物業(yè)模塊化規(guī)定

物業(yè)模塊化規(guī)定

物業(yè)模塊化規(guī)定一、總則1.目的：為提升本高端小區(qū)物業(yè)管理服務水平，規(guī)范物業(yè)公司各工作模塊運行，提高工作效率與服務質量，保障業(yè)主生活品質，特制定本規(guī)定。2.適用范圍：本規(guī)定適用于本高端小區(qū)物業(yè)公司全體員工，涵蓋公司各部門、各層級在物業(yè)管理工作中的所有活動。3.基本原則：遵循依法依規(guī)、業(yè)主至上、專業(yè)高效、協(xié)同配合的原則，確保物業(yè)管理工作合法合規(guī)、以業(yè)主需求為導向，實現(xiàn)資源優(yōu)化配置與高效運作。二、客戶服務模塊規(guī)定（一）接待服務1.前臺接待-工作時間前臺須保證至少有一名客服人員在崗，著裝統(tǒng)一、整潔，佩戴工作牌，坐姿端正、儀態(tài)大方。-客戶來訪時，客服人員應在3秒內起身微笑迎接，主動詢問客戶需求，使用禮貌用語，如“您好，請問有什么可以幫您？”-對于客戶咨詢，能當場解答的應準確、清晰地予以答復；對于不能當場解答的，應記錄客戶問題，告知客戶預計回復時間，在規(guī)定時間內（一般不超過24小時）給予答復。-接待過程中應認真填寫《客戶來訪登記表》，詳細記錄來訪客戶的姓名、房號、聯(lián)系方式、來訪事由、接待時間等信息。2.電話接待-客服熱線應保證24小時暢通，電話鈴響3聲內必須接聽，使用規(guī)范的接聽用語，如“您好，[小區(qū)名稱]物業(yè)服務中心，很高興為您服務！”-傾聽客戶訴求時應耐心、專注，不得隨意打斷客戶，同時做好電話記錄，記錄內容同來訪登記表要求。-對于緊急事項，如客戶家中突發(fā)漏水、停電等，應立即通知相關維修人員，并在5分鐘內回復客戶已安排處理。（二）業(yè)主投訴處理1.投訴受理-無論是來訪、電話還是通過線上平臺（如微信公眾號、業(yè)主APP等）接到業(yè)主投訴，客服人員都應熱情接待，安撫業(yè)主情緒，詳細記錄投訴內容，包括投訴人姓名、房號、聯(lián)系方式、投訴時間、具體問題等。-將投訴信息及時錄入公司投訴管理系統(tǒng)，確保信息可追溯和統(tǒng)計分析。2.投訴處理流程-一般性投訴（如小區(qū)環(huán)境衛(wèi)生問題、噪音擾民等），應在接到投訴后1小時內轉至相關責任部門（如保潔部、秩序維護部等），責任部門應在24小時內處理完畢并反饋處理結果給客服人員。-較為復雜的投訴（如涉及多個部門協(xié)調、需要較長時間解決的問題），客服人員應在2小時內組織相關部門召開協(xié)調會，制定解決方案，明確責任人和處理時間節(jié)點。處理過程中客服人員應及時跟進，每24小時向業(yè)主反饋一次處理進度，直至問題解決。-重大投訴（如因物業(yè)服務問題導致業(yè)主重大財產損失或嚴重影響業(yè)主生活等），客服人員應立即報告客服主管和公司領導，成立專項處理小組，在1小時內到達現(xiàn)場了解情況，制定處理方案，并在48小時內將初步處理結果告知業(yè)主。整個處理過程應保持與業(yè)主的密切溝通，直至業(yè)主滿意。3.投訴回訪-投訴處理完成后，客服人員應在24小時內對業(yè)主進行回訪，了解業(yè)主對處理結果的滿意度?；卦L可通過電話、上門等方式進行，填寫《投訴回訪記錄表》。-如業(yè)主對處理結果不滿意，應詳細記錄業(yè)主意見，重新轉至相關部門進行處理，直至業(yè)主滿意為止。同時對該投訴進行深入分析，查找問題根源，制定相應的改進措施，防止類似投訴再次發(fā)生。（三）業(yè)主溝通與社區(qū)文化活動組織1.定期溝通機制-客服人員每月應通過電話或上門拜訪的方式對小區(qū)業(yè)主進行滿意度調查，了解業(yè)主對物業(yè)服務的意見和建議，覆蓋率不低于小區(qū)總戶數(shù)的30%。-每季度組織一次業(yè)主座談會，邀請小區(qū)業(yè)主代表參加，公司領導及各部門負責人出席。