幼兒園采購制度管理制度

幼兒園采購制度管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范幼兒園的采購行為，確保采購工作的公開、公平、公正，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園內(nèi)所有采購活動，包括但不限于教學(xué)設(shè)備、辦公用品、食品、日用品等物資的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策。2.效益性原則：在滿足教學(xué)和管理需求的前提下，努力降低采購成本，提高資金使用效益。3.公開性原則：采購信息應(yīng)公開透明，接受園內(nèi)監(jiān)督。4.公正性原則：對待所有供應(yīng)商應(yīng)一視同仁，公正評標(biāo)。5.誠實守信原則：采購人員和供應(yīng)商應(yīng)誠實守信，履行合同約定。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)成立采購領(lǐng)導(dǎo)小組，由園長擔(dān)任組長，副園長、財務(wù)人員等為成員。負(fù)責(zé)審議采購計劃、采購預(yù)算、采購合同等重大采購事項，監(jiān)督采購過程。（二）采購執(zhí)行部門設(shè)立采購小組，負(fù)責(zé)具體采購工作的實施。采購小組由后勤主管擔(dān)任組長，相關(guān)教師代表、財務(wù)人員等為成員。其職責(zé)包括：1.根據(jù)教學(xué)和管理需求，編制采購計劃。2.收集供應(yīng)商信息，進(jìn)行市場調(diào)研。3.組織采購談判、招標(biāo)等活動。4.簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。5.整理采購資料，建立采購檔案。（三）其他部門職責(zé)1.教學(xué)部門：根據(jù)教學(xué)需要，提出教學(xué)設(shè)備、教材等采購需求。2.后勤部門：負(fù)責(zé)辦公用品、日用品、食品等物資的采購需求統(tǒng)計和初步審核。3.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)采購預(yù)算的審核、資金的支付和采購成本的核算與分析。4.監(jiān)督部門：對采購活動進(jìn)行全程監(jiān)督，確保采購過程合法合規(guī)。三、采購計劃管理（一）采購計劃編制1.各部門應(yīng)于每學(xué)期末根據(jù)下學(xué)期教學(xué)和管理任務(wù)，編制采購需求計劃。2.采購需求計劃應(yīng)詳細(xì)列出物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時間等內(nèi)容。3.采購小組對各部門提交的采購需求計劃進(jìn)行匯總、審核和平衡，結(jié)合幼兒園財務(wù)狀況和庫存情況，編制年度采購計劃。（二）采購計劃調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因教學(xué)任務(wù)變更、政策調(diào)整等原因需要調(diào)整采購計劃，相關(guān)部門應(yīng)及時提出書面申請。2.采購小組對申請進(jìn)行審核，報采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，對采購計劃進(jìn)行調(diào)整。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購小組通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等。3.根據(jù)采購項目的特點和要求，選擇若干家符合條件的供應(yīng)商作為候選供應(yīng)商。4.采購小組對候選供應(yīng)商進(jìn)行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等情況。5.通過綜合評估，選擇合適的供應(yīng)商，并與其簽訂合作協(xié)議。（二）供應(yīng)商評價與考核1.采購小組定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評價和考核。2.建立供應(yīng)商評價檔案，記錄供應(yīng)商的評價結(jié)果。3.根據(jù)評價結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、限期整改或淘汰。五、采購流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)實際需求填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、用途等。2.采購申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交給采購小組。（二）采購審批1.采購小組對采購申請表進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、預(yù)算金額的準(zhǔn)確性等。2.對于金額較大或重要的采購項目，采購小組應(yīng)報采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。3.經(jīng)審批通過的采購申請表，由采購小組下達(dá)采購任務(wù)。（三）采購實施1.采購人員根據(jù)采購任務(wù)，選擇合適的采購方式，如詢價采購、競爭性談判、招標(biāo)采購等。2.對于詢價采購，采購人員向至少三家供應(yīng)商發(fā)出詢價單，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報價。采購人員對供應(yīng)商的報價進(jìn)行比較，選擇價格合理、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商簽訂采購合同。3.對于競爭性談判采購，采購人員邀請至少三家符合條件的供應(yīng)商參加談判。談判過程中，采購人員與供應(yīng)商就采購物資的價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，確定成交供應(yīng)商，并簽訂采購合同。4.對于招標(biāo)采購，采購小組按照相關(guān)法律法規(guī)和幼兒園的規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等活動，確定中標(biāo)供應(yīng)商，并簽訂采購合同。（四）合同簽訂1.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。2.采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。采購人員應(yīng)及時將合同副本提交給財務(wù)部門、監(jiān)督部門等相關(guān)部門備案。（五）驗收付款1.物資到貨后，采購小組組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等是否符合合同要求。2.驗收合格后，采購人員填寫驗收報告，經(jīng)相關(guān)人員簽字確認(rèn)后，提交給財務(wù)部門。3.財務(wù)部門根據(jù)驗收報告和采購合同，辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)按照合同約定執(zhí)行，一般采用轉(zhuǎn)賬支付。六、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購過程中可能存在的風(fēng)險包括供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、價格風(fēng)險、合同風(fēng)險等。2.采購小組應(yīng)定期對采購風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對1.對于供應(yīng)商違約風(fēng)險，采購小組應(yīng)在合同中明確違約責(zé)任條款，加強(qiáng)對供應(yīng)商的監(jiān)督和管理，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核。2.對于質(zhì)量風(fēng)險，采購小組應(yīng)加強(qiáng)對采購物資的質(zhì)量檢驗，選擇質(zhì)量可靠的供應(yīng)商，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾。3.對于價格風(fēng)險，采購小組應(yīng)加強(qiáng)市場調(diào)研，掌握市場價格動態(tài)，選擇合適的采購方式，與供應(yīng)商進(jìn)行價格談判，爭取有利的采購價格。4.對于合同風(fēng)險，采購小組應(yīng)加強(qiáng)對采購合同的審核和管理，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰，避免合同糾紛。七、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.監(jiān)督部門對采購活動進(jìn)行全程監(jiān)督，確保采購過程合法合規(guī)、公開透明。2.監(jiān)督部門定期對采購項目進(jìn)行檢查，重點檢查采購計劃的執(zhí)行情況、采購方式的選擇、合同簽訂與履行情況等。3.對于發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督部門應(yīng)及時提出整改意見，要求采購部門限期整改。（二）內(nèi)部審計1.財務(wù)部門定期對采購項目進(jìn)行審計，重點審計采購成本的控制情況、資金使用的合理性等。2.審計部門對重大采購項目進(jìn)行專項審計，確保采購活動的真實性、合法性和效益性。3.對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時提出審計意見和建議，要求采購部門和相關(guān)部門進(jìn)行整改。八、采購檔案管理（一）檔案內(nèi)容采購檔案應(yīng)包括采購計劃、采購申請表、采購合同、供應(yīng)商信息、詢價單、報價單、談判記錄、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、驗收報告、付款憑證等相關(guān)資料。（二）檔案整理與保管1.采購人員應(yīng)及時整理采購檔案，按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號、裝訂。2.采購檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按