公司行政部各種管理制度

公司行政部各種管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政部管理，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作有序開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政部全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：各項(xiàng)制度符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.合理性原則：制度制定合理，充分考慮實(shí)際工作情況和員工需求。3.規(guī)范性原則：明確工作流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保工作規(guī)范統(tǒng)一。4.有效性原則：制度能夠有效執(zhí)行，達(dá)到預(yù)期管理效果。二、行政部組織架構(gòu)及職責(zé)（一）組織架構(gòu)行政部設(shè)部門經(jīng)理一名，副經(jīng)理一名，下設(shè)行政事務(wù)組、后勤保障組、檔案管理組等。（二）職責(zé)1.部門經(jīng)理職責(zé)全面負(fù)責(zé)行政部工作，制定工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。協(xié)調(diào)行政部與其他部門的工作關(guān)系，確保行政工作的順利開展。負(fù)責(zé)行政部人員的管理和考核，提升團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)。審核行政部各項(xiàng)費(fèi)用支出，控制行政成本。參與公司重要決策，提供行政支持和建議。2.副經(jīng)理職責(zé)協(xié)助部門經(jīng)理開展工作，負(fù)責(zé)分管工作的具體組織和實(shí)施。負(fù)責(zé)行政事務(wù)組的日常管理，包括文件收發(fā)、會(huì)議組織、辦公用品采購(gòu)等。監(jiān)督后勤保障組的工作，確保公司辦公環(huán)境良好、設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。協(xié)助部門經(jīng)理做好行政部與其他部門的溝通協(xié)調(diào)工作。3.行政事務(wù)組職責(zé)負(fù)責(zé)公司各類文件、通知、報(bào)告等的起草、審核、印發(fā)和歸檔。組織安排公司各類會(huì)議、活動(dòng)，做好會(huì)議記錄和活動(dòng)策劃。負(fù)責(zé)辦公用品、辦公設(shè)備的采購(gòu)、管理和發(fā)放。辦理公司各類證照的申請(qǐng)、變更、年檢等手續(xù)。負(fù)責(zé)公司印章的管理和使用。4.后勤保障組職責(zé)負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)，定期進(jìn)行清潔消毒。管理公司辦公設(shè)施設(shè)備，定期進(jìn)行檢查、維護(hù)和維修，確保正常使用。負(fù)責(zé)公司食堂、宿舍的管理，提供餐飲和住宿服務(wù)。做好公司車輛的調(diào)度、使用和維護(hù)管理。負(fù)責(zé)公司安全保衛(wèi)工作，制定安全制度，加強(qiáng)安全檢查，確保公司人員和財(cái)產(chǎn)安全。5.檔案管理組職責(zé)負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔和保管。建立檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程。提供檔案查閱服務(wù)，確保檔案的安全和有效利用。三、行政事務(wù)管理制度（一）文件管理制度1.文件起草各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合公司政策和實(shí)際情況。文件起草應(yīng)語(yǔ)言規(guī)范、邏輯清晰、表述準(zhǔn)確，注明起草部門、起草人及日期。2.文件審核部門負(fù)責(zé)人對(duì)起草的文件進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和合規(guī)性。涉及多個(gè)部門的文件，由相關(guān)部門共同審核。3.文件印發(fā)審核通過(guò)的文件由行政部統(tǒng)一編號(hào)、排版、印發(fā)。文件印發(fā)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的格式和份數(shù)進(jìn)行，確保文件質(zhì)量。4.文件歸檔文件印發(fā)后，行政部應(yīng)及時(shí)將文件原件及電子文檔進(jìn)行歸檔，以便查閱和保存。歸檔文件應(yīng)分類存放，便于查找和管理。（二）會(huì)議管理制度1.會(huì)議計(jì)劃行政部每月初制定公司月度會(huì)議計(jì)劃，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議主題等。會(huì)議計(jì)劃應(yīng)提前征求各部門意見，確保會(huì)議安排合理。2.會(huì)議組織行政部負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作，包括會(huì)議通知的發(fā)送、會(huì)議場(chǎng)地的布置、會(huì)議資料的準(zhǔn)備等。會(huì)議組織應(yīng)提前做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，確保會(huì)議順利進(jìn)行。3.會(huì)議記錄行政部安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，會(huì)后及時(shí)整理形成會(huì)議紀(jì)要。4.會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要由行政部起草，經(jīng)部門經(jīng)理審核后印發(fā)給參會(huì)人員及相關(guān)部門。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)明確會(huì)議決議事項(xiàng)、責(zé)任部門和完成時(shí)間，確保會(huì)議精神得到有效落實(shí)。（三）辦公用品管理制度1.采購(gòu)計(jì)劃各部門每月底根據(jù)工作需要制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)行政部匯總。