公司材料采購與管理制度

公司材料采購與管理制度一、總則（一）目的為加強公司材料采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的高效、有序進行，保證公司生產(chǎn)經(jīng)營活動所需材料的及時供應(yīng)，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門所需各類生產(chǎn)材料、辦公用品、設(shè)備零部件等物資的采購管理。（三）基本原則1.按需采購原則：依據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，合理安排采購，避免盲目采購和積壓浪費。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購材料的質(zhì)量符合公司要求和相關(guān)標準，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。4.廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴格遵守法律法規(guī)和公司規(guī)章制度，廉潔奉公，杜絕不正當交易。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)公司成立采購管理委員會，由公司高層領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負責(zé)人組成。采購管理委員會負責(zé)審議和決策重大采購事項，如采購戰(zhàn)略、采購預(yù)算、重要供應(yīng)商選擇等。（二）采購部門職責(zé)1.采購計劃制定：根據(jù)公司各部門需求計劃，結(jié)合庫存情況，編制年度、季度、月度采購計劃。2.供應(yīng)商開發(fā)與管理：負責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、篩選、評估和管理，建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進行考核。3.采購執(zhí)行：按照采購計劃和審批后的采購申請，組織實施采購活動，簽訂采購合同，跟蹤采購訂單執(zhí)行情況。4.采購成本控制：通過談判、招標等方式，降低采購成本，確保采購價格合理。5.采購質(zhì)量控制：協(xié)同質(zhì)量部門對采購材料進行驗收，確保所采購材料符合質(zhì)量要求。6.采購信息管理：及時收集、整理和反饋采購相關(guān)信息，為公司決策提供依據(jù)。（三）需求部門職責(zé)1.需求計劃提交：各部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，提前向采購部門提交準確、詳細的材料需求計劃，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等。2.采購申請審批：對本部門的采購申請進行內(nèi)部審批，確保采購申請的合理性和必要性。3.參與采購過程：協(xié)助采購部門進行供應(yīng)商考察、樣品確認、合同評審等工作。4.驗收與使用：負責(zé)對采購回來的材料進行驗收，并在使用過程中及時反饋質(zhì)量問題。（四）財務(wù)部門職責(zé)1.采購預(yù)算審核：參與采購預(yù)算的編制和審核，確保采購資金的合理安排。2.付款審核：對采購合同的付款條款進行審核，按照公司財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。3.采購成本分析：協(xié)助采購部門進行采購成本分析，提供相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)和建議。三、采購流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，填寫《采購申請表》，詳細注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間、用途等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后提交給采購部門。2.對于緊急采購需求，需求部門應(yīng)在申請表上注明“緊急”字樣，并說明緊急原因，經(jīng)部門負責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，優(yōu)先安排采購。（二）采購計劃編制采購部門收到各部門的采購申請后，結(jié)合庫存情況，進行綜合分析，編制采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時間、預(yù)計到貨時間等內(nèi)容。（三）供應(yīng)商選擇與評估1.采購部門根據(jù)采購物資的特點和要求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，篩選標準包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。3.組織相關(guān)人員對篩選后的供應(yīng)商進行實地考察，了解供應(yīng)商的實際情況，包括生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、質(zhì)量管理體系等。4.根據(jù)考察結(jié)果，對供應(yīng)商進行綜合評估，建立供應(yīng)商評估檔案，評估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。5.優(yōu)先選擇優(yōu)秀等級的供應(yīng)商進行合作，對于不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時淘汰，并停止與其合作。（四）采購談判與合同簽訂1.采購部門根據(jù)采購計劃和供應(yīng)商評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商進行采購談判。談判前應(yīng)充分了解市場行情和供應(yīng)商報價，制定合理的談判策略。2.采購談判應(yīng)圍繞采購物資的價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進行，爭取達成雙方都能接受的協(xié)議。3.談判達成一致后，采購部門起草采購合同，合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式、違約責(zé)任等條款。4.采購合同經(jīng)采購部門負責(zé)人審核后，提交給法務(wù)部門進行法律審核，確保合同的合法性和有效性。