座談會上向業(yè)主匯報本季度物業(yè)服務工作情況，聽取業(yè)主意見和建議，對業(yè)主提出的問題當場給予答復或承諾解決時間。-建立業(yè)主微信群或其他線上溝通平臺，客服人員應及時在平臺上發(fā)布小區(qū)通知、物業(yè)服務動態(tài)等信息，解答業(yè)主疑問，保持與業(yè)主的良好互動。每天查看群消息時間不少于4小時，確保業(yè)主信息及時回復。2.社區(qū)文化活動組織-客服部門應根據(jù)不同節(jié)日和季節(jié)，制定年度社區(qū)文化活動計劃，活動內容應豐富多樣，如春節(jié)聯(lián)歡晚會、中秋賞月活動、親子運動會、夏季納涼晚會等。-每次活動前提前15天在小區(qū)公告欄、線上平臺發(fā)布活動通知，詳細介紹活動時間、地點、內容、參與方式等信息，吸引業(yè)主積極參與。-活動組織過程中，客服人員要做好現(xiàn)場秩序維護、人員引導、安全保障等工作，確保活動順利進行?；顒咏Y束后，及時收集業(yè)主對活動的反饋意見，總結經驗教訓，不斷改進活動質量。三、維修維護模塊規(guī)定（一）日常維修1.維修受理-客服人員接到業(yè)主維修申請后，應詳細記錄維修內容、房號、業(yè)主聯(lián)系方式等信息，及時錄入維修管理系統(tǒng)，并在10分鐘內將維修任務派發(fā)給相應的維修人員。-維修人員在接到維修任務后，應在30分鐘內與業(yè)主取得聯(lián)系，確認維修時間，并按時到達維修現(xiàn)場。如因特殊情況無法按時到達，應提前與業(yè)主溝通并說明原因，重新約定維修時間。2.維修流程-維修人員到達維修現(xiàn)場后，應先對維修項目進行檢查，確定維修方案和所需材料、工具。如需業(yè)主購買材料，應明確告知業(yè)主材料的規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，并提供購買建議。-在維修過程中，維修人員應遵守操作規(guī)程，確保維修質量和安全。對于一般性維修項目，應在2小時內完成；對于較為復雜的維修項目，應向業(yè)主說明預計維修時間，并合理安排維修進度。-維修完成后，維修人員應清理維修現(xiàn)場，將垃圾帶走，保持現(xiàn)場整潔。同時請業(yè)主對維修質量進行驗收，業(yè)主驗收合格后，在《維修任務單》上簽字確認。3.維修記錄與統(tǒng)計-維修人員完成維修任務后，應及時將維修情況（包括維修項目、維修時間、維修材料使用情況、維修費用等）詳細記錄在《維修任務單》上，并交回客服部門存檔。-客服部門每月對維修記錄進行統(tǒng)計分析，包括維修任務量、維修及時率、維修滿意度等指標，形成維修月報，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）設施設備維護保養(yǎng)1.維護保養(yǎng)計劃制定-維修部門應根據(jù)小區(qū)內各類設施設備（如電梯、消防設備、供電系統(tǒng)、給排水系統(tǒng)等）的使用說明書和實際運行情況，制定年度、季度、月度維護保養(yǎng)計劃。計劃內容應包括維護保養(yǎng)項目、維護保養(yǎng)時間、責任人等信息。-年度維護保養(yǎng)計劃應在每年12月31日前制定完成，經公司領導審核后下發(fā)執(zhí)行；季度和月度維護保養(yǎng)計劃應在上一季度末和上月末分別制定完成。2.維護保養(yǎng)實施-維修人員應按照維護保養(yǎng)計劃，按時對設施設備進行維護保養(yǎng)工作。在維護保養(yǎng)過程中，要嚴格遵守操作規(guī)程，認真填寫《設施設備維護保養(yǎng)記錄》，記錄內容包括維護保養(yǎng)時間、維護保養(yǎng)項目、維護保養(yǎng)情況、更換的零部件等信息。-對于一些關鍵設施設備（如電梯）的維護保養(yǎng)，應邀請專業(yè)的維保單位進行，并安排公司維修人員進行現(xiàn)場監(jiān)督。維保單位完成維護保養(yǎng)工作后，應提供詳細的維護保養(yǎng)報告，公司維修人員將報告存檔。