行政部根據(jù)各部門采購(gòu)計(jì)劃，結(jié)合庫(kù)存情況，制定公司月度辦公用品采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)實(shí)施行政部按照采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行辦公用品的采購(gòu)，選擇合格的供應(yīng)商，確保采購(gòu)物品的質(zhì)量和價(jià)格合理。采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格遵守公司采購(gòu)流程，簽訂采購(gòu)合同，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。3.入庫(kù)管理辦公用品采購(gòu)到貨后，行政部倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等。驗(yàn)收合格的辦公用品應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫入庫(kù)單，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。4.發(fā)放管理各部門根據(jù)工作需要填寫辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后到行政部倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取。倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表發(fā)放辦公用品，填寫出庫(kù)單，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門等信息。5.庫(kù)存管理行政部倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)辦公用品庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。對(duì)于庫(kù)存積壓的辦公用品，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通，合理調(diào)配使用或進(jìn)行處理。（四）證照管理制度1.證照申請(qǐng)各部門根據(jù)工作需要提出證照申請(qǐng)，填寫申請(qǐng)表，注明申請(qǐng)證照的種類、用途、所需材料等。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)行政部審核。2.證照辦理行政部負(fù)責(zé)證照申請(qǐng)材料的準(zhǔn)備和提交，按照相關(guān)部門的要求辦理證照。辦理過(guò)程中應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通，確保證照辦理順利進(jìn)行。3.證照領(lǐng)取證照辦理完成后，行政部及時(shí)領(lǐng)取證照，并進(jìn)行登記和保管。領(lǐng)取證照時(shí)應(yīng)核對(duì)證照信息，確保證照的真實(shí)性和有效性。4.證照使用各部門因工作需要使用證照時(shí)，應(yīng)填寫證照使用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后到行政部領(lǐng)取。使用完畢后應(yīng)及時(shí)歸還行政部，行政部做好使用記錄。5.證照年檢行政部負(fù)責(zé)定期提醒證照年檢時(shí)間，組織相關(guān)部門準(zhǔn)備年檢材料，辦理年檢手續(xù)。確保公司各類證照按時(shí)年檢，避免因證照過(guò)期影響公司正常經(jīng)營(yíng)。（五）印章管理制度1.印章種類公司印章包括公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章等。2.印章保管公章由行政部經(jīng)理保管，合同專用章由法務(wù)部門指定專人保管，財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人保管，法人章由法定代表人或其授權(quán)人保管。印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全。3.印章使用印章使用應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行，填寫印章使用申請(qǐng)表，注明使用事項(xiàng)、使用部門、使用人等信息。申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，印章保管人員方可蓋章。4.印章登記印章保管人員應(yīng)建立印章使用登記簿，詳細(xì)記錄印章使用情況，包括使用時(shí)間、使用事項(xiàng)、批準(zhǔn)人等信息。定期對(duì)印章使用登記簿進(jìn)行核對(duì)，確保印章使用記錄準(zhǔn)確無(wú)誤。5.印章廢止因公司機(jī)構(gòu)變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要廢止印章時(shí)，行政部應(yīng)及時(shí)收回印章，并進(jìn)行封存或銷毀。印章廢止后，應(yīng)在印章使用登記簿上注明廢止日期和原因。四、后勤保障管理制度（一）環(huán)境衛(wèi)生管理制度1.清潔標(biāo)準(zhǔn)辦公區(qū)域地面、桌面、門窗等應(yīng)保持清潔，無(wú)灰塵、無(wú)污漬。會(huì)議室、接待室等公共區(qū)域應(yīng)定期進(jìn)行清潔消毒，確保環(huán)境整潔衛(wèi)生。2.清潔頻次辦公區(qū)域每天進(jìn)行日常清潔，公共區(qū)域每周進(jìn)行全面清潔。特殊時(shí)期或重要活動(dòng)前，應(yīng)增加清潔頻次。3.清潔責(zé)任行政部負(fù)責(zé)安排專人負(fù)責(zé)公司環(huán)境衛(wèi)生清潔工作，明確各區(qū)域的清潔責(zé)任人。清潔責(zé)任人應(yīng)按照清潔標(biāo)準(zhǔn)和頻次進(jìn)行清潔，確保工作質(zhì)量。（二）設(shè)施設(shè)備管理制度1.設(shè)備采購(gòu)各部門根據(jù)工作需要提出設(shè)施設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)，填寫申請(qǐng)表，注明設(shè)備名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)行政部審核，行政部根據(jù)公司預(yù)算和實(shí)際情況進(jìn)行采購(gòu)。2.設(shè)備驗(yàn)收設(shè)施設(shè)備采購(gòu)到貨后，行政部組織相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等。