公司財務(wù)詢證函管理制度

公司財務(wù)詢證函管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司財務(wù)詢證函的管理，確保公司財務(wù)信息的真實性、準確性和完整性，防范財務(wù)風險，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在財務(wù)核算、審計、稅務(wù)等工作中涉及財務(wù)詢證函的編制、發(fā)送、回收、保管等相關(guān)事宜。3.基本原則（1）真實性原則：財務(wù)詢證函的內(nèi)容必須真實反映公司的財務(wù)狀況和經(jīng)濟業(yè)務(wù)。（2）準確性原則：詢證函的編制和填寫應(yīng)準確無誤，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤、表述不清等問題。（3）及時性原則：按照規(guī)定的時間和程序及時發(fā)送和回收財務(wù)詢證函，確保財務(wù)工作的順利進行。（4）保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密和財務(wù)信息的詢證函要嚴格保密，防止信息泄露。二、詢證函的編制1.編制依據(jù)財務(wù)人員應(yīng)根據(jù)公司的財務(wù)賬目、交易記錄、往來款項等相關(guān)資料編制財務(wù)詢證函。2.內(nèi)容要求（1）詢證函應(yīng)明確被詢證單位的名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息。（2）詳細列出需要詢證的財務(wù)事項，包括但不限于應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、其他應(yīng)收款、其他應(yīng)付款、銀行存款、借款等。（3）對每一項財務(wù)事項應(yīng)注明金額、發(fā)生日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容等具體信息。（4）詢證函應(yīng)使用規(guī)范的格式和語言，表述清晰、準確，避免產(chǎn)生歧義。3.審核程序（1）編制完成的財務(wù)詢證函應(yīng)由財務(wù)部門負責人進行初審，審核內(nèi)容包括詢證函的格式是否規(guī)范、內(nèi)容是否完整準確、數(shù)據(jù)是否一致等。（2）初審通過后，將詢證函提交給財務(wù)總監(jiān)進行終審，財務(wù)總監(jiān)應(yīng)對詢證函涉及的重大財務(wù)事項進行審核，并簽署審核意見。三、詢證函的發(fā)送1.發(fā)送方式（1）財務(wù)詢證函可以采用郵寄、專人送達、傳真等方式發(fā)送給被詢證單位。（2）采用郵寄方式發(fā)送的，應(yīng)選擇信譽良好的快遞公司，并妥善保管快遞單據(jù)，作為詢證函已發(fā)送的證明。（3）采用專人送達方式的，應(yīng)由兩人以上共同前往被詢證單位，并要求被詢證單位在送達回執(zhí)上簽字確認。（4）采用傳真方式發(fā)送的，應(yīng)在傳真發(fā)送后及時與被詢證單位電話確認是否收到，并要求其在詢證函上加蓋公章后傳真回公司。2.發(fā)送時間財務(wù)人員應(yīng)根據(jù)審計、稅務(wù)等工作的要求，合理安排詢證函的發(fā)送時間，確保在規(guī)定的時間內(nèi)完成詢證工作。3.發(fā)送記錄財務(wù)人員應(yīng)建立詢證函發(fā)送記錄臺賬，詳細記錄詢證函的發(fā)送日期、被詢證單位名稱、發(fā)送方式、快遞單號（如有）、傳真號碼（如有）等信息，以便跟蹤和查詢。四、詢證函的回收1.回收方式（1）被詢證單位應(yīng)按照詢證函的要求，對詢證事項進行核對，并在規(guī)定的時間內(nèi)將詢證函原件或復印件加蓋公章后返回公司。（2）采用郵寄方式回收的，應(yīng)注意查收快遞，并及時核對詢證函的內(nèi)容和簽字蓋章情況。（3）采用專人送達方式回收的，應(yīng)由兩人以上共同前往被詢證單位取回詢證函，并要求其在送達回執(zhí)上簽字確認。（4）采用傳真方式回收的，應(yīng)及時打印傳真件，并與原件進行核對，確保內(nèi)容一致。2.回收時間財務(wù)人員應(yīng)密切關(guān)注詢證函的回收情況，及時催促被詢證單位在規(guī)定的時間內(nèi)返回詢證函。對于逾期未收回的詢證函，應(yīng)及時與被詢證單位溝通，了解原因，并采取相應(yīng)的措施。3.回收記錄財務(wù)人員應(yīng)建立詢證函回收記錄臺賬，詳細記錄詢證函的回收日期、被詢證單位名稱、回收方式、快遞單號（如有）、傳真號碼（如有）等信息，以便核對和統(tǒng)計。五、詢證函的差異處理1.差異核對（1）財務(wù)人員在收到被詢證單位返回的詢證函后，應(yīng)及時與公司的財務(wù)賬目進行核對，查找差異原因。（2）對于存在差異的財務(wù)事項，應(yīng)與被詢證單位進一步溝通，核實差異情況，并要求其提供相關(guān)的證明材料。2.差異處理程序（1）如差異較小且不影響財務(wù)報表的準確性，經(jīng)財務(wù)部門負責人審核同意后，可以進行適當調(diào)整，并在財務(wù)賬目中注明差異原因和調(diào)整情況。（2）如差異較大或涉及重大財務(wù)事項，應(yīng)及時向財務(wù)總監(jiān)報告，并會同相關(guān)部門進行調(diào)查核實。根據(jù)調(diào)查結(jié)果，提出處理意見，報公司管理層審批后進行相應(yīng)的賬務(wù)處理。3.差異處理記錄財務(wù)人員應(yīng)建立詢證函差異處理記錄臺賬，詳細記錄差異事項、差異原因、處理意見、處理結(jié)果等信息，以便跟蹤和查詢。六、詢證函的保管1.保管期限財務(wù)詢證函的保管期限為[X]年，自詢證函編制完成并發(fā)送之日起計算。2.保管方式（1）詢證函原件應(yīng)按照年度、類別進行分類整理，裝訂成冊，并在封面上注明年度、類別、起止日期等信息。（2）詢證函復印件可以與相關(guān)的財務(wù)憑證、審計報告等資料一起保管，但應(yīng)在復印件上注明原件存放地點和日期。（3）詢證函的電子文檔應(yīng)進行備份，并妥善保存，以備查詢。3.查閱與借閱（1）因工作需要查閱詢證函的，應(yīng)填寫《詢證函查閱申請表》，經(jīng)財務(wù)部門負責人批準后，在指定地點查閱，并做好查閱記錄。（2）因?qū)徲嫛⒍悇?wù)等外部檢查需要借閱詢證函的，應(yīng)填寫《詢證函借閱申請表》，經(jīng)財務(wù)總監(jiān)批準后，辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定的時間內(nèi)歸還。借閱期間應(yīng)妥善保管詢證函，不得擅自復印、轉(zhuǎn)借或丟失。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督（1）財務(wù)部門應(yīng)定期對財務(wù)詢證函的管理情況進行自查，檢查內(nèi)容包括詢證函的編制、發(fā)送、回收、差異處理、保管等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。（2）對自查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行整改，并將整改情況報告財務(wù)總監(jiān)。2.外部審計監(jiān)督公司應(yīng)積極配合外部審計機構(gòu)的工作，提供真實、完整的財務(wù)詢證函及相關(guān)資料。外部審計機構(gòu)在審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時按照審計意見進行整改。3.違規(guī)處理對于違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、辭退等。對因違規(guī)行為給公司造成損失的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的賠償責任。八、附則1.解釋權(quán)