人力文件歸類管理制度

人力文件歸類管理制度一、總則（一）目的為了加強公司人力文件的規(guī)范化管理，提高文件處理效率，確保文件的完整性、準確性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有與人力相關(guān)的文件，包括但不限于招聘文件、培訓文件、績效考核文件、薪酬福利文件、員工關(guān)系文件等。（三）管理原則1.分類管理原則：按照文件的性質(zhì)、用途、時間等因素進行分類，便于查找和使用。2.集中統(tǒng)一原則：人力文件由人力資源部門集中統(tǒng)一管理，確保文件的一致性和規(guī)范性。3.安全保密原則：嚴格遵守公司的保密制度，確保文件的安全和保密。4.動態(tài)更新原則：根據(jù)公司的發(fā)展和管理需要，及時更新和完善人力文件。二、文件分類（一）招聘文件1.招聘計劃：包括年度招聘計劃、季度招聘計劃、月度招聘計劃等。2.招聘渠道資料：如招聘網(wǎng)站信息、校園招聘合作協(xié)議、人才市場攤位租賃協(xié)議等。3.招聘流程文件：招聘申請表、面試評估表、錄用審批表等。4.候選人資料：簡歷、面試記錄、背景調(diào)查資料等。（二）培訓文件1.培訓計劃：年度培訓計劃、專項培訓計劃等。2.培訓課程資料：培訓大綱、教材、課件等。3.培訓記錄：培訓簽到表、培訓反饋表、培訓考核成績等。4.培訓師資資料：內(nèi)部培訓師簡歷、外部培訓師合作協(xié)議等。（三）績效考核文件1.績效考核制度：公司績效考核管理辦法、各部門績效考核實施細則等。2.績效指標體系：各崗位績效指標庫、績效目標設定表等。3.績效考核記錄：績效評估表、績效面談記錄、績效申訴處理記錄等。4.績效結(jié)果應用文件：績效獎金分配方案、晉升調(diào)薪依據(jù)等。（四）薪酬福利文件1.薪酬制度：工資結(jié)構(gòu)、薪酬計算方法、薪酬調(diào)整機制等。2.福利制度：法定福利政策、公司福利項目介紹、福利申請流程等。3.薪酬核算記錄：工資表、獎金發(fā)放記錄、福利費用報銷記錄等。4.薪酬調(diào)研資料：同行業(yè)薪酬水平調(diào)研報告、市場薪酬動態(tài)分析報告等。（五）員工關(guān)系文件1.勞動合同：員工勞動合同文本、續(xù)簽合同記錄、解除/終止合同記錄等。2.員工入職/離職手續(xù)文件：入職登記表、離職申請表、工作交接清單等。3.員工關(guān)懷文件：員工生日福利記錄、節(jié)日慰問記錄、員工活動策劃方案及執(zhí)行記錄等。4.勞動糾紛處理文件：勞動爭議調(diào)解記錄、仲裁/訴訟相關(guān)文件等。三、文件編號（一）編號規(guī)則人力文件編號采用“年份+類別代碼+順序號”的格式。例如，2023ZP001，表示2023年的招聘類文件，順序號為001。（二）類別代碼1.ZP：招聘文件2.PX：培訓文件3.JX：績效考核文件4.XC：薪酬福利文件5.YG：員工關(guān)系文件四、文件起草與審核（一）起草1.人力文件由相關(guān)業(yè)務部門或人力資源部門指定專人負責起草。2.起草人員應根據(jù)公司實際情況和管理需求，確保文件內(nèi)容準確、完整、清晰，語言簡潔明了，易于理解和執(zhí)行。3.文件起草應注明起草部門、起草人、起草日期，并附上必要的說明和依據(jù)。（二）審核1.人力文件起草完成后，需提交至人力資源部門負責人進行審核。2.審核人員應重點審核文件內(nèi)容是否符合公司政策法規(guī)和相關(guān)制度要求，與其他制度是否協(xié)調(diào)一致，條款是否合理可行，格式是否規(guī)范等。3.審核人員應在文件上簽署審核意見，并注明審核日期。如審核通過，文件進入會簽環(huán)節(jié)；如審核不通過，起草人員應根據(jù)審核意見進行修改，直至審核通過。五、文件會簽（一）會簽范圍涉及多個部門職責或?qū)ζ渌块T有重大影響的人力文件，需進行會簽。（二）會簽流程1.人力資源部門將審核通過的文件發(fā)送至相關(guān)部門進行會簽。2.各會簽部門應在收到文件后的[X]個工作日內(nèi)完成會簽，并簽署明確的意見。如無異議，應簽署“同意”字樣；如有異議，應詳細說明理由。3.會簽部門簽署意見后，將文件返回人力資源部門。人力資源部門負責匯總各部門意見，并根據(jù)情況進行協(xié)調(diào)溝通。如意見分歧較大，應組織相關(guān)部門進行專題討論，達成一致意見后對文件進行修改完善。六、文件審批（一）審批權(quán)限1.一般性人力文件，由人力資源部門負責人審批。2.涉及公司重要政策、制度調(diào)整或?qū)居兄卮笥绊懙奈募?，需報公司分管領(lǐng)導審批，必要時提交公司總經(jīng)理辦公會審議。（二）審批流程1.人力資源部門將經(jīng)過會簽且修改完善后的文件提交至相應審批人進行審批。2.審批人應認真審閱文件內(nèi)容，簽署審批意見，并注明審批日期。如審批通過，文件生效；如審批不通過，文件返回人力資源部門，起草人員應根據(jù)審批意見進行修改，重新履行審核、會簽、審批程序。