企業(yè)公車購買管理制度

企業(yè)公車購買管理制度總則1.目的為規(guī)范公司公車購買行為，加強公車管理，提高公車使用效率，保障公司業(yè)務(wù)正常開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門公車的購買管理。3.基本原則按需配置原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和實際工作情況，合理確定公車數(shù)量和車型，避免資源浪費。經(jīng)濟實用原則：在滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，優(yōu)先選擇性價比高、節(jié)能環(huán)保的車型，降低采購成本。規(guī)范管理原則：嚴格按照規(guī)定的程序和標準進行公車購買，確保采購過程公開、公平、公正。公車需求評估1.需求調(diào)研各部門應定期對本部門的公車使用需求進行調(diào)研和分析，結(jié)合業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃，預測未來一段時間內(nèi)的用車需求。調(diào)研內(nèi)容包括但不限于業(yè)務(wù)工作量、出行頻率、出行范圍、車型要求等。2.需求申報各部門根據(jù)調(diào)研結(jié)果，填寫《公車需求申報表》，詳細說明本部門的公車使用需求，包括車輛數(shù)量、車型、使用期限等，并提交至公司行政部門。行政部門對各部門提交的需求申報表進行匯總和審核，結(jié)合公司實際情況，提出初步的公車配置建議。3.需求審批行政部門將初步的公車配置建議提交至公司管理層進行審批。公司管理層根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略、財務(wù)狀況、業(yè)務(wù)需求等因素，對公車配置建議進行綜合評估，做出最終的審批決定。采購預算編制1.預算編制依據(jù)公司管理層批準的公車配置計劃是采購預算編制的主要依據(jù)。采購預算應充分考慮車輛購置費用、車輛購置稅、保險費、上牌費、車輛裝飾費、車輛維護保養(yǎng)費、燃油費、過路費等各項費用支出。2.預算編制流程行政部門根據(jù)公司管理層批準的公車配置計劃，結(jié)合市場價格行情，編制《公車采購預算表》，詳細列出各項費用的預算金額?！豆嚥少忣A算表》經(jīng)行政部門負責人審核后，提交至公司財務(wù)部門。財務(wù)部門對《公車采購預算表》進行審核，結(jié)合公司財務(wù)狀況，提出預算調(diào)整建議?！豆嚥少忣A算表》經(jīng)財務(wù)部門負責人審核后，提交至公司管理層進行審批。公司管理層根據(jù)公司財務(wù)狀況和業(yè)務(wù)需求，對《公車采購預算表》進行審批，確定最終的采購預算金額。采購流程1.采購方式選擇公車采購應根據(jù)采購預算金額和車輛類型，選擇合適的采購方式。采購方式主要包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購等。對于采購預算金額較大、技術(shù)要求較高、市場競爭較為充分的公車采購項目，應優(yōu)先選擇公開招標方式進行采購。對于采購預算金額較小、技術(shù)要求較低、市場競爭不充分的公車采購項目，可以選擇邀請招標、競爭性談判、單一來源采購等方式進行采購。2.采購文件編制根據(jù)選定的采購方式，編制相應的采購文件。采購文件應包括采購公告、招標文件、談判文件、詢價文件、單一來源采購文件等。采購文件應明確采購項目的基本情況、采購要求、采購程序、評標標準、合同條款等內(nèi)容，確保采購過程公開、公平、公正。3.采購信息發(fā)布對于采用公開招標方式進行采購的項目，應在指定的媒體上發(fā)布采購公告，公開采購項目的基本情況、采購要求、采購程序、評標標準等信息，邀請潛在供應商參與投標。對于采用邀請招標、競爭性談判、單一來源采購等方式進行采購的項目，應向符合條件的供應商發(fā)出邀請書，邀請其參與采購活動。4.供應商選擇組織相關(guān)人員對參與投標或談判的供應商進行資格審查和評標。資格審查主要審查供應商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書、資質(zhì)證書、業(yè)績證明等文件。