安監(jiān)局文檔管理制度

安監(jiān)局文檔管理制度一、總則（一）目的為加強安監(jiān)局文檔管理，確保各類文件資料的規(guī)范、有序、安全保存和有效利用，提高工作效率和決策科學性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于安監(jiān)局各科室、下屬單位及其工作人員在履行職責過程中所形成的各類文件、資料、記錄等的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：安監(jiān)局設立專門的文檔管理機構或指定專人負責文檔管理工作，對各類文檔進行集中統(tǒng)一管理。2.分類分級原則：按照文檔的來源、內(nèi)容、性質(zhì)等進行分類，并根據(jù)其重要程度和保密級別進行分級管理。3.準確及時原則：確保文檔的內(nèi)容準確、完整，及時進行收集、整理、歸檔和更新，保證文檔的時效性。4.安全保密原則：采取有效措施，確保文檔的安全，防止文檔的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。二、文檔分類與編號（一）分類1.法規(guī)政策類：國家、地方有關安全生產(chǎn)的法律法規(guī)、政策文件、標準規(guī)范等。2.工作文件類：安監(jiān)局印發(fā)的各類通知、通報、報告、請示、批復、會議紀要等。3.業(yè)務資料類：安全生產(chǎn)監(jiān)管工作中涉及的各類檢查記錄、執(zhí)法文書、事故調(diào)查報告、隱患排查治理資料等。4.人事檔案類：安監(jiān)局工作人員的個人檔案，包括入職資料、考核記錄、獎懲情況等。5.財務檔案類：安監(jiān)局的財務收支憑證、報表、審計報告等。6.其他類：不屬于上述類別，但對安監(jiān)局工作有參考價值的文件、資料等。（二）編號1.法規(guī)政策類：按照法規(guī)政策的發(fā)布時間、文號等進行編號。2.工作文件類：以年度為單位，按照文件的發(fā)文順序進行編號，如“安監(jiān)發(fā)[XXXX]XX號”。3.業(yè)務資料類：根據(jù)業(yè)務類型和資料形成時間進行編號，確保同一業(yè)務類型的資料編號連續(xù)。4.人事檔案類：按照人員編號或檔案類別進行編號。5.財務檔案類：依據(jù)財務檔案管理的相關規(guī)定進行編號。6.其他類：根據(jù)資料的性質(zhì)和內(nèi)容，自行制定編號規(guī)則。三、文檔收集與整理（一）收集1.各科室、下屬單位應明確專人負責文件資料的收集工作，按照規(guī)定的時間和范圍及時收集本科室（單位）形成的各類文件、資料。2.對上級部門下發(fā)的文件，應及時簽收、登記，并分發(fā)至相關科室（單位）。3.工作人員在工作過程中形成的文件、資料，應在完成后及時交至本科室（單位）的文件收集負責人。（二）整理1.收集到的文件資料應進行初步整理，去除重復、無用的文件，按照分類標準進行分類。2.對每份文件資料進行編號，并在文件首頁右上角加蓋編號章。3.檢查文件資料的完整性，對缺頁、破損等情況進行修復或補充。4.按照文件的形成時間或重要程度進行排序，確保文件資料的排列有序。四、文檔歸檔（一）歸檔范圍1.法規(guī)政策類文件一經(jīng)收到，應及時歸檔。2.工作文件類在辦理完畢后，由承辦科室（單位）整理歸檔。3.業(yè)務資料類應定期進行歸檔，確保資料的連續(xù)性和完整性。4.人事檔案類、財務檔案類按照相關檔案管理規(guī)定及時歸檔。5.其他類文件資料根據(jù)實際情況適時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的文件資料應齊全、完整、準確，符合文檔整理的要求。2.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結合的方式進行歸檔，電子檔案應與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照電子檔案管理規(guī)定進行存儲和管理。3.檔案盒應標明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。五、文檔保管（一）保管機構設立專門的檔案室或檔案庫，配備必要的檔案保管設施設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全保管。（二）保管期限1.法規(guī)政策類文件應永久保存。2.工作文件類中涉及重要決策、重大事項等文件應長期保存；一般性文件保存期限根據(jù)實際情況確定，一般為35年。3.業(yè)務資料類根據(jù)業(yè)務性質(zhì)和重要程度確定保管期限，一般為510年。4.人事檔案類、財務檔案類按照國家有關檔案保管期限的規(guī)定執(zhí)行。5.其他類文件資料保管期限由文檔管理機構根據(jù)實際情況確定。（三）保管措施1.檔案室內(nèi)應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。3.對電子檔案應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案室，確需查閱或借閱檔案的，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。