5.法律審核通過后，采購合同由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章，并加蓋公司合同專用章。合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門。（五）采購訂單下達1.采購部門根據(jù)簽訂的采購合同，向供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資的詳細信息、交貨時間、交貨地點等要求。2.在采購訂單下達后，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，確認訂單的接收情況，并要求供應(yīng)商提供訂單回執(zhí)。（六）采購跟蹤與催貨1.采購部門應(yīng)建立采購訂單跟蹤機制，定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時掌握物資的生產(chǎn)進度、運輸情況等信息。2.對于預(yù)計不能按時交貨的訂單，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，了解原因，并要求供應(yīng)商采取措施確保按時交貨。如供應(yīng)商仍無法按時交貨，采購部門應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，并采取相應(yīng)的應(yīng)急措施，如尋找替代供應(yīng)商、調(diào)整生產(chǎn)計劃等。（七）到貨驗收1.采購物資到貨前，采購部門應(yīng)提前通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗收準備。2.物資到貨后，由需求部門和質(zhì)量部門共同按照合同要求和相關(guān)標準進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、性能指標等方面。3.對于驗收合格的物資，需求部門應(yīng)在驗收單上簽字確認；對于驗收不合格的物資，質(zhì)量部門應(yīng)出具不合格報告，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取換貨、補貨、退貨等措施，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（八）付款結(jié)算1.采購物資驗收合格后，采購部門應(yīng)根據(jù)合同約定，及時整理付款資料，提交給財務(wù)部門進行付款申請。付款資料包括采購合同、驗收單、發(fā)票等。2.財務(wù)部門對付款資料進行審核，審核無誤后，按照公司財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)根據(jù)合同約定執(zhí)行，如支票、匯票、電匯等。3.在付款過程中，財務(wù)部門應(yīng)嚴格控制付款進度和金額，確保公司資金安全。四、采購預(yù)算管理（一）采購預(yù)算編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃和各部門需求計劃，結(jié)合市場價格走勢和歷史采購數(shù)據(jù)，編制年度采購預(yù)算。2.年度采購預(yù)算應(yīng)明確各項采購物資的預(yù)算金額、預(yù)算采購時間等內(nèi)容，并經(jīng)采購管理委員會審議通過后執(zhí)行。3.在年度采購預(yù)算的基礎(chǔ)上，采購部門應(yīng)根據(jù)實際需求和市場變化情況，編制季度和月度采購預(yù)算調(diào)整計劃，確保采購預(yù)算的合理性和準確性。（二）采購預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購部門應(yīng)嚴格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購活動，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要超預(yù)算采購，應(yīng)提前提交追加預(yù)算申請，經(jīng)采購管理委員會審批后執(zhí)行。2.財務(wù)部門應(yīng)加強對采購預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對采購支出進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)和糾正預(yù)算執(zhí)行過程中的偏差。3.對于采購預(yù)算執(zhí)行情況較差的部門，采購管理委員會應(yīng)進行專項檢查，并要求其說明原因，提出改進措施。五、采購風(fēng)險管理（一）市場風(fēng)險1.密切關(guān)注市場價格波動和供應(yīng)情況，及時收集市場信息，分析市場趨勢，制定應(yīng)對市場風(fēng)險的策略。2.與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，通過簽訂框架協(xié)議、套期保值等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。（二）供應(yīng)商風(fēng)險1.加強對供應(yīng)商的管理和評估，定期對供應(yīng)商進行考核，確保供應(yīng)商的供貨能力和產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定。2.建立供應(yīng)商備選庫，在主要供應(yīng)商出現(xiàn)問題時，能夠及時切換到備選供應(yīng)商，保證物資供應(yīng)的連續(xù)性。（三）合同風(fēng)險1.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免合同糾紛和法律風(fēng)險。在簽訂合同前，應(yīng)進行嚴格的法律審核。2.加強對合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，確保合同雙方嚴格履行合同條款。如發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施解決。六、采購監(jiān)督與考核（一）采購監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否規(guī)范、采購行為是否合法合規(guī)、采購成本是否合理等。2.設(shè)立舉報郵箱和舉報電話，接受公司員工對采購過程中違規(guī)行為的舉報。對于舉報屬實的，給予舉報人一定的獎勵，并對違規(guī)人員進行嚴肅處理。（二）采購考核1.建立采購考核