公司工程部檔案管理制度

公司工程部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司工程部檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在工程建設、管理及維護中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司工程部在工程規(guī)劃、設計、施工、驗收等全過程中形成的各類文件、資料、圖紙等檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：工程部檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映工程實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：涵蓋工程建設各環(huán)節(jié)的相關資料，保證檔案的全面性。4.保密性原則：對涉及公司機密的檔案嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責（一）工程部經理職責1.全面負責工程部檔案管理工作，確保檔案管理工作符合公司整體要求。2.制定檔案管理工作計劃和目標，并組織實施。3.協調解決檔案管理工作中出現的問題，提供必要的資源支持。（二）檔案管理員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等具體工作。2.對檔案進行分類、編號、編目，建立檔案檢索工具，方便查詢利用。3.定期對檔案進行檢查、核對，確保檔案的安全與完整。4.按照規(guī)定做好檔案的鑒定、銷毀工作。（三）工程技術人員職責1.在工程建設過程中，及時將各自工作中形成的文件、資料整理好，移交檔案管理員。2.對所提供檔案資料的真實性、準確性負責。3.根據工作需要，配合檔案管理員查閱相關檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.工程前期文件：包括項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。2.工程設計文件：初步設計、施工圖設計、設計變更等。3.工程施工文件：施工組織設計、施工方案、技術交底、工程質量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料設備質量證明文件等。4.工程監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質量評估報告等。5.工程竣工驗收文件：竣工驗收報告、竣工決算報告、工程質量保修書等。6.其他與工程相關的文件：會議紀要、來往信函、照片、音像資料等。（二）收集要求1.工程技術人員應在文件形成后及時整理，確保字跡清晰、簽字蓋章齊全。2.對電子文件應同時收集其紙質版本，并保證兩者內容一致。3.對于外來文件，如上級部門文件、合作單位文件等，應及時登記并歸檔。（三）整理方法1.分類：按照工程建設階段、文件類型等進行分類，如分為工程前期類、設計類、施工類、監(jiān)理類、竣工驗收類等。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，便于管理和查詢。編號應遵循一定的規(guī)則，如采用年份+類別代碼+順序號的形式。3.編目：對每份檔案編制目錄，包括文件題名、編號、日期、來源、保管期限等信息。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.工程前期文件在項目完成立項等前期工作后及時歸檔。2.工程設計文件在設計任務完成后歸檔。3.工程施工文件隨工程進度同步歸檔，每月定期整理歸檔一次。4.工程監(jiān)理文件在監(jiān)理工作結束后歸檔。5.工程竣工驗收文件在工程竣工驗收合格后一個月內歸檔。（二）歸檔流程1.工程技術人員將整理好的檔案移交檔案管理員。2.檔案管理員對移交的檔案進行核對、檢查，符合要求的予以接收。3.檔案管理員按照分類、編號、編目要求對檔案進行整理歸檔，并填寫檔案歸檔登記表。五、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及公司重大權益、具有長期查考利用價值的檔案，如項目立項批復、重要合同協議等。2.定期保管：分為30年和10年。工程建設過程中的一般性文件資料保管期限為30年；短期使用的文件資料保管期限為10年。（二）保管方式1.紙質檔案：采用專門的檔案柜存放，按照類別和編號順序排列，便于查找。2.電子檔案：存儲在專用的服務器或存儲設備上，進行備份，并建立電子檔案索引目錄。3.照片、音像資料：按照內容分類整理，標注拍攝時間、地點、人物等信息，存儲在光盤或硬盤等存儲介質上，并妥善保管。（三）保管環(huán)境1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內部人員因工作需要查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經部門負責人簽字同意后，到檔案管理員處查閱。2.查閱檔案時，檔案管理員應在場監(jiān)督，查閱人員只能在指定地點查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱人員不得在檔案上涂改、標記、污損，如需摘錄或復制，應經檔案管理員同意，并登記摘錄或復制的內容、日期、用途等。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱檔案的，需填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經工程部經理批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應對所借檔案妥善保管，不得轉借他人，不得擅自復制、泄露檔案內容。歸還檔案時，檔案管理員應認真核對，確保檔案完好無損。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理員定期對保管期滿的檔案進行鑒定，提出鑒定意見。2.成立檔案鑒定小組，由工程部經理、檔案管理員及相關工程技術人員組成，對檔案鑒定意見進行審核。（二）銷毀1.經鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組填寫檔案銷毀申請表，報公司主管領導批準后銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責，在監(jiān)督下進行，并填寫檔案銷毀登記表，注明銷毀檔案的名稱、數量、日期等信息。八、檔案的信息化管理（一）建立檔案信息系統(tǒng)利用信息技術建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和查詢利用的便捷性。（二）數據錄入與維護檔案管理員負責將紙質檔案的相關信息錄入檔案信息系統(tǒng)，并定期對系統(tǒng)數據進行維護，確保數據的準確性和完整性。（三）信息安全管理加強檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設置不同的用戶權限，防止數據泄露和非法訪問。定期對系統(tǒng)進行備份，確保數據安全。九、檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對工程部檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)。2.對檢查中發(fā)現的問題，及時下達整改通知書，要求限期整改。（二）考核評價1.將檔案管理工作