pos機(jī)維護(hù)管理制度

pos機(jī)維護(hù)管理制度一、總則1.目的為了確保公司POS機(jī)的正常運(yùn)行，提高工作效率，保障業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有使用POS機(jī)的部門和個人。3.職責(zé)分工信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)POS機(jī)系統(tǒng)的安裝、調(diào)試、升級及日常維護(hù)。及時處理POS機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)的故障，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。對POS機(jī)操作人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，解答操作過程中的技術(shù)問題。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)POS機(jī)交易數(shù)據(jù)的審核與管理。監(jiān)督POS機(jī)的使用情況，確保交易的準(zhǔn)確性和安全性。與銀行等相關(guān)機(jī)構(gòu)協(xié)調(diào)POS機(jī)的資金結(jié)算等事宜。使用部門負(fù)責(zé)本部門POS機(jī)的日常保管和正確使用。發(fā)現(xiàn)POS機(jī)故障或異常情況及時報(bào)告信息技術(shù)部門。配合信息技術(shù)部門和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行POS機(jī)相關(guān)的檢查和維護(hù)工作。二、POS機(jī)的采購與配置1.采購流程根據(jù)業(yè)務(wù)需求，由使用部門提出POS機(jī)采購申請，詳細(xì)說明采購數(shù)量、型號、功能要求等。申請?zhí)峤恢霖?cái)務(wù)部門審核，財(cái)務(wù)部門根據(jù)預(yù)算及業(yè)務(wù)合理性進(jìn)行審批。審批通過后，由信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行采購，采購過程中要嚴(yán)格按照公司采購制度執(zhí)行，確保采購設(shè)備的質(zhì)量和售后服務(wù)。2.配置要求根據(jù)不同業(yè)務(wù)場景和需求，合理配置POS機(jī)的型號和功能。例如，對于零售業(yè)務(wù)，可配置支持多種支付方式（如銀行卡、微信、支付寶等）的普通POS機(jī)；對于大型商場或連鎖企業(yè)，可配置具備會員管理、報(bào)表統(tǒng)計(jì)等功能更強(qiáng)大的POS機(jī)。POS機(jī)應(yīng)配備必要的外部設(shè)備，如打印機(jī)、掃碼槍等，確保設(shè)備齊全且能正常工作。每臺POS機(jī)應(yīng)分配唯一的設(shè)備編號，并建立詳細(xì)的設(shè)備檔案，記錄設(shè)備型號、購置時間、使用部門、維護(hù)記錄等信息。三、POS機(jī)的安裝與調(diào)試1.安裝環(huán)境準(zhǔn)備信息技術(shù)部門應(yīng)根據(jù)POS機(jī)的安裝要求，選擇合適的安裝地點(diǎn)。安裝地點(diǎn)應(yīng)具備穩(wěn)定的電源供應(yīng)、良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，避免潮濕、灰塵較大等不利于設(shè)備運(yùn)行的場所。確保安裝區(qū)域有足夠的空間，便于操作人員操作和維護(hù)設(shè)備。2.安裝調(diào)試步驟信息技術(shù)人員按照設(shè)備說明書進(jìn)行POS機(jī)的硬件安裝，包括連接電源、網(wǎng)絡(luò)、打印機(jī)等外部設(shè)備，并確保連接牢固。安裝完成后，進(jìn)行軟件系統(tǒng)的安裝和配置。根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，設(shè)置POS機(jī)的交易參數(shù)、商戶信息、操作員信息等。完成硬件和軟件安裝后，進(jìn)行全面的調(diào)試工作。測試POS機(jī)的各項(xiàng)功能，包括刷卡、掃碼支付、打印小票、數(shù)據(jù)傳輸?shù)?，確保設(shè)備正常運(yùn)行，交易數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。在調(diào)試過程中，如發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并與供應(yīng)商溝通解決。調(diào)試合格后，由信息技術(shù)部門、使用部門和財(cái)務(wù)部門共同簽字確認(rèn)，方可正式投入使用。四、POS機(jī)的日常使用與操作規(guī)范1.開機(jī)與關(guān)機(jī)操作人員應(yīng)在每日營業(yè)前，檢查POS機(jī)設(shè)備外觀是否完好，電源、網(wǎng)絡(luò)連接是否正常。打開POS機(jī)電源開關(guān)，等待設(shè)備自檢完成，屏幕顯示正常后，登錄系統(tǒng)進(jìn)行簽到操作。簽到成功后，方可進(jìn)行交易處理。營業(yè)結(jié)束后，操作人員應(yīng)先進(jìn)行簽退操作，確保交易數(shù)據(jù)已正確上傳至系統(tǒng)。然后關(guān)閉POS機(jī)電源開關(guān)，拔掉電源插頭，整理好設(shè)備及相關(guān)連接線。2.交易操作流程顧客消費(fèi)時，操作人員應(yīng)禮貌地請顧客選擇支付方式。對于銀行卡支付，操作人員應(yīng)按照系統(tǒng)提示，正確操作刷卡或插卡設(shè)備，輸入交易金額，讓顧客輸入密碼（如有需要），然后等待系統(tǒng)處理交易。交易成功后，打印交易小票，讓顧客簽字確認(rèn)。對于掃碼支付，操作人員應(yīng)掃描顧客出示的支付碼，完成支付流程，并打印小票。