分公司行政采購管理制度

分公司行政采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范分公司行政采購工作，加強(qiáng)采購管理，提高采購效率，確保采購質(zhì)量，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于分公司各部門的行政采購活動，包括辦公用品、辦公設(shè)備、辦公家具、勞保用品、維修材料等各類行政物資的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受監(jiān)督。4.歸口管理原則：行政采購工作歸口分公司行政部門統(tǒng)一管理。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)成立分公司采購領(lǐng)導(dǎo)小組，由分公司總經(jīng)理擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。采購領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審議重大采購項(xiàng)目，制定采購政策和策略，協(xié)調(diào)采購工作中的重大問題。（二）采購執(zhí)行部門分公司行政部門為采購執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)具體采購工作的組織實(shí)施。其主要職責(zé)包括：1.制定采購計(jì)劃和預(yù)算。2.收集采購需求，進(jìn)行需求分析和評估。3.選擇供應(yīng)商，進(jìn)行供應(yīng)商管理。4.組織采購談判，簽訂采購合同。5.負(fù)責(zé)采購物資的驗(yàn)收、入庫、發(fā)放和管理。6.建立采購檔案，記錄采購過程和相關(guān)信息。（三）其他部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)提出本部門的采購需求，配合行政部門進(jìn)行需求確認(rèn)和采購工作。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，辦理采購款項(xiàng)的支付。3.審計(jì)部門負(fù)責(zé)對采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性和采購效益。三、采購流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)采購時間等信息。2.《采購申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。（二）需求評估與審核1.行政部門收到采購申請后，對采購需求進(jìn)行評估，核實(shí)需求的合理性和必要性。2.對于重大采購項(xiàng)目，行政部門組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合評估，并報(bào)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審議。3.行政部門根據(jù)評估結(jié)果，對采購申請進(jìn)行審核，確定采購方式和采購預(yù)算。（三）采購方式選擇1.集中采購：對于通用性強(qiáng)、采購量大的物資，采用集中采購方式。由行政部門統(tǒng)一組織采購，與供應(yīng)商簽訂框架協(xié)議，各部門根據(jù)實(shí)際需求在框架協(xié)議范圍內(nèi)采購。2.分散采購：對于零星采購、緊急采購或有特殊要求的物資，采用分散采購方式。由各部門自行組織采購，但需按照行政部門的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.招標(biāo)采購：對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜或?qū)居绊戄^大的采購項(xiàng)目，采用招標(biāo)采購方式。行政部門按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，組織招標(biāo)活動，選擇合適的供應(yīng)商。4.詢價(jià)采購：對于金額較小、市場價(jià)格比較透明的采購項(xiàng)目，采用詢價(jià)采購方式。行政部門向多家供應(yīng)商詢價(jià)，比較價(jià)格和服務(wù)，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。（四）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選：行政部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。根據(jù)采購需求和供應(yīng)商資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等因素，對供應(yīng)商進(jìn)行篩選，確定潛在供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商評估：行政部門組織相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評估，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)能力等情況。根據(jù)評估結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單。3.供應(yīng)商管理：行政部門與合格供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價(jià)，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商合作關(guān)系。對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時進(jìn)行警告、整改或淘汰。（五）采購談判與合同簽訂1.采購談判：行政部門根據(jù)采購需求和供應(yīng)商情況，組織采購談判。談判內(nèi)容包括采購物資的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款。在談判過程中，要充分了解供應(yīng)商的報(bào)價(jià)依據(jù)和成本構(gòu)成，爭取有利的采購條件。2.合同簽訂：采購談判達(dá)成一致后，行政部門起草采購合同，經(jīng)法務(wù)部門審核后，報(bào)分公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。（六）采購執(zhí)行與跟蹤1.采購執(zhí)行：行政部門按照采購合同的要求，及時向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，跟蹤采購進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。2.到貨驗(yàn)收：采購物資到貨前，行政部門通知相關(guān)部門和人員進(jìn)行驗(yàn)收準(zhǔn)備。物資到貨后，由行政部門組織相關(guān)人員按照采購合同和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的物資辦理入庫手續(xù)，驗(yàn)收不合格的物資及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商更換或處理。3.采購跟蹤：行政部門定期對采購項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤，及時掌握采購進(jìn)度、質(zhì)量情況和付款情況。對于出現(xiàn)的問題，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施解決。（七）采購付款1.采購物資驗(yàn)收合格后，行政部門根據(jù)采購合同的約定，填寫《付款申請表》，附上采購發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告等相關(guān)憑證，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門對《付款申請表》及相關(guān)憑證進(jìn)行審核，審核無誤后，按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.行政部門根據(jù)分公司年度工作計(jì)劃和各部門采購需求，編制年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確采購項(xiàng)目、采購金額、采購時間等內(nèi)容。2.采購預(yù)算編制完成后，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核，報(bào)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過后，納入分公司年度預(yù)算管理。（二）預(yù)算執(zhí)行與控制1.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購活動，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算編制程序進(jìn)行申報(bào)和審批。2.行政部門定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。對于預(yù)算執(zhí)行偏差較大的項(xiàng)目，要查明原因，提出改進(jìn)措施。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別與評估1.行政部門對采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別，包括供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、交貨期風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。2.對識別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.針對不同等級的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。對于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評估和考核機(jī)制；對于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)驗(yàn)收管理，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收；對于價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)市場調(diào)研，合理確定采購價(jià)格；對于交貨期風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)采購跟蹤，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)；對于合同風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)合同審核，明確雙方權(quán)利和義務(wù)，嚴(yán)格按照合同執(zhí)行。2.定期對采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評估，及時調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，確保采購活動的順利進(jìn)行。六、采購監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政部門定期對采購工作進(jìn)行自查，檢查采購程序的執(zhí)行情況、采購合同的履行情況、采購物資的管理情況等。2.財(cái)務(wù)部門對采購資金的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保采購資金的安全和合理使用。3.審計(jì)部門定期對采購活動進(jìn)行審計(jì)，檢查采購程序的合規(guī)性、采購效益的合理性等。對于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）外部監(jiān)督1.接受公司內(nèi)部其他部門的監(jiān)督和投訴，及時處理相關(guān)問題。2.接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，配合做好各項(xiàng)工作。七、采購檔案管理（一）檔案內(nèi)容采購檔案包括采購申請表、采購合同、采購訂單、供應(yīng)商資料、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票、付款憑證等與采購活動相關(guān)的文件和資料。（二）檔案整理與保管1.行政部門負(fù)責(zé)采購檔案的整理和保管工作，按照檔案管理的要求，對采購檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂。2.采購檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。（三）檔案查閱與使用1.因工作需要查閱采購檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)