3.設施設備巡檢-維修人員應按照規(guī)定的巡檢路線和時間間隔，對小區(qū)內的設施設備進行日常巡檢。一般每天至少進行一次全面巡檢，重點設施設備（如配電室、水泵房等）每2小時巡檢一次。-巡檢過程中要仔細觀察設施設備的運行狀態(tài)，檢查有無異常聲音、異味、滲漏等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并上報。對于緊急問題，應立即采取措施進行處理，確保設施設備安全運行。（三）應急維修處理1.應急預案制定-維修部門應針對小區(qū)可能出現(xiàn)的突發(fā)情況（如突發(fā)停電、停水、電梯故障、消防事故等）制定完善的應急預案。應急預案應包括應急處理流程、責任分工、應急物資儲備等內容。-應急預案應定期進行演練和修訂，確保其有效性和可操作性。演練每年至少進行2次，演練后對應急預案進行評估，根據(jù)演練情況進行修訂完善。2.應急維修處理流程-當發(fā)生緊急維修情況時，現(xiàn)場人員（如秩序維護員、業(yè)主等）應立即撥打客服熱線報告情況。客服人員接到報告后，應立即啟動應急預案，通知相關維修人員和應急救援小組趕赴現(xiàn)場。-維修人員到達現(xiàn)場后，應迅速判斷故障情況，采取有效的應急措施，如切斷電源、關閉閥門等，防止故障擴大。同時，按照應急預案的要求，組織實施維修工作，盡快恢復設施設備的正常運行。-在應急維修過程中，要注意保護現(xiàn)場，以便后續(xù)進行事故原因調查。維修完成后，維修人員應對應急維修情況進行詳細記錄，包括故障發(fā)生時間、故障現(xiàn)象、維修措施、維修結果等信息，并提交給公司相關部門進行分析總結。四、秩序維護模塊規(guī)定（一）人員與車輛出入管理1.人員出入管理-小區(qū)實行封閉式管理，主出入口24小時安排秩序維護員值班。外來人員進入小區(qū)時，秩序維護員應禮貌詢問來訪事由、被訪業(yè)主房號等信息，并通過與業(yè)主電話核實或業(yè)主在門禁系統(tǒng)上授權等方式確認后，登記外來人員姓名、身份證號碼、聯(lián)系方式、來訪時間等信息，發(fā)放臨時出入證，引導其進入小區(qū)。-業(yè)主進出小區(qū)時，秩序維護員應通過人臉識別、刷卡等方式進行身份核實，確認無誤后予以放行。對于未攜帶有效證件的業(yè)主，秩序維護員應禮貌地通過電話或其他方式與業(yè)主核實身份后放行。-小區(qū)內禁止無關人員隨意進出，如發(fā)現(xiàn)可疑人員，秩序維護員應上前詢問，必要時通知公安機關處理。2.車輛出入管理-小區(qū)設置車輛出入口，實行人車分流。業(yè)主車輛應辦理停車卡，通過車牌識別系統(tǒng)或刷卡方式進出小區(qū)。外來車輛進入小區(qū)時，秩序維護員應詢問來訪事由、被訪業(yè)主房號等信息，經業(yè)主確認后，登記車輛號牌、車主姓名、聯(lián)系方式、進入時間等信息，發(fā)放臨時停車卡，引導其至指定停車區(qū)域停放。-車輛在小區(qū)內行駛應遵守限速規(guī)定（一般不超過20公里/小時），禁止鳴笛。秩序維護員應加強對小區(qū)內車輛行駛和停放的巡查，發(fā)現(xiàn)車輛亂停亂放、占用消防通道等違規(guī)行為，應及時通知車主整改。對拒不整改的，可按照相關規(guī)定進行處理，如鎖車、上報交警部門等。-小區(qū)停車場應設置明顯的標識和標線，劃分不同的停車區(qū)域（如私家車位、臨時停車位、訪客停車位等）。秩序維護員應引導車輛有序停放，確保停車場秩序井然。（二）巡邏與監(jiān)控1.巡邏制度-秩序維護員應按照規(guī)定的巡邏路線和時間間隔進行24小時不間斷巡邏。白天每2小時巡邏一次，夜間每1小時巡邏一次。巡邏過程中要認真檢查小區(qū)內的安全設施（如消防設施、安防設備等）是否完好，門窗是否關閉，有無異常情況等。-巡邏人員應攜帶對講機、巡更棒等設備，按照規(guī)定的巡更點進行打卡記錄，確保巡邏工作落實到位。