在交易過程中，操作人員應(yīng)密切關(guān)注屏幕提示信息，如遇交易失敗等異常情況，應(yīng)按照系統(tǒng)提示進(jìn)行相應(yīng)處理。如因網(wǎng)絡(luò)故障等原因?qū)е陆灰资?，?yīng)在網(wǎng)絡(luò)恢復(fù)正常后重新發(fā)起交易。3.數(shù)據(jù)管理POS機(jī)交易數(shù)據(jù)應(yīng)實(shí)時上傳至公司后臺系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的及時性和準(zhǔn)確性。財(cái)務(wù)部門應(yīng)每日對POS機(jī)交易數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，核對交易金額、交易時間、支付方式等信息，發(fā)現(xiàn)異常交易及時與相關(guān)部門溝通核實(shí)。信息技術(shù)部門應(yīng)定期備份POS機(jī)交易數(shù)據(jù)，備份數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保存，保存期限按照公司數(shù)據(jù)管理規(guī)定執(zhí)行，以便在需要時進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢和追溯。4.安全操作注意事項(xiàng)操作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，妥善保管個人操作密碼，不得將密碼泄露給他人。在交易過程中，要注意保護(hù)顧客隱私，避免在顧客面前泄露交易信息。不得隨意更改POS機(jī)系統(tǒng)的設(shè)置和參數(shù)，如需調(diào)整，應(yīng)經(jīng)過信息技術(shù)部門的批準(zhǔn)。如發(fā)現(xiàn)POS機(jī)出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)立即停止使用，并及時報(bào)告信息技術(shù)部門進(jìn)行處理，嚴(yán)禁私自拆卸或維修POS機(jī)設(shè)備。五、POS機(jī)的維護(hù)與保養(yǎng)1.日常維護(hù)操作人員每日營業(yè)結(jié)束后，應(yīng)對POS機(jī)設(shè)備進(jìn)行清潔，使用干凈柔軟的布擦拭屏幕、機(jī)身及外部設(shè)備，清除灰塵和污漬。檢查POS機(jī)的電源線、網(wǎng)絡(luò)線等連接線是否松動，如有松動應(yīng)及時插緊。定期檢查打印機(jī)的色帶、紙張等耗材，及時更換不足的耗材，確保打印清晰。2.定期維護(hù)信息技術(shù)部門應(yīng)每月對POS機(jī)進(jìn)行一次全面的維護(hù)檢查，包括硬件設(shè)備的性能檢測、軟件系統(tǒng)的漏洞掃描和更新等。每季度對POS機(jī)進(jìn)行一次深度清潔和保養(yǎng)，打開設(shè)備外殼，清理內(nèi)部灰塵，檢查各部件是否正常工作。根據(jù)設(shè)備使用情況和廠家建議，定期對POS機(jī)進(jìn)行硬件升級，以提高設(shè)備的性能和安全性。3.故障維修當(dāng)POS機(jī)出現(xiàn)故障時，操作人員應(yīng)立即停止使用，并填寫《POS機(jī)故障報(bào)告表》，詳細(xì)記錄故障現(xiàn)象、出現(xiàn)時間、交易情況等信息。將故障報(bào)告表提交至信息技術(shù)部門，信息技術(shù)人員接到報(bào)告后應(yīng)及時響應(yīng)，對故障進(jìn)行診斷和排除。對于簡單故障，信息技術(shù)人員應(yīng)在現(xiàn)場或遠(yuǎn)程協(xié)助操作人員進(jìn)行修復(fù)；對于復(fù)雜故障，如硬件損壞等，應(yīng)及時聯(lián)系設(shè)備供應(yīng)商或?qū)I(yè)維修人員進(jìn)行維修。在維修過程中，要做好維修記錄，包括故障原因、維修措施、更換的部件等信息。維修完成后，對POS機(jī)進(jìn)行全面測試，確保設(shè)備恢復(fù)正常運(yùn)行。4.設(shè)備保養(yǎng)記錄信息技術(shù)部門應(yīng)建立POS機(jī)維護(hù)保養(yǎng)檔案，詳細(xì)記錄每臺POS機(jī)的維護(hù)保養(yǎng)情況，包括日常維護(hù)、定期維護(hù)、故障維修等記錄。維護(hù)保養(yǎng)檔案應(yīng)妥善保存，以便隨時查閱設(shè)備的維護(hù)歷史和運(yùn)行狀況，為設(shè)備的管理和維護(hù)提供依據(jù)。六、POS機(jī)的安全管理1.物理安全POS機(jī)應(yīng)放置在安全可靠的場所，安裝必要的防盜設(shè)備，如監(jiān)控?cái)z像頭、門禁系統(tǒng)等，防止設(shè)備被盜或損壞。對POS機(jī)設(shè)備的存放地點(diǎn)要嚴(yán)格保密，僅限授權(quán)人員知曉。運(yùn)輸POS機(jī)時，要采取必要的防護(hù)措施，確保設(shè)備在運(yùn)輸過程中不受損壞。2.網(wǎng)絡(luò)安全信息技術(shù)部門應(yīng)加強(qiáng)POS機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全管理，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護(hù)措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。定期對POS機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全評估和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。操作人員應(yīng)使用安全的網(wǎng)絡(luò)連接方式，避免在不安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行POS機(jī)交易操作。3.