旅游接待結(jié)算管理制度

旅游接待結(jié)算管理制度一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司旅游接待業(yè)務(wù)的結(jié)算管理，規(guī)范結(jié)算流程，確保公司財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性，保障公司利益，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及旅游接待業(yè)務(wù)的部門及相關(guān)工作人員，包括但不限于市場部、接待部、財務(wù)部等。3.基本原則合法性原則：結(jié)算活動必須遵守國家法律法規(guī)和財務(wù)制度。準(zhǔn)確性原則：確保結(jié)算數(shù)據(jù)真實、準(zhǔn)確、完整，避免出現(xiàn)錯誤或遺漏。及時性原則：按照規(guī)定的時間節(jié)點(diǎn)完成結(jié)算工作，不得拖延。清晰性原則：結(jié)算流程和賬目應(yīng)清晰明了，便于查詢和核對。二、旅游接待業(yè)務(wù)流程1.業(yè)務(wù)洽談市場部或相關(guān)業(yè)務(wù)部門與客戶就旅游接待需求進(jìn)行溝通洽談，明確接待標(biāo)準(zhǔn)、行程安排、人數(shù)、費(fèi)用等細(xì)節(jié)，并形成初步的業(yè)務(wù)意向。業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時將洽談情況反饋給接待部，以便做好接待準(zhǔn)備工作。2.接待安排接待部根據(jù)業(yè)務(wù)洽談結(jié)果，制定詳細(xì)的接待計劃，包括車輛調(diào)度、酒店預(yù)訂、餐飲安排、導(dǎo)游服務(wù)等。在接待過程中，接待部應(yīng)密切關(guān)注客戶需求，及時調(diào)整接待安排，確?？蛻魸M意度。3.費(fèi)用確認(rèn)接待工作完成后，接待部應(yīng)及時與客戶核對各項費(fèi)用，確保費(fèi)用明細(xì)準(zhǔn)確無誤。如客戶對費(fèi)用有異議，接待部應(yīng)與客戶協(xié)商解決，必要時可請市場部協(xié)助溝通。4.結(jié)算申請接待部根據(jù)費(fèi)用確認(rèn)結(jié)果，填寫《旅游接待結(jié)算申請表》，詳細(xì)列出各項費(fèi)用明細(xì)、金額、結(jié)算方式等信息，并附上相關(guān)的業(yè)務(wù)單據(jù)，如發(fā)票、合同、行程單等?！堵糜谓哟Y(jié)算申請表》經(jīng)接待部負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財務(wù)部。5.財務(wù)審核財務(wù)部收到《旅游接待結(jié)算申請表》后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括費(fèi)用的合理性、發(fā)票的真實性、結(jié)算方式的合規(guī)性等。如發(fā)現(xiàn)問題，財務(wù)部應(yīng)及時與接待部溝通，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)信息。審核無誤后，財務(wù)部在申請表上簽字確認(rèn)。6.結(jié)算執(zhí)行根據(jù)財務(wù)審核結(jié)果，財務(wù)部按照約定的結(jié)算方式進(jìn)行結(jié)算。如采用銀行轉(zhuǎn)賬方式結(jié)算，財務(wù)部應(yīng)及時提供準(zhǔn)確的收款賬戶信息，確保款項順利到賬。如采用現(xiàn)金結(jié)算，財務(wù)部應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)安排專人與客戶進(jìn)行現(xiàn)金交接，并辦理相關(guān)手續(xù)。三、結(jié)算內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)1.交通費(fèi)用車輛租賃費(fèi)用：根據(jù)實際租賃車輛的車型、天數(shù)、公里數(shù)等計算，以租賃合同約定的價格為準(zhǔn)。機(jī)票費(fèi)用：按照實際購買機(jī)票的價格結(jié)算，如有折扣或優(yōu)惠，應(yīng)提供相關(guān)憑證。2.住宿費(fèi)用酒店住宿費(fèi)用：根據(jù)預(yù)訂酒店的房型、入住天數(shù)等計算，以酒店實際收取的費(fèi)用為準(zhǔn)。如需升級房型或增加住宿天數(shù)，應(yīng)提前與客戶溝通并取得同意，費(fèi)用按照實際發(fā)生額結(jié)算。3.餐飲費(fèi)用餐飲費(fèi)用應(yīng)根據(jù)接待標(biāo)準(zhǔn)和實際用餐人數(shù)進(jìn)行結(jié)算，包括早餐、午餐、晚餐等。如有特殊餐飲需求，如特色餐、會議茶歇等，應(yīng)提前與客戶確認(rèn)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，并按照實際發(fā)生額結(jié)算。4.導(dǎo)游服務(wù)費(fèi)用導(dǎo)游服務(wù)費(fèi)用根據(jù)導(dǎo)游的工作天數(shù)、服務(wù)質(zhì)量等計算，以導(dǎo)游服務(wù)合同約定的價格為準(zhǔn)。如因客戶原因?qū)е聦?dǎo)游服務(wù)時間增加或服務(wù)內(nèi)容變更，應(yīng)相應(yīng)調(diào)整導(dǎo)游服務(wù)費(fèi)用。5.其他費(fèi)用其他與旅游接待業(yè)務(wù)相關(guān)的費(fèi)用，如景點(diǎn)門票、活動策劃費(fèi)、物料費(fèi)等，應(yīng)按照實際發(fā)生額結(jié)算，并提供相關(guān)發(fā)票或憑證。四、結(jié)算方式1.銀行轉(zhuǎn)賬對于金額較大的結(jié)算款項，原則上采用銀行轉(zhuǎn)賬方式進(jìn)行結(jié)算。財務(wù)部應(yīng)在收到客戶付款后的[X]個工作日內(nèi)，將款項轉(zhuǎn)入公司指定的銀行賬戶，并及時與客戶核對轉(zhuǎn)賬信息。2.