傳媒公司信息管理制度

傳媒公司信息管理制度一、總則（一）目的為加強公司信息管理，規(guī)范信息的收集、整理、存儲、使用、共享與安全管理，提高公司運營效率，保障公司信息資產(chǎn)的安全與完整，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及與公司有業(yè)務(wù)往來的合作伙伴、供應(yīng)商、客戶等相關(guān)外部人員。（三）基本原則1.合法性原則：信息管理活動應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.準確性原則：確保信息的真實、準確、完整，避免虛假或誤導(dǎo)性信息。3.及時性原則：信息的處理與傳遞應(yīng)及時有效，以滿足公司業(yè)務(wù)決策和運營需求。4.保密性原則：嚴格保護公司機密信息，防止信息泄露、篡改或丟失。5.共享性原則：在確保信息安全的前提下，促進信息在公司內(nèi)部的合理共享與協(xié)同工作。二、信息分類與編碼（一）信息分類1.公司戰(zhàn)略與決策信息：包括公司發(fā)展戰(zhàn)略、年度經(jīng)營計劃、重大決策文件等。2.業(yè)務(wù)運營信息：涵蓋項目策劃、執(zhí)行、進度跟蹤、成果匯報等相關(guān)業(yè)務(wù)流程中的信息。3.財務(wù)信息：如財務(wù)報表、預(yù)算、成本核算、資金管理等信息。4.人力資源信息：員工檔案、考勤記錄、績效評估、培訓(xùn)計劃等。5.市場與客戶信息：市場調(diào)研數(shù)據(jù)、客戶資料、銷售記錄、客戶反饋等。6.技術(shù)與研發(fā)信息：公司技術(shù)文檔、研發(fā)成果、知識產(chǎn)權(quán)等。7.行政管理信息：辦公文件、會議紀要、行政事務(wù)處理記錄等。（二）信息編碼為便于信息的識別、存儲和管理，對各類信息進行統(tǒng)一編碼。編碼規(guī)則如下：1.編碼結(jié)構(gòu)：采用層次碼結(jié)構(gòu)，由若干位數(shù)字或字母組成。2.具體規(guī)則：第一位表示信息大類，如“1”代表公司戰(zhàn)略與決策信息，“2”代表業(yè)務(wù)運營信息等。第二位至第四位表示大類下的中類，根據(jù)具體信息內(nèi)容細分。第五位至最后一位表示中類下的具體信息編碼，按照順序依次排列。3.示例：“20101”表示業(yè)務(wù)運營信息中的項目策劃類下的第一個具體項目策劃文檔。三、信息收集（一）收集渠道1.內(nèi)部渠道：各部門定期提交的工作報告、統(tǒng)計報表等。員工主動反饋的與工作相關(guān)的信息，如問題建議、創(chuàng)新想法等。公司內(nèi)部會議、討論活動中產(chǎn)生的信息。2.外部渠道：市場調(diào)研機構(gòu)提供的行業(yè)動態(tài)、市場趨勢等信息。合作伙伴、供應(yīng)商、客戶提供的業(yè)務(wù)相關(guān)信息。政府部門、行業(yè)協(xié)會發(fā)布的政策法規(guī)、行業(yè)標準等信息。（二）收集要求1.明確責任：各部門負責人為本部門信息收集的第一責任人，應(yīng)指定專人負責信息收集工作，確保信息收集的及時性和準確性。2.全面收集：收集的信息應(yīng)涵蓋與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的各個方面，包括但不限于業(yè)務(wù)進展、市場變化、競爭對手動態(tài)等。3.規(guī)范格式：對于收集的信息，應(yīng)按照公司統(tǒng)一規(guī)定的格式進行整理，確保信息的一致性和規(guī)范性。四、信息整理（一）整理流程1.初步篩選：對收集到的信息進行初步篩選，剔除重復(fù)、無效或與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的信息。2.分類歸并：按照信息分類標準，將篩選后的信息進行分類歸并，確保信息存儲的系統(tǒng)性。3.數(shù)據(jù)清洗：對涉及數(shù)據(jù)的信息進行清洗，去除錯誤數(shù)據(jù)、不完整數(shù)據(jù)等，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量。4.標注索引：為整理后的信息添加標注和索引，便于快速檢索和查詢。（二）整理要求1.準確性整理：確保整理后的信息準確無誤，符合原始信息的真實內(nèi)容。2.完整性整理：對信息進行全面整理，避免信息缺失或遺漏。3.邏輯性整理：按照合理的邏輯順序?qū)π畔⑦M行排列，便于理解和使用。五、信息存儲（一）存儲方式1.電子存儲：利用公司內(nèi)部服務(wù)器、云存儲平臺等電子設(shè)備存儲信息，建立電子文檔庫、數(shù)據(jù)庫等進行分類存儲。2.紙質(zhì)存儲：對于重要的紙質(zhì)文件，應(yīng)進行掃描備份后存儲于電子設(shè)備，并按照檔案管理規(guī)定進行紙質(zhì)檔案的分類存放。