評標主要根據(jù)采購文件規(guī)定的評標標準，對供應商的投標文件或談判文件進行評審，確定中標供應商或成交供應商。5.合同簽訂與中標供應商或成交供應商簽訂采購合同。采購合同應明確采購項目的基本情況、采購要求、采購數(shù)量、采購價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款，確保雙方的權(quán)利和義務(wù)明確。采購合同簽訂后，應及時將合同副本提交至公司行政部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門備案。車輛驗收1.驗收準備采購合同簽訂后，行政部門應組織相關(guān)人員成立驗收小組，負責車輛的驗收工作。驗收小組應熟悉采購合同的各項條款，明確驗收標準和驗收方法。驗收小組應準備好驗收所需的工具和設(shè)備，如車輛檢測儀器、量具等。2.驗收內(nèi)容車輛外觀檢查：檢查車輛外觀是否有劃痕、凹陷、掉漆等缺陷。車輛內(nèi)飾檢查：檢查車輛內(nèi)飾是否整潔、完好，座椅、儀表盤、中控臺等部件是否正常。車輛性能檢查：檢查車輛發(fā)動機、變速器、制動系統(tǒng)、轉(zhuǎn)向系統(tǒng)、懸掛系統(tǒng)等性能是否正常。車輛配置檢查：檢查車輛的配置是否符合采購合同的要求，如車輛的型號、排量、顏色、內(nèi)飾、配置等。車輛文件檢查：檢查車輛的行駛證、車輛購置稅完稅證明、車輛保險單、車輛合格證等文件是否齊全、有效。3.驗收報告驗收小組完成車輛驗收后，應填寫《車輛驗收報告》，詳細記錄車輛的驗收情況，包括驗收內(nèi)容、驗收結(jié)果、存在問題及整改建議等?！盾囕v驗收報告》經(jīng)驗收小組組長簽字確認后，提交至公司行政部門。行政部門對《車輛驗收報告》進行審核，如發(fā)現(xiàn)驗收結(jié)果不符合采購合同要求，應及時與供應商溝通，要求其進行整改或更換車輛。車輛登記與檔案管理1.車輛登記車輛驗收合格后，行政部門應及時到車輛管理部門辦理車輛登記手續(xù)，取得車輛行駛證。車輛登記信息應包括車輛型號、車輛識別代碼、發(fā)動機號碼、車輛所有人、車輛使用性質(zhì)、車輛注冊日期等內(nèi)容。2.檔案管理行政部門應建立健全公車檔案管理制度，對公車的采購、驗收、登記、使用、維護、保養(yǎng)、報廢等全過程資料進行歸檔管理。公車檔案應包括采購合同、車輛驗收報告、車輛行駛證、車輛購置稅完稅證明、車輛保險單、車輛合格證、車輛維修記錄、車輛保養(yǎng)記錄、車輛油耗記錄、車輛事故記錄等文件。公車檔案應妥善保管，便于查閱和使用。車輛使用管理1.使用申請公司員工因工作需要使用公車，應提前填寫《公車使用申請表》，詳細說明用車事由、用車時間、用車地點、用車人數(shù)等信息，并提交至公司行政部門。行政部門對《公車使用申請表》進行審核，根據(jù)車輛使用情況和工作需要，合理安排車輛，并及時通知申請人。2.派車單開具行政部門根據(jù)審核通過的《公車使用申請表》，開具《派車單》?！杜绍噯巍窇ㄓ密嚥块T、用車人、用車事由、用車時間、用車地點、車牌號、駕駛員等信息?！杜绍噯巍方?jīng)行政部門負責人簽字確認后，交駕駛員執(zhí)行。3.車輛使用駕駛員應憑《派車單》出車，按照規(guī)定的時間、路線、地點行駛，確保行車安全。駕駛員應嚴格遵守交通法規(guī)，不得酒后駕車、超速行駛、疲勞駕駛等。駕駛員應愛護車輛，定期對車輛進行檢查和維護，確保車輛性能良好。4.車輛歸還車輛使用完畢后，駕駛員應及時將車輛歸還至指定地點，并將《派車單》交回行政部門。行政部門對歸還的車輛進行檢查，如發(fā)現(xiàn)車輛有損壞或丟失情況，應及時查明原因，并追究相關(guān)人員的責任。車輛維護保養(yǎng)管理1.維護保養(yǎng)計劃制定行政部門應根據(jù)車輛的使用情況和行駛里程，制定車輛維護保養(yǎng)計劃。車輛維護保養(yǎng)計劃應包括維護保養(yǎng)項目、維護保養(yǎng)時間、維護保養(yǎng)費用等內(nèi)容。車輛維護保養(yǎng)計劃經(jīng)行政部門負責人審核后，提交至公司管理層進行審批。公司管理層根據(jù)公司財務(wù)狀況和業(yè)務(wù)需求，對車輛維護保養(yǎng)計劃進行審批，確定最終的維護保養(yǎng)計劃。2.維護保養(yǎng)實施行政部門應按照車輛維護保養(yǎng)計劃，及時安排車輛進行維護保養(yǎng)。