七、文件發(fā)放（一）發(fā)放范圍根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定文件的發(fā)放范圍。發(fā)放范圍一般包括公司領(lǐng)導、各部門負責人、相關(guān)業(yè)務人員等。（二）發(fā)放方式1.紙質(zhì)文件：通過專人送達、郵寄、內(nèi)部文件交換等方式發(fā)放。發(fā)放時應填寫《文件發(fā)放登記表》，注明文件名稱、編號、發(fā)放部門、接收人、發(fā)放日期等信息，并由接收人簽字確認。2.電子文件：通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式發(fā)送。發(fā)送時應在郵件主題或系統(tǒng)通知中注明文件名稱、編號，并確保接收人能夠及時查收。八、文件歸檔（一）歸檔時間人力文件辦理完畢后，承辦部門應及時將文件整理歸檔。一般情況下，應在文件生效后的[X]個工作日內(nèi)完成歸檔工作。（二）歸檔要求1.歸檔文件應齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、簽批單、會簽意見等。2.歸檔文件應按照分類編號順序進行整理，同一類文件應集中存放，并建立相應的目錄索引，便于查找和檢索。3.電子文件應按照公司電子檔案管理規(guī)定進行存儲和備份，確保文件的安全性和完整性。（三）歸檔流程1.承辦部門將整理好的紙質(zhì)文件和電子文件一并提交至人力資源部門檔案管理人員。2.檔案管理人員對歸檔文件進行核對、清點，確認無誤后辦理歸檔手續(xù)，并在《文件歸檔登記表》上簽字。3.檔案管理人員將歸檔文件按照檔案管理要求進行分類存放，并更新檔案目錄。九、文件查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱人力文件，應填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到人力資源部門檔案管理人員處查閱。2.檔案管理人員應根據(jù)申請內(nèi)容提供相應文件，并在《文件查閱登記表》上記錄查閱人姓名、部門、查閱日期、查閱文件名稱及編號等信息。查閱人應在規(guī)定地點查閱文件，不得擅自將文件帶出或轉(zhuǎn)借他人。3.涉及公司機密的人力文件，查閱人應嚴格遵守公司保密制度，不得泄露文件內(nèi)容。如需摘抄、復印文件，應經(jīng)人力資源部門負責人批準。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱人力文件，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、編號、借閱期限、借閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責人和人力資源部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.檔案管理人員應向借閱人提供相應文件，并辦理借閱登記手續(xù)，注明借閱人姓名、部門、借閱日期、借閱文件名稱及編號、預計歸還日期等信息。借閱人應在規(guī)定期限內(nèi)歸還文件，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應妥善保管借閱文件，不得擅自涂改、損壞、丟失。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應及時向人力資源部門報告，并承擔相應責任。十、文件保管與保密（一）保管1.人力資源部門應指定專人負責人力文件的保管工作，確保文件存放安全、有序。2.檔案管理人員應定期對檔案進行整理、清查，確保文件的完整性和準確性。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失或霉變等情況，應及時采取措施進行修復或補充。3.檔案保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保文件安全。（二）保密1.人力文件涉及公司商業(yè)秘密、員工個人隱私等敏感信息，所有接觸和處理文件的人員應嚴格遵守公司保密制度，履行保密義務。2.未經(jīng)公司批準，任何人不得擅自將人力文件泄露給公司以外的人員。如因工作需要對外提供文件，應按照公司相關(guān)規(guī)定進行審批，并采取必要的保密措施。3.檔案管理人員應嚴格控制文件查閱和借閱范圍，對涉及保密的文件應進行特殊標識和管理。如發(fā)現(xiàn)有違反保密制度的行為，應及時報告公司領(lǐng)導，并追究相關(guān)人員的責任。十一、文件清理與銷毀（一）清理1.人力資源部門應定期對人力文件進行清理，根據(jù)文件的保存期限和實際使用情況，確定需要清理的文件清單。2.清理工作應在每年[X]月底前完成，清理時應確保文件的完整性和準確性，避免誤清重要文件。（二）銷毀1.對于已過保存期限且無留存價值的人力文件，由人力資源部門填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)人力資源部門負責人和公司分管領(lǐng)導批準后，進行銷毀處理。2.文