現(xiàn)金結(jié)算對于金額較小或客戶要求采用現(xiàn)金結(jié)算的款項，可采用現(xiàn)金結(jié)算方式?，F(xiàn)金結(jié)算應(yīng)在雙方約定的時間和地點(diǎn)進(jìn)行，由財務(wù)部安排專人與客戶進(jìn)行現(xiàn)金交接，并開具收款收據(jù)。收款收據(jù)應(yīng)注明收款日期、金額、用途、付款人等信息，并加蓋公司財務(wù)專用章。3.支票結(jié)算在符合相關(guān)規(guī)定的情況下，可采用支票結(jié)算方式。財務(wù)部應(yīng)在收到客戶支票后的[X]個工作日內(nèi)，將支票存入銀行，并及時與客戶核對支票到賬情況。五、結(jié)算周期1.短期結(jié)算對于單次旅游接待業(yè)務(wù)，結(jié)算周期一般為接待工作完成后的[X]個工作日內(nèi)。接待部應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提交結(jié)算申請，財務(wù)部應(yīng)在收到申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審核并進(jìn)行結(jié)算。2.長期合作客戶結(jié)算對于與公司有長期合作關(guān)系的客戶，可根據(jù)雙方約定的結(jié)算周期進(jìn)行結(jié)算，如每月、每季度或每半年結(jié)算一次。具體結(jié)算周期應(yīng)在合作協(xié)議中明確約定。六、結(jié)算審批流程1.接待部初審接待部負(fù)責(zé)人收到《旅游接待結(jié)算申請表》后，應(yīng)對申請內(nèi)容進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核費(fèi)用明細(xì)的準(zhǔn)確性、業(yè)務(wù)單據(jù)的完整性以及與客戶溝通的情況。初審無誤后，在申請表上簽字確認(rèn)。2.財務(wù)部審核財務(wù)部收到經(jīng)接待部初審的《旅游接待結(jié)算申請表》后，對費(fèi)用的合理性、發(fā)票的真實性、結(jié)算方式的合規(guī)性等進(jìn)行審核。審核過程中如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與接待部溝通，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)信息。審核無誤后，財務(wù)部在申請表上簽字確認(rèn)。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批財務(wù)部審核通過的《旅游接待結(jié)算申請表》，應(yīng)提交至分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對結(jié)算金額、業(yè)務(wù)情況等進(jìn)行全面審查，審批通過后在申請表上簽字。4.總經(jīng)理審批對于金額較大或涉及重要客戶的旅游接待結(jié)算申請，還需提交總經(jīng)理進(jìn)行審批?？偨?jīng)理根據(jù)公司整體業(yè)務(wù)情況和財務(wù)狀況進(jìn)行最終決策，審批通過后在申請表上簽字。七、結(jié)算檔案管理1.檔案內(nèi)容旅游接待結(jié)算檔案應(yīng)包括《旅游接待結(jié)算申請表》、相關(guān)業(yè)務(wù)單據(jù)（如發(fā)票、合同、行程單等）、結(jié)算憑證（如銀行轉(zhuǎn)賬記錄、現(xiàn)金收款收據(jù)等）以及其他與結(jié)算相關(guān)的資料。2.檔案整理財務(wù)部應(yīng)定期對旅游接待結(jié)算檔案進(jìn)行整理，按照結(jié)算時間順序進(jìn)行編號，并將相關(guān)資料裝訂成冊。3.檔案保管結(jié)算檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司財務(wù)檔案管理制度執(zhí)行。一般情況下，結(jié)算檔案應(yīng)保存[X]年，以備后續(xù)查詢和審計使用。4.檔案查閱因工作需要查閱結(jié)算檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱。查閱檔案時應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案資料。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對旅游接待結(jié)算業(yè)務(wù)進(jìn)行審計，檢查結(jié)算流程的執(zhí)行情況、費(fèi)用的合理性、結(jié)算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性等。對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.財務(wù)檢查財務(wù)部應(yīng)加強(qiáng)對旅游接待結(jié)算業(yè)務(wù)的日常檢查，定期對結(jié)算賬目進(jìn)行核對，確保結(jié)算工作的規(guī)范和準(zhǔn)確。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.客戶反饋公司應(yīng)重視客戶對旅游接待結(jié)算工作的反饋意見，及時處理客戶提出的問題和投訴。對于客戶反饋的結(jié)算問題，應(yīng)認(rèn)真調(diào)查核實，并將處理結(jié)果及時反饋給客戶。九、違規(guī)處理1.對于在旅游接待結(jié)算工作中違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰對于因工作失誤導(dǎo)致結(jié)算數(shù)據(jù)錯誤或延誤的，給予責(zé)任人警告處分，并責(zé)令其及時糾正錯誤。對于故意虛報費(fèi)用、偽造業(yè)務(wù)單據(jù)等違規(guī)行為，除追回違規(guī)款項外，給予責(zé)任人記過以上處分，并視情節(jié)嚴(yán)重程度追究其法律責(zé)任。對于因違規(guī)操作給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。