公司履約保證金管理制度

公司履約保證金管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司履約保證金的管理，保障公司合法權益，確保合同的順利履行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與供應商、合作伙伴、員工等簽訂的各類合同或協(xié)議中涉及履約保證金的收取、管理、退還等相關事宜。（三）基本原則1.合法性原則：履約保證金的收取、管理和退還應符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。2.公平公正原則：對所有涉及履約保證金的對象一視同仁，確保公平公正。3.?？顚Ｓ迷瓌t：履約保證金應專項用于保障合同的履行，不得挪作他用。4.風險可控原則：通過合理設定保證金金額、退還條件等，有效控制公司面臨的履約風險。二、履約保證金的收?。ㄒ唬┦杖》秶?.對于重要的采購合同、工程承包合同、服務合同等，根據(jù)合同金額大小、風險程度等因素，經公司相關部門評估后，決定是否收取履約保證金。2.對于新合作的供應商、合作伙伴，在首次合作時，可要求其繳納履約保證金。3.對于涉及金額較大、風險較高的項目，可要求項目負責人或相關責任人繳納一定金額的履約保證金。（二）收取標準1.履約保證金的金額根據(jù)合同標的額、風險程度等因素確定。一般情況下，合同金額在[X]萬元以下的，收取比例為合同金額的[X]%；合同金額在[X]萬元至[X]萬元之間的，收取比例為合同金額的[X]%；合同金額在[X]萬元以上的，收取比例可根據(jù)實際情況適當調整，但最高不超過合同金額的[X]%。2.對于風險較高的合同，可適當提高履約保證金的收取比例。（三）收取方式1.現(xiàn)金繳納：供應商、合作伙伴或員工可直接以現(xiàn)金形式繳納履約保證金。2.銀行轉賬：通過銀行轉賬方式繳納履約保證金的，應在轉賬備注中注明“履約保證金[合同名稱或項目名稱]”。3.支票繳納：以支票形式繳納履約保證金的，應確保支票的真實性和有效性。（四）收取流程1.合同簽訂前，業(yè)務部門應根據(jù)合同風險評估結果，填寫《履約保證金收取申請表》，詳細說明收取履約保證金的原因、金額、收取對象等信息，并提交至財務部門審核。2.財務部門對《履約保證金收取申請表》進行審核，審核內容包括合同條款、金額計算、收取方式等是否符合公司規(guī)定。審核通過后，在申請表上簽字蓋章，并反饋給業(yè)務部門。3.業(yè)務部門根據(jù)財務部門的審核意見，與供應商、合作伙伴或員工協(xié)商確定履約保證金的繳納事宜。如對方同意繳納，應簽訂《履約保證金繳納協(xié)議》，明確雙方的權利義務。4.供應商、合作伙伴或員工按照《履約保證金繳納協(xié)議》的約定，將履約保證金繳納至公司指定的賬戶。財務部門在收到履約保證金后，應開具收款收據(jù)，并將相關憑證交至業(yè)務部門存檔。三、履約保證金的管理（一）賬戶設立1.公司設立專門的履約保證金賬戶，用于存放收取的履約保證金。該賬戶應與公司其他賬戶分開管理，確保?？顚Ｓ?。2.履約保證金賬戶的開戶銀行、賬號等信息應嚴格保密，未經公司批準，任何人不得擅自對外提供。（二）賬務處理1.財務部門應按照國家財務會計制度的規(guī)定，對履約保證金進行賬務處理。收取的履約保證金應計入“其他應付款履約保證金”科目，退還時沖減該科目。2.財務部門應定期對履約保證金賬戶進行核對，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因，并進行相應的處理。（三）日常監(jiān)管1.業(yè)務部門負責對涉及履約保證金的合同履行情況進行跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.財務部門負責對履約保證金的收取、退還等情況進行審核和記錄，確保資金的安全和合規(guī)使用。3.審計部門定期對履約保證金的管理情況進行審計，檢查是否存在違規(guī)操作、挪用資金等問題。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時提出整改意見，并督促相關部門進行整改。四、履約保證金的退還（一）退還條件1.供應商、合作伙伴或員工按照合同約定履行完所有義務，且經公司相關部門驗收合格后，可申請退還履約保證金。2.如因供應商、合作伙伴或員工的原因導致合同未能按時履行或履行不符合約定，公司有權扣除相應的履約保證金作為違約金。扣除后的剩余部分，在滿足退還條件時予以退還。3.合同履行過程中，如出現(xiàn)爭議或糾紛，在爭議解決后，根據(jù)最終的處理結果決定是否退還履約保證金及退還金額。（二）退還申請1.供應商、合作伙伴或員工在滿足履約保證金退還條件后，應填寫《履約保證金退還申請表》，詳細說明合同履行情況、申請退還金額等信息，并提交至業(yè)務部門審核。2.業(yè)務部門對《履約保證金退還申請表》進行審核，核實合同履行情況及相關證明材料。審核通過后，在申請表上簽字蓋章，并提交至財務部門。（三）退還審核1.財務部門對《履約保證金退還申請表》及相關證明材料進行審核，重點審核申請退還金額是否準確、是否存在未結清的款項等。審核通過后，在申請表上簽字蓋章，并報公司領導審批。2.公司領導根據(jù)財務部門的審核意見，對履約保證金的退還申請進行審批。審批通過后，財務部門按照審批意見辦理退還手續(xù)。（四）退還方式1.現(xiàn)金退還：對于金額較小的履約保證金，可直接以現(xiàn)金形式退還。2.銀行轉賬退還：通過銀行轉賬方式退還履約保證金的，應在轉賬備注中注明“履約保證金退還[合同名稱或項目名稱]”。3.支票退還：以支票形式退還履約保證金的，應確保支票的真實性和有效性。五、違約責任（一）供應商、合作伙伴違約責任1.如供應商、合作伙伴未按照合同約定履行義務，公司有權扣除相應的履約保證金作為違約金。違約金不足以彌補公司損失的，供應商、合作伙伴還應承擔賠償責任。2.如供應商、合作伙伴擅自挪用履約保證金，公司有權解除合同，并要求其返還挪用的保證金及支付相應的違約金。同時，供應商、合作伙伴還應承擔因此給公司造成的一切損失。（二）員工違約責任1.如員工未按照合同約定履行義務，公司有權扣除相應的履約保證金作為違約金。違約金不足以彌補公司損失的，員工還應承擔賠償責任。2.如員工擅自挪用履約保證金，公司有權解除勞動合同，并要求其返還挪用的保證金及支付相應的違約金。同時，員工還應承擔因此給公司造成的一切損失。（三）公司違約責任1.如公司未按照合同約定及時退還履約保證金，應按照銀行同期貸款利率向供應商、合作伙伴或員工支付利息。2.如公司擅自挪用履約保證金，應承擔相應的法律責任，并按照挪用金額的[X]%向供應商、合作伙伴或員工支付違約金。同時，公司還應返還挪用的保證金及支付相應的利息。六、爭議解決（一）協(xié)商解決如在履約保證金的收取、管理、退還等過程中發(fā)生爭議，雙方應首先通過友好協(xié)商解決。協(xié)商達成一致的，應簽訂書面協(xié)議，明確雙方的權利義務。（二）仲裁或訴訟如協(xié)商不成，任何一方均可向合同約定的仲裁機構申請仲裁或向有管轄權的人民法院提起訴訟。在仲裁或訴訟期間，除涉及爭