數(shù)據(jù)安全嚴(yán)格控制對POS機(jī)交易數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和處理交易數(shù)據(jù)。對交易數(shù)據(jù)進(jìn)行加密傳輸和存儲，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。按照公司數(shù)據(jù)備份制度，定期備份POS機(jī)交易數(shù)據(jù)，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全的介質(zhì)上，異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.安全培訓(xùn)與教育信息技術(shù)部門應(yīng)定期組織POS機(jī)操作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括網(wǎng)絡(luò)安全知識、數(shù)據(jù)保護(hù)意識、設(shè)備操作安全等，提高操作人員的安全防范意識和技能。對新入職的POS機(jī)操作人員，應(yīng)進(jìn)行專門的安全培訓(xùn)，經(jīng)考核合格后方可上崗操作。通過內(nèi)部宣傳、案例分析等方式，加強(qiáng)全體員工對POS機(jī)安全管理重要性的認(rèn)識，營造良好的安全氛圍。七、POS機(jī)的報(bào)廢與更新1.報(bào)廢條件POS機(jī)設(shè)備出現(xiàn)嚴(yán)重故障，經(jīng)多次維修仍無法正常使用，且維修成本過高，已無維修價(jià)值。因技術(shù)更新?lián)Q代，現(xiàn)有POS機(jī)設(shè)備已無法滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需求，且無升級改造的可能。POS機(jī)設(shè)備使用年限已達(dá)到公司規(guī)定的報(bào)廢期限，且設(shè)備性能明顯下降，影響正常業(yè)務(wù)開展。2.報(bào)廢流程使用部門填寫《POS機(jī)報(bào)廢申請表》，詳細(xì)說明POS機(jī)的報(bào)廢原因、設(shè)備編號、購置時間、使用情況等信息，并提交至信息技術(shù)部門審核。信息技術(shù)部門對申請報(bào)廢的POS機(jī)進(jìn)行技術(shù)鑒定，確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件。如符合報(bào)廢條件，在申請表上簽署審核意見后提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對POS機(jī)報(bào)廢申請進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，核實(shí)設(shè)備的資產(chǎn)狀況和折舊情況。審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)按照公司資產(chǎn)處置規(guī)定對報(bào)廢的POS機(jī)進(jìn)行處理，如變賣、拆解等，并做好相關(guān)記錄。3.更新流程根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要和POS機(jī)的使用情況，由使用部門提出POS機(jī)更新申請，說明更新的原因、需求數(shù)量、功能要求等。申請?zhí)峤恢列畔⒓夹g(shù)部門，信息技術(shù)部門結(jié)合公司技術(shù)發(fā)展規(guī)劃和預(yù)算情況，對更新申請進(jìn)行評估和審核。審核通過后，信息技術(shù)部門制定POS機(jī)更新方案，包括設(shè)備選型、采購預(yù)算、安裝調(diào)試計(jì)劃等，并提交至財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，按照POS機(jī)采購與配置流程進(jìn)行設(shè)備采購和更新工作。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)對POS機(jī)的日常維護(hù)和運(yùn)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期巡查各使用部門的POS機(jī)使用情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對POS機(jī)交易數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性進(jìn)行監(jiān)督，定期抽查交易數(shù)據(jù)，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改。公司內(nèi)部審計(jì)部門不定期對POS機(jī)的管理和使用情況進(jìn)行審計(jì)，檢查制度執(zhí)行情況、設(shè)備維護(hù)情況、交易數(shù)據(jù)處理情況等，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時進(jìn)行糾正和處理。2.考核指標(biāo)設(shè)備運(yùn)行指標(biāo)：考核POS機(jī)的開機(jī)率、故障率等指標(biāo)，確保設(shè)備正常運(yùn)行時間達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。交易數(shù)據(jù)指標(biāo)：考核交易數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時性，交易差錯率應(yīng)控制在規(guī)定范圍內(nèi)。安全管理指標(biāo)：考核POS機(jī)的安全防護(hù)措施落實(shí)情況，如網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全等方面，確保無安全事故發(fā)生。維護(hù)保養(yǎng)指標(biāo)：考核POS機(jī)的維護(hù)保養(yǎng)工作執(zhí)行情況，包括日常維護(hù)、定期維護(hù)記錄的完整性等。3