（二）存儲管理1.權(quán)限設(shè)置：根據(jù)信息的敏感程度和使用需求，設(shè)置不同的訪問權(quán)限。例如，公司機密信息僅限特定人員訪問，一般業(yè)務(wù)信息可根據(jù)工作需要授權(quán)相關(guān)人員訪問。2.定期備份：對電子存儲的信息進行定期備份，備份頻率根據(jù)信息的重要性和變化頻率確定，一般重要信息每周備份一次，關(guān)鍵信息每天備份一次。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲于不同的物理位置，以防數(shù)據(jù)丟失。3.存儲環(huán)境維護：確保存儲設(shè)備的正常運行，保持存儲環(huán)境的適宜溫度、濕度等條件，防止信息因設(shè)備故障或環(huán)境因素受損。六、信息使用（一）使用權(quán)限1.部門內(nèi)部使用：各部門員工可根據(jù)工作職責和業(yè)務(wù)需求，在部門內(nèi)部使用相關(guān)信息。2.跨部門使用：如需跨部門使用信息，應(yīng)填寫信息使用申請表，經(jīng)信息所屬部門負責人批準后，方可獲取使用。3.特殊信息使用：涉及公司機密信息、敏感信息的使用，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批，并嚴格按照審批意見進行操作。（二）使用規(guī)范1.合法合規(guī)使用：信息使用者應(yīng)確保信息的使用符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，不得將信息用于非法或違規(guī)目的。2.按需使用：根據(jù)工作實際需要使用信息，不得過度獲取或濫用信息資源。3.信息保護：在使用信息過程中，應(yīng)采取必要的措施保護信息安全，防止信息泄露或被篡改。七、信息共享（一）共享范圍1.內(nèi)部共享：在確保信息安全的前提下，促進公司內(nèi)部各部門之間的信息共享，以支持協(xié)同工作和業(yè)務(wù)決策。共享范圍包括但不限于業(yè)務(wù)流程中的相關(guān)信息、項目文檔、市場數(shù)據(jù)等。2.外部共享：根據(jù)業(yè)務(wù)合作需要，與合作伙伴、供應(yīng)商、客戶等外部機構(gòu)進行信息共享。外部共享信息應(yīng)經(jīng)過嚴格的審批流程，并簽訂保密協(xié)議，確保信息安全。（二）共享流程1.內(nèi)部共享流程：信息需求部門填寫信息共享申請表，注明共享信息的類別、用途、接收部門等。信息提供部門對申請表進行審核，審核通過后將共享信息發(fā)送至接收部門，并在共享平臺上進行記錄。接收部門收到共享信息后，應(yīng)及時確認，并按照規(guī)定使用和保管信息。2.外部共享流程：業(yè)務(wù)部門提出外部信息共享申請，詳細說明共享目的、共享對象、共享信息內(nèi)容等。申請經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，與外部機構(gòu)簽訂保密協(xié)議。按照保密協(xié)議的要求，將共享信息提供給外部機構(gòu)，并跟蹤信息使用情況。八、信息安全管理（一）安全策略1.訪問控制策略：根據(jù)信息的敏感程度和用戶角色，設(shè)置不同的訪問權(quán)限，限制非授權(quán)人員訪問公司信息。2.數(shù)據(jù)加密策略：對重要的敏感信息進行加密處理，確保信息在傳輸和存儲過程中的安全性。3.安全審計策略：建立信息安全審計機制，定期對公司信息系統(tǒng)的操作記錄、訪問日志等進行審計，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全違規(guī)行為。（二）安全措施1.網(wǎng)絡(luò)安全防護：安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。2.終端設(shè)備管理：對員工使用的終端設(shè)備進行安全管理，安裝殺毒軟件、防火墻等安全軟件，定期更新系統(tǒng)補丁，確保設(shè)備安全。3.人員安全培訓(xùn)：定期組織員工參加信息安全培訓(xùn)，提高員工的安全意識和防范能力，規(guī)范員工的信息安全操作行為。（三）安全事件處理1.事件報告：一旦發(fā)現(xiàn)信息安全事件，相關(guān)人員應(yīng)立即向公司信息安全管理部門報告，報告內(nèi)容包括事件發(fā)生的時間、地點、影響范圍、初步原因等。2.應(yīng)急處理：信息安全管理部門接到報告后，應(yīng)迅速啟動應(yīng)急預(yù)案，采取措施控制事件發(fā)展，減少損失。同時，對事件進行調(diào)查分析，確定事件原因和責任。3.后續(xù)整改：根據(jù)事件調(diào)查結(jié)果，制定整改措施，對信息安全管理體系進行完善，防止類似事件再次發(fā)生。