六、文檔查閱與借閱（一）查閱1.安監(jiān)局內(nèi)部人員因工作需要查閱文檔的，應填寫《文檔查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在科室（單位）負責人簽字同意后，到文檔管理機構查閱。2.文檔管理機構應根據(jù)查閱申請?zhí)峁┫鄳奈臋n，并做好查閱記錄，記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員不得擅自涂改、圈劃、抽取、撤換檔案資料，不得在檔案上做任何標記。查閱完畢后，應及時將檔案歸還文檔管理機構。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫《文檔借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在科室（單位）負責人、分管領導簽字同意后，到文檔管理機構辦理借閱手續(xù)。2.文檔管理機構應對借閱申請進行審核，必要時可要求借閱人提供擔?；虻盅何?。審核通過后，借閱人應在借閱登記表上簽字確認，并領取檔案。3.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應妥善保管所借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復印、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應及時將檔案歸還文檔管理機構，并辦理歸還手續(xù)。七、文檔銷毀（一）銷毀范圍對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，應進行銷毀處理。（二）銷毀程序1.由文檔管理機構定期對擬銷毀的檔案進行清理和鑒定，編制《文檔銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。2.《文檔銷毀清單》經(jīng)文檔管理機構負責人、分管領導審核簽字后，報安監(jiān)局主要領導批準。3.批準后的《文檔銷毀清單》一式兩份，一份由文檔管理機構留存，一份交銷毀執(zhí)行人。4.銷毀執(zhí)行人應按照《文檔銷毀清單》所列內(nèi)容進行銷毀，銷毀過程應有兩人以上在場監(jiān)督，并在銷毀記錄上簽字確認。5.銷毀記錄應包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、檔案名稱、數(shù)量等信息，與《文檔銷毀清單》一并存檔保管。八、文檔保密管理（一）保密措施1.對涉及國家秘密、商業(yè)秘密、工作秘密等的文檔，應嚴格按照保密法律法規(guī)的要求進行管理，采取加密存儲、專人保管、限制訪問等措施，確保文檔不泄露。2.在文檔的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等過程中，應明確保密責任，加強保密教育，防止因人員疏忽或違規(guī)操作導致文檔泄露。3.對存儲電子文檔的設備，應設置必要的訪問權限和密碼保護，定期進行病毒查殺和數(shù)據(jù)備份。（二）保密責任1.安監(jiān)局全體工作人員應遵守文檔保密規(guī)定，對所接觸到的文檔負有保密責任。2.因工作需要知悉文檔保密內(nèi)容的人員，應簽訂保密協(xié)議，明確保密義務和違約責任。3.對違反文檔保密規(guī)定的行為，應依法依規(guī)追究相關人員的責任。九、文檔信息化管理（一）信息化建設1.逐步推進文檔管理的信息化建設，建立完善的電子文檔管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文檔的電子化存儲、檢索、借閱等功能。2.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。（二）系統(tǒng)管理1.明確電子文檔管理系統(tǒng)的管理人員，負責系統(tǒng)的日常維護、數(shù)據(jù)備份、安全管理等工作。2.制定電子文檔管理系統(tǒng)的操作規(guī)程和使用規(guī)范，確保系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)安全。3.定期對電子文檔管理系統(tǒng)進行升級和優(yōu)化，提高系統(tǒng)的性能和功能。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制安監(jiān)局成立文檔管理監(jiān)督小組，負責對文檔管理工作進行定期檢查和不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正文檔管理工作中存在的問題。（二）檢查內(nèi)容1.文檔管理制度的執(zhí)行情況，包括文件資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的操作是否規(guī)范。2.文檔的分類、編號、整理是否準確、有序，檔案的完整性和安全性是否得到保障。3.電子文檔管理系統(tǒng)的運行情況，數(shù)據(jù)的備份、存儲、安全等是否符合要求。（三）結果處理1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整