(yīng)選擇可靠的快遞公司，并保留快遞憑證，以備查詢。電子對賬函可通過電子郵件的方式發(fā)送給對方單位，但應(yīng)確保郵件內(nèi)容清晰完整，且對方能夠收到并打開查看。發(fā)送電子郵件時應(yīng)保留郵件發(fā)送記錄，包括郵件主題、收件人郵箱、發(fā)送時間等信息。3.發(fā)放時間定期對賬：財務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定的時間周期（如月度、季度、半年度、年度）編制往來對賬函，并在規(guī)定時間內(nèi)發(fā)放給對方單位。一般情況下，月度對賬函應(yīng)在次月上旬發(fā)放，季度對賬函應(yīng)在季度結(jié)束后15日內(nèi)發(fā)放，半年度對賬函應(yīng)在半年度結(jié)束后30日內(nèi)發(fā)放，年度對賬函應(yīng)在年度結(jié)束后45日內(nèi)發(fā)放。不定期對賬：如遇特殊情況（如往來賬款出現(xiàn)異常波動、對方單位提出對賬要求等），財務(wù)部門應(yīng)及時編制往來對賬函，并發(fā)放給對方單位進行核對。五、往來賬款的核對1.核對方式雙方直接核對：財務(wù)部門將往來對賬函發(fā)送給對方單位后，對方單位應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)進行核對，并將核對結(jié)果反饋給財務(wù)部門。雙方可通過電話、郵件、傳真等方式進行溝通協(xié)調(diào)，對往來賬款的差異進行核實和確認。實地核對：對于往來賬款金額較大、情況復(fù)雜或存在疑問的，可由財務(wù)部門會同業(yè)務(wù)部門組成核對小組，前往對方單位進行實地核對。實地核對時應(yīng)查閱對方單位的相關(guān)賬目、憑證、文件等資料，并與我方的記錄進行比對，確保往來賬款的真實性和準確性。2.核對時間對方單位應(yīng)在收到往來對賬函后的[X]個工作日內(nèi)進行核對，并將核對結(jié)果反饋給財務(wù)部門。如遇特殊情況需要延期的，應(yīng)提前與財務(wù)部門溝通協(xié)商，并說明原因。財務(wù)部門在收到對方單位的核對結(jié)果后，應(yīng)及時進行分析和處理。如發(fā)現(xiàn)存在差異，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)與對方單位進一步溝通核實，直至雙方核對一致。3.核對結(jié)果處理核對一致：如雙方核對結(jié)果一致，財務(wù)部門應(yīng)在往來對賬函上加蓋“核對無誤”章，并由雙方經(jīng)辦人簽字確認。同時，財務(wù)部門應(yīng)將往來對賬函及相關(guān)資料進行整理歸檔，作為往來賬款核算的依據(jù)。存在差異：如雙方核對結(jié)果存在差異，財務(wù)部門應(yīng)與對方單位共同查找差異原因，并編制往來賬款余額調(diào)節(jié)表。往來賬款余額調(diào)節(jié)表應(yīng)詳細記錄雙方往來賬款的差異情況、差異原因及調(diào)整建議，經(jīng)雙方經(jīng)辦人簽字確認后，作為往來賬款核算和調(diào)整的依據(jù)。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)往來賬款余額調(diào)節(jié)表及時調(diào)整賬務(wù)，并跟蹤差異款項的處理情況，確保往來賬款余額的準確性。六、往來對賬函的回收與存檔1.回收要求財務(wù)部門應(yīng)及時跟蹤往來對賬函的回收情況，對于逾期未反饋核對結(jié)果的對方單位，應(yīng)主動與其溝通聯(lián)系，督促其盡快完成核對工作并反饋結(jié)果。對方單位反饋核對結(jié)果后，應(yīng)將往來對賬函原件或加蓋對方單位公章的復(fù)印件回收存檔，作為往來賬款核對及后續(xù)管理的重要依據(jù)。2.存檔管理財務(wù)部門應(yīng)指定專人負責往來對賬函的存檔保管工作，確保往來對賬函的完整性和安全性。往來對賬函應(yīng)按照年度、往來單位名稱等進行分類整理，并建立電子和紙質(zhì)檔案。電子檔案應(yīng)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放于專門的檔案柜中，便于查閱和保管。往來對賬函的存檔期限應(yīng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。存檔期滿后，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導批準，可按照規(guī)定的程序進行銷毀處理。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查審計部門應(yīng)定期對往來對賬函管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括往來對賬函的設(shè)計制作、發(fā)放回收、核對處理、存檔保管等環(huán)節(jié)是否合規(guī)，往來賬款余額調(diào)節(jié)表是否準確完整等。財務(wù)部門應(yīng)定期對往來對賬函管理工作進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，不斷完善往來對賬函管理制度和流程。2.考核機制公司將往來對賬函管理工作納入相關(guān)部門和人員的績效考核體系，對在往來對賬函管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人給予表彰和獎勵，對因工作失誤或失職導致往來賬款出現(xiàn)問題的部門和個人進行嚴肅問責?？己酥笜丝砂ㄍ鶃韺~函