員工給公司借款管理制度

員工給公司借款管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范員工給公司借款行為，加強公司財務管理，保障公司資金安全，維護正常的財務秩序，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：員工給公司借款行為必須符合國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。2.必要性原則：借款應基于公司業(yè)務開展的必要需求，不得用于非公司業(yè)務相關的支出。3.合理性原則：借款金額應根據實際業(yè)務需求合理確定，避免過度借款。4.規(guī)范性原則：借款流程應嚴格按照規(guī)定執(zhí)行，確保手續(xù)完備、資料齊全。5.及時性原則：借款應及時歸還，不得拖延，以保證公司資金的正常周轉。二、借款申請（一）申請條件1.因公司業(yè)務需要，確需借款用于購買辦公用品、支付差旅費、業(yè)務招待費、項目預付款等合理支出。2.員工個人不得因私向公司借款。（二）申請流程1.員工填寫《員工借款申請表》，詳細注明借款事由、借款金額、預計還款日期等信息。2.將填寫完整的申請表提交至所在部門負責人審核。部門負責人應根據業(yè)務實際情況，對借款的必要性、合理性進行審核，并簽署意見。3.經部門負責人審核通過后，申請表交至財務部門。財務部門對借款金額、還款來源等進行審核，確認無誤后報公司領導審批。4.公司領導根據公司資金狀況及業(yè)務需求，對借款申請進行審批。審批通過后，財務部門方可辦理借款手續(xù)。（三）申請材料1.《員工借款申請表》。2.與借款事由相關的合同、協(xié)議、發(fā)票等證明材料（如有）。三、借款審批（一）審批權限1.借款金額在[X]元以下的，由部門負責人審核，財務部門負責人審批。2.借款金額在[X]元至[X]元之間的，由部門負責人審核，財務部門負責人復核，公司分管領導審批。3.借款金額在[X]元以上的，由部門負責人審核，財務部門負責人復核，公司分管領導審核，公司總經理審批。（二）審批要點1.借款事由是否真實、合理，是否符合公司業(yè)務發(fā)展需要。2.借款金額是否與業(yè)務需求相匹配，是否存在過度借款的情況。3.還款來源是否明確、可靠，是否具備按時還款的能力。4.相關證明材料是否齊全、有效。四、借款發(fā)放（一）發(fā)放流程1.財務部門根據審批通過的《員工借款申請表》，準備借款資金。2.通知借款員工到財務部門辦理借款手續(xù)，借款員工需在借款憑證上簽字確認。3.財務部門按照借款金額，通過銀行轉賬或現金支付的方式將借款發(fā)放給借款員工。（二）發(fā)放方式1.原則上采用銀行轉賬方式發(fā)放借款，特殊情況需現金支付的，應經財務部門負責人批準。2.借款員工應提供本人銀行賬號信息，確保借款資金準確無誤地發(fā)放到指定賬戶。五、借款使用（一）使用要求1.借款員工應嚴格按照借款申請事由使用借款，不得擅自改變用途。2.對于購買辦公用品、設備等實物資產的借款，應確保所購資產用于公司業(yè)務，并按照公司資產管理規(guī)定進行登記、入賬。3.對于支付差旅費、業(yè)務招待費等費用的借款，應提供真實、合法、有效的票據，并按照公司費用報銷制度進行報銷。（二）監(jiān)督檢查1.財務部門定期對借款使用情況進行檢查，核實借款是否按照規(guī)定用途使用。2.審計部門不定期對借款使用情況進行審計，發(fā)現問題及時督促整改。3.公司各部門應配合財務部門和審計部門的檢查、審計工作，提供相關資料和信息。六、借款歸還（一）還款期限1.借款員工應按照借款申請時預計的還款日期按時歸還借款。如有特殊情況需要延期還款的，應提前向財務部門提出書面申請，說明延期原因及預計還款日期。2.延期還款申請需經部門負責人審核，財務部門負責人復核，公司領導審批。未經批準的延期還款視為逾期借款。（二）還款方式1.借款員工應優(yōu)先通過銀行轉賬方式歸還借款。2.如以現金方式歸還借款，應到財務部門辦理還款手續(xù)，由財務人員開具收款收據。（三）逾期處理1.對于逾期未歸還的借款，財務部門將從逾期之日起按照一定比例收取逾期利息。逾期利息計算公式為：逾期利息=逾期借款金額×逾期天數×日利率。日利率由公司根據實際情況確定。2.逾期借款將影響員工個人的績效考核和信用記錄。財務部門將定期向人力資源部門提供逾期借款員工名單，人力資源部門在績效考核、晉升、評優(yōu)等方面將對逾期借款員工進行相應扣分或限制。3.對于逾期時間較長、經多次催款仍不歸還的借款，公司將通過法律途徑追討借款，并追究借款員工的法律責任。七、財務核算與管理（一）賬務處理1.財務部門應按照公司財務制度，對員工借款進行準確的賬務核算。借款時，借記“其他應收款員工借款[借款員工姓名]”科目，貸記“庫存現金”或“銀行存款”科目。2.員工歸還借款時，借記“庫存現金”或“銀行存款”科目，貸記“其他應收款員工借款[借款員工姓名]”科目。3.對于逾期借款產生的逾期利息，應按照規(guī)定計入財務費用，借記“財務費用逾期利息”科目，貸記“其他應收款員工借款[借款員工姓名]”科目。（二）檔案管理1.財務部門應建立員工借款檔案，對每筆借款的申請、審批、發(fā)放、使用、歸還等相關資料進行歸檔保存。2.借款檔案應包括《員工借款申請表》、借款憑證、相關證明材料、還款記錄等，確保檔案資料的完整性和準確性。3.借款檔案保存期限按照公司財務檔案管理規(guī)定執(zhí)行，期滿后按照規(guī)定進行銷毀或存檔。八、附則（一）解釋權本制度由公司財務部門負責解釋。（二）修訂與完善本制度將根據國家法律法規(guī)、公司業(yè)務發(fā)