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應立即通過對講機向值班室報告，并采取相應的措施進行處理。-巡邏人員在巡邏過程中要注意自身安全，遇到危險情況應及時呼叫支援，不得擅自冒險行動。2.監(jiān)控系統(tǒng)管理-小區(qū)內安裝有全方位的監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)控室實行24小時專人值班。值班人員應熟練掌握監(jiān)控設備的操作方法，實時查看監(jiān)控畫面，發(fā)現(xiàn)異常情況及時通知巡邏人員前往處理。-監(jiān)控錄像應保存至少30天，以備后續(xù)查閱。值班人員應定期檢查監(jiān)控錄像的存儲情況，確保錄像資料完整、可查閱。如因特殊原因需要調閱監(jiān)控錄像，須經物業(yè)公司相關領導批準，并做好調閱記錄。-監(jiān)控室應保持整潔、安靜，嚴禁無關人員進入。值班人員不得在監(jiān)控室內從事與工作無關的活動，如玩手機、看電視等。（三）突發(fā)事件應急處理1.突發(fā)事件應急預案制定-秩序維護部門應針對小區(qū)可能發(fā)生的各類突發(fā)事件（如火災、盜竊、打架斗毆、自然災害等）制定詳細的應急預案。應急預案應包括應急處理流程、責任分工、應急物資儲備等內容。-應急預案應定期進行演練和修訂，確保其有效性和可操作性。演練每年至少進行2次，演練后對應急預案進行評估，根據(jù)演練情況進行修訂完善。2.突發(fā)事件應急處理流程-當發(fā)生突發(fā)事件時，現(xiàn)場人員（如秩序維護員、業(yè)主等）應立即通過對講機或其他方式向監(jiān)控室報告。監(jiān)控室值班人員接到報告后，應立即啟動應急預案，通知相關人員趕赴現(xiàn)場進行處理。-對于火災事故，秩序維護員應立即撥打“119”報警電話，并組織人員疏散小區(qū)內的業(yè)主，引導業(yè)主通過安全通道撤離到安全區(qū)域。同時，利用小區(qū)內的消防設施進行初期滅火工作，等待消防部門的到來。-對于盜竊、打架斗毆等治安事件，秩序維護員應及時趕到現(xiàn)場，制止違法行為，保護現(xiàn)場，并通知公安機關處理。在公安機關到達之前，不得擅自破壞現(xiàn)場或放走嫌疑人。-對于自然災害（如暴雨、大風等），秩序維護員應提前做好防范措施，如檢查小區(qū)內的排水系統(tǒng)、加固戶外設施等。災害發(fā)生時，加強對小區(qū)的巡查，及時發(fā)現(xiàn)并處理因災害引發(fā)的各類問題，如房屋漏水、道路積水等。五、環(huán)境衛(wèi)生與綠化管理模塊規(guī)定（一）環(huán)境衛(wèi)生管理1.公共區(qū)域清潔-小區(qū)公共區(qū)域（如樓道、電梯、大堂、走廊、停車場等）的清潔工作應按照規(guī)定的頻次進行。樓道每天清掃1次，電梯每天至少清潔4次（早、中、晚、夜間各1次），大堂、走廊每天清掃2次，停車場每天清掃1次，確保公共區(qū)域干凈整潔，無雜物、無異味。-清潔人員在進行清潔工作時，應使用合適的清潔工具和清潔劑，按照操作規(guī)程進行操作，避免對公共設施造成損壞。同時，要注意清潔工作的時間安排，盡量減少對業(yè)主生活的影響。-定期對公共區(qū)域的門窗、扶手、欄桿等進行擦拭，保持其干凈明亮。對于公共區(qū)域的垃圾桶，應每天清理并消毒，確保垃圾及時清運，防止異味散發(fā)。2.垃圾清運與處理-小區(qū)內設置垃圾分類投放點，引導業(yè)主進行垃圾分類投放。清潔人員應按照垃圾分類標準，將垃圾進行分類收集，定期運至小區(qū)外的垃圾處理站進行處理。-垃圾清運應做到日產日清，每天至少清運2次。在垃圾清運過程中，要確保垃圾不撒漏，保持運輸車輛的整潔。運輸車輛應定期進行清洗和消毒，防止病菌傳播。-加強對垃圾分類投放的宣傳和監(jiān)督，通過在小區(qū)公告欄張貼宣傳海報、發(fā)放宣傳資料等方式，提高業(yè)主的垃圾分類意識。對不遵守垃圾分類規(guī)定的業(yè)主，應進行勸導和教