車輛維護保養(yǎng)工作應委托具有相應資質(zhì)的汽車維修企業(yè)進行。行政部門應與汽車維修企業(yè)簽訂維修合同，明確維修項目、維修價格、維修質(zhì)量、維修期限等條款，確保維修工作的順利進行。駕駛員應配合汽車維修企業(yè)做好車輛維護保養(yǎng)工作，及時提供車輛使用情況和故障信息。3.維護保養(yǎng)記錄汽車維修企業(yè)應建立健全車輛維修記錄檔案，詳細記錄車輛的維修情況，包括維修時間、維修項目、維修費用、維修人員等信息。行政部門應定期對車輛維修記錄進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)車輛存在的問題，并采取相應的措施進行改進。車輛費用管理1.燃油費管理公司實行車輛燃油費定額管理。行政部門應根據(jù)車輛的車型、排量、使用情況等因素，制定車輛燃油費定額標準。駕駛員應憑加油卡加油，加油卡由行政部門統(tǒng)一管理。駕駛員應及時將加油卡充值信息反饋至行政部門，行政部門定期對加油卡充值情況進行核對和統(tǒng)計。行政部門應定期對車輛燃油費使用情況進行分析和評估，如發(fā)現(xiàn)燃油費超支情況，應及時查明原因，并采取相應的措施進行控制。2.保險費管理公司統(tǒng)一為公車購買車輛保險。行政部門應根據(jù)車輛的價值、使用性質(zhì)、保險期限等因素，選擇合適的保險公司和保險險種，辦理車輛保險手續(xù)。車輛保險費用由公司統(tǒng)一支付，行政部門應及時將保險費用支付信息反饋至財務(wù)部門。行政部門應定期對車輛保險情況進行檢查和評估，如發(fā)現(xiàn)保險條款不合理或保險費用過高，應及時與保險公司溝通，協(xié)商解決。3.維修保養(yǎng)費管理車輛維修保養(yǎng)費用由公司統(tǒng)一支付。行政部門應按照車輛維護保養(yǎng)計劃，及時安排車輛進行維修保養(yǎng)，并與汽車維修企業(yè)簽訂維修合同，明確維修費用支付方式和期限。行政部門應定期對車輛維修保養(yǎng)費用使用情況進行分析和評估，如發(fā)現(xiàn)維修保養(yǎng)費用超支情況，應及時查明原因，并采取相應的措施進行控制。4.過路費、停車費管理駕駛員因工作需要發(fā)生的過路費、停車費等費用，應憑有效票據(jù)報銷。報銷時，駕駛員應填寫《公車費用報銷單》，詳細說明費用發(fā)生的時間、地點、事由等信息，并提交至公司行政部門。行政部門對《公車費用報銷單》進行審核，審核通過后，交財務(wù)部門報銷。車輛報廢管理1.報廢條件公車符合下列條件之一的，應當予以報廢：達到規(guī)定的使用年限；行駛里程達到規(guī)定的報廢里程；車輛技術(shù)狀況嚴重惡化，無法修復或修復后不符合國家規(guī)定的機動車運行安全技術(shù)條件；因交通事故或其他原因造成車輛嚴重損壞，無法修復；國家法律法規(guī)規(guī)定應當報廢的其他情形。2.報廢申請車輛使用部門或駕駛員發(fā)現(xiàn)車輛符合報廢條件的，應及時填寫《公車報廢申請表》，詳細說明車輛的基本情況、報廢原因等信息，并提交至公司行政部門。行政部門對《公車報廢申請表》進行審核，審核通過后，提交至公司管理層進行審批。公司管理層根據(jù)公司實際情況，對《公車報廢申請表》進行審批，做出最終的報廢決定。3.報廢處理經(jīng)公司管理層批準報廢的車輛，行政部門應及時到車輛管理部門辦理車輛報廢手續(xù)，取得車輛報廢證明。車輛報廢后，行政部門應按照國家有關(guān)規(guī)定，對車輛進行妥善處理，如拆解、變賣等。車輛報廢處理所得收入應及時上繳公司財務(wù)部門。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司行政部門應定期對公車使用情況、維護保養(yǎng)情況、費用管理情況等進行監(jiān)督檢查，確保公車管理制度的有效執(zhí)行。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括但不限于車輛使用申請、派車單開具、車輛歸還、車輛維護保養(yǎng)記錄、車輛費用報銷等情況。行政部門應建立健全公車管理監(jiān)督檢查檔案，詳細記錄監(jiān)督檢查情況，包括檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、檢查結(jié)果等信息。2.考核評價公