驗(yàn)收合格的設(shè)備應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫入庫(kù)單，注明設(shè)備名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。3.設(shè)備安裝調(diào)試行政部負(fù)責(zé)聯(lián)系專業(yè)人員對(duì)新采購(gòu)的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行安裝調(diào)試，確保設(shè)備正常運(yùn)行。安裝調(diào)試過(guò)程中應(yīng)做好記錄，包括設(shè)備型號(hào)、安裝時(shí)間、調(diào)試情況等。4.設(shè)備使用各部門使用設(shè)施設(shè)備時(shí)應(yīng)按照操作規(guī)程進(jìn)行，不得違規(guī)操作。設(shè)備使用人員應(yīng)定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告行政部。5.設(shè)備維護(hù)維修行政部定期組織對(duì)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)安排維修。對(duì)于需要外修的設(shè)備，行政部應(yīng)選擇合格的維修單位進(jìn)行維修，并做好維修記錄。6.設(shè)備報(bào)廢對(duì)于已無(wú)法正常使用或維修成本過(guò)高的設(shè)施設(shè)備，由使用部門提出報(bào)廢申請(qǐng)，填寫申請(qǐng)表，注明設(shè)備名稱、規(guī)格、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、行政部審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行報(bào)廢處理。（三）食堂管理制度1.食堂衛(wèi)生食堂應(yīng)保持環(huán)境衛(wèi)生整潔，食品加工區(qū)域應(yīng)符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)。食堂工作人員應(yīng)持健康證上崗，定期進(jìn)行體檢和培訓(xùn)。2.食品采購(gòu)食堂食品采購(gòu)應(yīng)選擇正規(guī)供應(yīng)商，確保食品質(zhì)量安全。采購(gòu)的食品應(yīng)索證索票，建立食品采購(gòu)臺(tái)賬。3.食品加工食堂工作人員應(yīng)按照食品加工操作規(guī)程進(jìn)行加工，確保食品熟透、衛(wèi)生。食品加工過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格遵守食品安全制度，防止食品污染和變質(zhì)。4.食品供應(yīng)食堂應(yīng)按時(shí)供應(yīng)飯菜，保證飯菜質(zhì)量和口味。合理搭配菜品，滿足員工不同的飲食需求。5.食堂管理行政部負(fù)責(zé)食堂的日常管理，監(jiān)督食堂工作人員的工作，聽取員工的意見和建議。定期對(duì)食堂進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，確保食堂管理規(guī)范、服務(wù)質(zhì)量良好。（四）宿舍管理制度1.宿舍入住公司為員工提供宿舍，員工如需入住，應(yīng)向行政部提出申請(qǐng)，填寫申請(qǐng)表，注明個(gè)人信息、入住時(shí)間等。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)行政部審核，審核通過(guò)后安排入住。2.宿舍管理行政部負(fù)責(zé)宿舍的日常管理，制定宿舍管理制度，明確住宿人員的權(quán)利和義務(wù)。定期對(duì)宿舍進(jìn)行檢查，確保宿舍安全、衛(wèi)生、整潔。3.宿舍設(shè)施設(shè)備行政部為宿舍配備必要的設(shè)施設(shè)備，如床、桌椅、衣柜等。住宿人員應(yīng)愛護(hù)宿舍設(shè)施設(shè)備，如有損壞應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部進(jìn)行維修。4.宿舍安全住宿人員應(yīng)遵守宿舍安全規(guī)定，不得在宿舍內(nèi)使用大功率電器、私拉亂接電線等。注意防火防盜，確保個(gè)人財(cái)產(chǎn)安全。5.宿舍衛(wèi)生住宿人員應(yīng)保持宿舍衛(wèi)生整潔，定期打掃房間，整理個(gè)人物品。不得在宿舍內(nèi)亂扔垃圾，保持公共區(qū)域衛(wèi)生。（五）車輛管理制度1.車輛調(diào)度行政部負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度管理，根據(jù)工作需要合理安排車輛使用。各部門如需使用車輛，應(yīng)提前填寫用車申請(qǐng)表，注明用車時(shí)間、地點(diǎn)、事由等信息。2.車輛使用車輛使用人員應(yīng)按照用車申請(qǐng)表上的時(shí)間、地點(diǎn)、事由使用車輛，不得擅自更改。使用車輛過(guò)程中應(yīng)遵守交通規(guī)則，確保行車安全。3.車輛維護(hù)行政部定期組織對(duì)車輛進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保車輛性能良好。車輛使用人員發(fā)現(xiàn)車輛故障應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部，由行政部安排維修。4.車輛安全車輛使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守車輛安全制度，不得疲勞駕駛、酒后駕駛等。定期對(duì)車輛進(jìn)行安全檢查，確保車輛安全設(shè)施齊全有效。5.車輛費(fèi)用管理行政部負(fù)責(zé)車輛費(fèi)用的核算和報(bào)銷，包括燃油費(fèi)、過(guò)路費(fèi)、維修費(fèi)等。車輛費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。五、檔案管理制度（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案收集人員應(yīng)定期對(duì)本部門的文件、資料、合同等進(jìn)行整理，及時(shí)移交行政部檔案管理組。（二）檔案整理1.檔案管理組收到各部門移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.整理檔案時(shí)應(yīng)剔除重復(fù)、無(wú)效的文件，對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂等處理。（三）檔案歸檔1.整理