九、信息保密管理（一）保密范圍1.公司機密信息：包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)方案、財務(wù)數(shù)據(jù)、技術(shù)秘密、客戶資料等涉及公司核心競爭力和商業(yè)利益的信息。2.敏感信息：雖不屬于公司機密信息，但可能對公司形象、業(yè)務(wù)運營產(chǎn)生較大影響的信息，如尚未公開的市場調(diào)研結(jié)果、內(nèi)部管理流程等。（二）保密措施1.簽訂保密協(xié)議：新員工入職時，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確其在公司工作期間的保密義務(wù)和責任。2.保密培訓(xùn)：對涉及保密信息的員工進行定期保密培訓(xùn)，強化員工的保密意識。3.物理隔離：對于存放機密信息的場所，應(yīng)采取物理隔離措施，限制無關(guān)人員進入。4.文件管理：對機密文件和敏感文件進行標識、加密存儲，并嚴格控制文件的借閱和傳遞流程。（三）保密監(jiān)督與檢查1.定期檢查：公司信息安全管理部門定期對各部門的保密工作進行檢查，確保保密措施的有效執(zhí)行。2.違規(guī)處理：對于違反保密規(guī)定的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理，包括警告、罰款、解除勞動合同等，并追究相關(guān)人員的法律責任。十、信息系統(tǒng)管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.需求分析：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和信息管理要求，進行信息系統(tǒng)建設(shè)的需求分析，確定系統(tǒng)功能、性能、接口等方面的要求。2.選型與采購：依據(jù)需求分析結(jié)果，進行信息系統(tǒng)的選型和采購工作，選擇符合公司實際情況和發(fā)展需求的系統(tǒng)產(chǎn)品。3.系統(tǒng)實施：組織專業(yè)人員進行信息系統(tǒng)的實施，包括系統(tǒng)安裝、調(diào)試、數(shù)據(jù)遷移、用戶培訓(xùn)等工作，確保系統(tǒng)順利上線運行。（二）系統(tǒng)維護1.日常維護：安排專人負責信息系統(tǒng)的日常維護工作，包括系統(tǒng)監(jiān)控、故障排除、性能優(yōu)化等，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.升級與更新：根據(jù)系統(tǒng)供應(yīng)商提供的升級補丁和公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，及時對信息系統(tǒng)進行升級和更新，保證系統(tǒng)功能的先進性和安全性。3.數(shù)據(jù)維護：定期對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份、清理、校驗等維護工作，確保數(shù)據(jù)的完整性和準確性。（三）系統(tǒng)安全管理1.權(quán)限管理：在信息系統(tǒng)中設(shè)置嚴格的用戶權(quán)限管理機制，根據(jù)員工工作職責和崗位需求分配不同的系統(tǒng)操作權(quán)限，防止越權(quán)操作。2.安全審計：利用信息系統(tǒng)的審計功能，對系統(tǒng)操作記錄、用戶登錄情況等進行審計，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常操作。3.安全防護：對信息系統(tǒng)采取必要的安全防護措施，如防火墻、入侵檢測、加密傳輸?shù)?，防止系統(tǒng)遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。十一、信息管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司信息安全管理部門負責對公司信息管理工作進行日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.外部審計：定期聘請外部專業(yè)審計機構(gòu)對公司信息管理體系進行審計，評估信息管理工作的合規(guī)性、有效性和安全性。（二）考核指標1.信息準確性：考核信息收集、整理、存儲過程中的準確性，以信息錯誤率為考核指標。2.信息及時性：考察信息傳遞和處理的及時性，通過信息延誤次數(shù)等指標進行考核。3.信息安全性：評估信息安全管理措施的執(zhí)行情況，以安全事件發(fā)生次數(shù)、信息泄露事件數(shù)量等為考核依據(jù)。4.信息共享與協(xié)同效果：根據(jù)部門間信息共享的效率和協(xié)同工作的成果，對信息共享與協(xié)同效果