培訓(xùn)會議室使用管理制度

培訓(xùn)會議室使用管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司培訓(xùn)會議室的使用，提高會議室的使用效率，確保培訓(xùn)及相關(guān)會議的順利進行，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各項目組在公司培訓(xùn)會議室召開培訓(xùn)、會議、研討等活動的管理。3.管理原則遵循“統(tǒng)一管理、合理安排、高效使用、確保安全”的原則，保障培訓(xùn)會議室資源的公平、合理利用。二、培訓(xùn)會議室的分類及設(shè)施配備1.分類根據(jù)會議室的面積、功能及容納人數(shù)，將培訓(xùn)會議室分為大型會議室、中型會議室和小型會議室。大型會議室：可容納[X]人以上，配備投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風(fēng)、電子白板等設(shè)備，適用于公司級大型培訓(xùn)、重要會議等。中型會議室：可容納[X][X]人，配備投影儀、音響設(shè)備、麥克風(fēng)等，適用于部門級培訓(xùn)、會議及小組研討等。小型會議室：可容納[X]人以下，配備投影儀、音響設(shè)備等，主要用于小型培訓(xùn)、一對一溝通等。2.設(shè)施配備投影儀：確保圖像清晰、色彩準(zhǔn)確，定期檢查設(shè)備性能，及時更換燈泡等耗材。音響系統(tǒng)：保證聲音清晰、無雜音，音量適中，滿足不同場合需求。麥克風(fēng)：有線和無線麥克風(fēng)相結(jié)合，確保使用方便，拾音效果良好。電子白板：板面清潔，書寫流暢，配備相應(yīng)的書寫筆和擦除工具。桌椅：擺放整齊，舒適耐用，定期檢查桌椅的穩(wěn)定性和完好性。其他：根據(jù)實際需求配備飲水機、綠植等設(shè)施，營造良好的會議環(huán)境。三、使用申請與審批1.申請流程使用部門或個人需提前[X]個工作日填寫《培訓(xùn)會議室使用申請表》，詳細注明使用日期、時間、會議主題、參會人數(shù)、設(shè)備需求等信息。將申請表提交至行政部門，行政部門負責(zé)對申請信息進行初步審核。2.審批權(quán)限小型會議室使用申請由行政部門負責(zé)人審批。中型會議室使用申請由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。大型會議室使用申請由公司總經(jīng)理審批。3.審批結(jié)果反饋行政部門在收到申請后的[X]個工作日內(nèi)將審批結(jié)果反饋給申請部門或個人。如申請通過，行政部門負責(zé)安排會議室，并提前做好相關(guān)準(zhǔn)備工作；如申請未通過，需說明原因。四、使用安排與調(diào)整1.使用安排行政部門根據(jù)審批結(jié)果，按照“先申請先安排”的原則，合理安排培訓(xùn)會議室的使用時間。如遇多個部門同時申請同一時間段的會議室，行政部門將根據(jù)會議的重要性、緊急程度等因素進行協(xié)調(diào)安排。2.使用調(diào)整如因特殊情況需要調(diào)整已安排的會議室使用時間，申請部門或個人需提前[X]小時通知行政部門。行政部門將根據(jù)實際情況進行調(diào)整，并及時通知相關(guān)部門和人員。若因不可抗力因素導(dǎo)致會議室無法正常使用，行政部門應(yīng)及時通知申請部門或個人，并協(xié)助其尋找替代場地。五、使用規(guī)范1.使用時間培訓(xùn)會議室的使用時間一般為上午[具體時間區(qū)間]下午[具體時間區(qū)間]，如需延長使用時間，需提前向行政部門申請并獲得批準(zhǔn)。每次使用結(jié)束后，使用部門或個人應(yīng)確保會議室在[X]分鐘內(nèi)清理完畢，恢復(fù)原狀。2.設(shè)備使用使用部門或個人應(yīng)愛護會議室的設(shè)備設(shè)施，正確操作投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風(fēng)等設(shè)備。如因操作不當(dāng)造成設(shè)備損壞，需照價賠償。使用過程中如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時通知行政部門，行政部門將安排專業(yè)人員進行維修。3.環(huán)境衛(wèi)生使用部門或個人應(yīng)保持會議室的環(huán)境衛(wèi)生，不得在會議室吸煙、亂扔垃圾。會議結(jié)束后，應(yīng)將桌椅擺放整齊，清理桌面雜物，關(guān)閉門窗、電器設(shè)備等。行政部門定期對會議室進行清潔和消毒，確保會議室環(huán)境整潔、衛(wèi)生。4.安全管理使用部門或個人應(yīng)遵守公司的安全規(guī)定，不得在會議室使用明火、私拉亂接電線等。行政部門負責(zé)檢查會議室的安全設(shè)施，確保消防器材、應(yīng)急照明等設(shè)備完好有效。如發(fā)現(xiàn)安全隱患，應(yīng)及時進行整改。六、資源共享1.跨部門使用鼓勵各部門之間共享培訓(xùn)會議室資源，如因工作需要跨部門使用會議室，需由牽頭部門填寫《培訓(xùn)會議室使用申請表》，并注明參與部門及人員信息，按照審批權(quán)限進行審批。2.外部單位使用如因業(yè)務(wù)合作等原因需要安排外部單位使用公司培訓(xùn)會議室，需提前向行政部門提交申請，并附上合作協(xié)議等相關(guān)資料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，按照公司相關(guān)規(guī)定辦理使用手續(xù)。七、費用管理1.費用標(biāo)準(zhǔn)公司內(nèi)部使用培訓(xùn)會議室不收取費用。外部單位使用培訓(xùn)會議室，根據(jù)實際使用情況收取場地租賃費用，收費標(biāo)準(zhǔn)為每小時[X]元。2.費用結(jié)算外部單位使用會議室的費用結(jié)算方式為：使用完畢后，由行政部門根據(jù)實際使用時間開具發(fā)票，外部單位在收到發(fā)票后的[X]個工作日內(nèi)支付費用。行政部門負責(zé)對培訓(xùn)會議室的使用費用進行統(tǒng)計和核算，定期向財務(wù)部門報送相關(guān)報表。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查行政部門定期對培訓(xùn)會議室的使用情況進行監(jiān)督檢查，包括使用記錄、設(shè)備設(shè)施維護、環(huán)境衛(wèi)生等方面。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用會議室的情況，行政部門將及時制止，并按照本制度進行處理。2.考核機制將培訓(xùn)會議室的使用管理情況納入部門和個人的績效考核體系。對于嚴格遵守本制度、合理使用會議室資源的部門和個人，給予適當(dāng)?shù)莫剟?；對于違反本制度的部門和個人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于：警告、通報批評、扣除績效分數(shù)、取消一定期限內(nèi)的會議室使用資格等。