公司收付款業(yè)務(wù)管理制度

公司收付款業(yè)務(wù)管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司收付款業(yè)務(wù)流程，加強(qiáng)資金管理，確保公司資金安全、準(zhǔn)確、及時(shí)收付，提高資金使用效率，保障公司正常運(yùn)營。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在涉及收付款業(yè)務(wù)時(shí)的操作與管理。3.基本原則合法合規(guī)原則：收付款業(yè)務(wù)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)財(cái)經(jīng)制度。職責(zé)明確原則：明確各部門及人員在收付款業(yè)務(wù)中的職責(zé)，確保分工清晰、責(zé)任到人。流程規(guī)范原則：制定科學(xué)合理、嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的收付款業(yè)務(wù)流程，確保操作有序。風(fēng)險(xiǎn)防控原則：強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，對(duì)收付款業(yè)務(wù)中的各類風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效識(shí)別、評(píng)估和控制。二、收付款業(yè)務(wù)流程收款業(yè)務(wù)流程1.業(yè)務(wù)部門發(fā)起業(yè)務(wù)部門在與客戶簽訂合同或達(dá)成業(yè)務(wù)合作意向時(shí)，應(yīng)明確收款方式、金額、時(shí)間等條款。業(yè)務(wù)發(fā)生后，業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)及時(shí)跟進(jìn)款項(xiàng)回收情況，并定期向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)。2.開具收款通知業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定或業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，填寫《收款通知單》，詳細(xì)注明客戶名稱、收款金額、收款事由等信息。將《收款通知單》提交給財(cái)務(wù)部門審核。3.財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部門收到《收款通知單》后，核對(duì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、收款金額的準(zhǔn)確性以及相關(guān)合同條款。審核無誤后，在《收款通知單》上簽字確認(rèn)，并注明預(yù)計(jì)到賬時(shí)間。4.收款執(zhí)行財(cái)務(wù)部門根據(jù)審核后的《收款通知單》，安排專人負(fù)責(zé)與客戶對(duì)接收款事宜。收款方式包括現(xiàn)金收款、銀行轉(zhuǎn)賬收款、支票收款等，具體方式應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定和客戶要求確定。對(duì)于銀行轉(zhuǎn)賬收款，財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)核對(duì)到賬情況，確?？铐?xiàng)足額、及時(shí)到賬。5.款項(xiàng)確認(rèn)與入賬收到款項(xiàng)后，財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)與客戶進(jìn)行款項(xiàng)確認(rèn)，確保雙方金額一致。根據(jù)收款情況，填寫收款憑證，進(jìn)行賬務(wù)處理，及時(shí)將款項(xiàng)入賬。同時(shí)，在收款臺(tái)賬中詳細(xì)記錄收款日期、金額、客戶名稱、收款方式等信息。付款業(yè)務(wù)流程1.業(yè)務(wù)部門申請(qǐng)業(yè)務(wù)部門因業(yè)務(wù)需要發(fā)生付款事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)填寫《付款申請(qǐng)單》，注明付款事由、收款單位名稱、賬號(hào)、開戶行、付款金額、付款方式等信息。附上相關(guān)的合同、發(fā)票、審批文件等證明材料。將《付款申請(qǐng)單》提交給部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審批部門負(fù)責(zé)人對(duì)付款申請(qǐng)的必要性、合理性以及相關(guān)證明材料的真實(shí)性進(jìn)行審核。重點(diǎn)審核款項(xiàng)用途是否符合公司業(yè)務(wù)規(guī)定，金額是否與合同約定一致等。審核通過后，在《付款申請(qǐng)單》上簽字批準(zhǔn)，并提交給財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部門收到《付款申請(qǐng)單》后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。審核要點(diǎn)包括付款金額是否在預(yù)算范圍內(nèi)，資金來源是否合理，發(fā)票是否合規(guī)等。對(duì)不符合要求的付款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)信息。審核無誤后，財(cái)務(wù)人員在《付款申請(qǐng)單》上簽字確認(rèn)，并提交給分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司財(cái)務(wù)狀況、業(yè)務(wù)發(fā)展情況等因素，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行綜合審批。重點(diǎn)關(guān)注付款對(duì)公司資金流的影響以及潛在的風(fēng)險(xiǎn)。審批通過后，在《付款申請(qǐng)單》上簽字批準(zhǔn)。5.付款執(zhí)行財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批后的《付款申請(qǐng)單》，安排資金支付。付款方式包括銀行轉(zhuǎn)賬、支票支付、網(wǎng)上支付等，具體方式應(yīng)按照公司規(guī)定和安全便捷原則確定。在辦理付款手續(xù)時(shí)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)嚴(yán)格核對(duì)收款單位信息，確保付款準(zhǔn)確無誤。6.付款記錄與歸檔付款完成后，財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)記錄付款日期、金額、收款單位名稱、付款方式等信息，更新付款臺(tái)賬。將相關(guān)的《付款申請(qǐng)單》及證明材料進(jìn)行歸檔保存，以備后續(xù)查閱和審計(jì)。三、收付款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及職責(zé)1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)合同的簽訂與執(zhí)行，按照合同約定及時(shí)跟進(jìn)款項(xiàng)回收或提出付款申請(qǐng)。配合財(cái)務(wù)部門核對(duì)收付款事項(xiàng)，提供必要的業(yè)務(wù)信息和證明材料。