企業(yè)檔案借閱管理制度

企業(yè)檔案借閱管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及員工對公司檔案的借閱管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定。2.確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.提高檔案利用效率，滿足公司內(nèi)部工作需要。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理室，負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理。（二）職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案分類方案、編號規(guī)則等。3.負(fù)責(zé)檔案借閱的登記、審批、催還等工作。4.對檔案借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，確保檔案存儲環(huán)境符合要求。三、檔案借閱范圍（一）允許借閱的檔案1.與員工工作相關(guān)的一般性業(yè)務(wù)檔案，如合同文件、項目資料、業(yè)務(wù)報表等。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的涉及公司歷史沿革、企業(yè)文化等方面的檔案資料。（二）限制借閱的檔案1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)機密等重要檔案。2.尚未完成歸檔整理或正在進(jìn)行處理的檔案。3.法律法規(guī)規(guī)定限制查閱的檔案。四、借閱申請與審批（一）借閱申請1.員工因工作需要借閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、預(yù)計歸還日期等信息。2.申請表應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，涉及重要檔案或跨部門借閱的，還需報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批流程1.部門負(fù)責(zé)人審批：對本部門員工的借閱申請進(jìn)行審核，重點審查借閱目的是否與工作相關(guān)、預(yù)計歸還日期是否合理等，簽署審批意見。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：對于涉及重要檔案、跨部門借閱或部門負(fù)責(zé)人認(rèn)為需要進(jìn)一步審核的申請，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請內(nèi)容及公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，決定是否同意借閱。五、借閱期限與歸還（一）借閱期限1.一般性檔案的借閱期限一般不超過[X]個工作日。2.重要檔案的借閱期限根據(jù)具體情況由分管領(lǐng)導(dǎo)確定，但最長不超過[X]個工作日。（二）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.借閱人歸還檔案時，應(yīng)確保檔案的完整性和整潔性，如有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.檔案管理部門在收到歸還的檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確認(rèn)無誤后在《檔案借閱申請表》上注明歸還日期，并將申請表歸檔保存。六、借閱檔案的保管（一）借閱人責(zé)任1.借閱人應(yīng)對所借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、涂改、銷毀檔案內(nèi)容。2.在借閱期間，借閱人應(yīng)采取必要的措施確保檔案的安全，如防止檔案受潮、防火、防盜等。3.借閱人如需將檔案帶出公司辦公區(qū)域，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)登記手續(xù)。（二）檔案管理部門監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對借閱檔案的保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促借閱人整改。2.如發(fā)現(xiàn)借閱人違反本制度規(guī)定，檔案管理部門有權(quán)收回所借閱的檔案，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。七、保密規(guī)定（一）借閱人保密義務(wù)1.借閱人應(yīng)對所借閱檔案中涉及的公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)機密等信息嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員透露。2.在借閱檔案過程中，如因工作需要必須使用檔案中的保密信息，應(yīng)在規(guī)定的范圍內(nèi)使用，并采取必要的保密措施。（二）檔案管理部門保密措施1.檔案管理部門應(yīng)加強對檔案管理人員的保密教育，提高其保密意識和業(yè)務(wù)水平。2.檔案管理部門應(yīng)對檔案庫房及檔案存儲設(shè)備采取必要的安全保密措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、設(shè)置門禁系統(tǒng)、加密存儲等。3.對涉及保密檔案的借閱申請、審批過程及借閱記錄等信息，檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自借閱檔案。2.超過借閱期限未歸還檔案且未辦理延期手續(xù)。3.轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、摘錄、涂改、銷毀檔案內(nèi)容。4.違反保密規(guī)定，泄露檔案中涉及的公司機密信息。5.在借閱檔案過程中因保管不善導(dǎo)致檔案丟失、損壞。（二）處理措施1.對于輕微違規(guī)行為，檔案管理部門應(yīng)給予口頭警告，并要求借閱人立即改正。2.對于一般違規(guī)行為，檔案管理部門應(yīng)發(fā)出書面通知，責(zé)令借閱人限期整改，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟處罰，如罰款[X]元等。3.對于嚴(yán)重違規(guī)行為，如泄露公司機密信息、造成重大檔案損