2.財(cái)務(wù)部門審核收付款業(yè)務(wù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和合規(guī)性。負(fù)責(zé)資金的收付操作，及時(shí)記錄收付款信息，編制相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表。定期與業(yè)務(wù)部門核對(duì)往來款項(xiàng)，確保賬目清晰。3.審批人員部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核本部門付款申請(qǐng)的必要性和合理性。分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對(duì)重大付款事項(xiàng)進(jìn)行最終審批，把控資金支付風(fēng)險(xiǎn)。四、收付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制1.不相容職務(wù)分離收款業(yè)務(wù)中，業(yè)務(wù)經(jīng)辦與收款記錄、款項(xiàng)保管等職務(wù)應(yīng)相互分離。付款業(yè)務(wù)中，付款申請(qǐng)、審批、執(zhí)行、記錄等職務(wù)應(yīng)相互分離，形成有效的制衡機(jī)制。2.授權(quán)審批制度明確收付款業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的審批權(quán)限和審批流程，嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行審批。嚴(yán)禁越權(quán)審批或未經(jīng)授權(quán)擅自辦理收付款業(yè)務(wù)。3.票據(jù)與印章管理加強(qiáng)對(duì)各類票據(jù)的管理，包括發(fā)票、收據(jù)、支票等，建立票據(jù)領(lǐng)購、使用、保管、核銷制度。嚴(yán)格保管公司財(cái)務(wù)印章，如財(cái)務(wù)專用章、法人章等，明確印章使用審批程序，確保印章安全。4.定期核對(duì)與盤點(diǎn)定期對(duì)收付款業(yè)務(wù)進(jìn)行內(nèi)部核對(duì)，財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門核對(duì)往來款項(xiàng)，做到賬賬相符、賬實(shí)相符。對(duì)現(xiàn)金、銀行存款等進(jìn)行定期盤點(diǎn)，確保資金安全。五、收付款業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估財(cái)務(wù)部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門定期對(duì)收付款業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，確定可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如客戶信用風(fēng)險(xiǎn)、資金回籠風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析和評(píng)估，判斷風(fēng)險(xiǎn)的可能性和影響程度。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施客戶信用風(fēng)險(xiǎn)管理：業(yè)務(wù)部門在與客戶簽訂合同前，應(yīng)對(duì)客戶的信用狀況進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估，建立客戶信用檔案。對(duì)于信用狀況不佳的客戶，應(yīng)謹(jǐn)慎開展業(yè)務(wù)或采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范措施，如要求提供擔(dān)保、增加收款頻次等。收款風(fēng)險(xiǎn)管理：加強(qiáng)對(duì)款項(xiàng)回收的跟蹤和監(jiān)控，對(duì)逾期未收回的款項(xiàng)及時(shí)采取催收措施，如發(fā)函催款、上門催收、法律訴訟等。同時(shí)，建立壞賬準(zhǔn)備金制度，對(duì)可能發(fā)生的壞賬損失進(jìn)行預(yù)提。付款風(fēng)險(xiǎn)管理：嚴(yán)格審核付款申請(qǐng)，確保資金支付的合理性和安全性。對(duì)于大額付款或風(fēng)險(xiǎn)較高的付款項(xiàng)目，應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)評(píng)估和審批。加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理，建立供應(yīng)商信用評(píng)價(jià)體系，選擇信譽(yù)良好的供應(yīng)商合作。六、收付款業(yè)務(wù)的監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)收付款業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)檢查，審查業(yè)務(wù)流程的合規(guī)性、內(nèi)部控制的有效性以及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。對(duì)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.日常監(jiān)督檢查財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)收付款業(yè)務(wù)的日常監(jiān)督，定期檢查收付款憑證、臺(tái)賬記錄等，確保業(yè)務(wù)操作規(guī)范。業(yè)務(wù)部門應(yīng)配合財(cái)務(wù)部門做好監(jiān)督檢查工作，及時(shí)提供相關(guān)業(yè)務(wù)資料和信息。七、收付款業(yè)務(wù)的信息化管理1.建立收付款業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)利用信息化技術(shù)建立收付款業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)收付款信息的集中管理和共享。系統(tǒng)應(yīng)涵蓋收款通知、付款申請(qǐng)、審批流程、資金收付、賬務(wù)處理、往來款項(xiàng)核對(duì)等功能模塊，提高業(yè)務(wù)處理效率和準(zhǔn)確性。2.數(shù)據(jù)安全與保密加強(qiáng)對(duì)收付款業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全保護(hù)，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保數(shù)據(jù)的保密性、完整性和可用性。定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。八、培訓(xùn)與宣傳1.收付款業(yè)務(wù)培訓(xùn)定期組織公司員工參加收付款業(yè)務(wù)培訓(xùn)，包括業(yè)務(wù)流程、操作規(guī)范、內(nèi)部控制、風(fēng)險(xiǎn)管理等方面的培訓(xùn)內(nèi)容。通過培訓(xùn)，提高員工對(duì)收付款業(yè)務(wù)的認(rèn)識(shí)和操作技能，確