存貨及物資管理制度

存貨及物資管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司存貨及物資的管理，規(guī)范存貨及物資的采購、驗(yàn)收、存儲、領(lǐng)用、盤點(diǎn)等行為，保障公司資產(chǎn)安全，降低成本，提高運(yùn)營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)的存貨及物資管理活動。存貨包括原材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品、周轉(zhuǎn)材料等；物資包括辦公用品、設(shè)備配件、勞保用品等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司對存貨及物資實(shí)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一核算的管理模式。2.歸口管理原則：根據(jù)存貨及物資的類別和用途，明確歸口管理部門，負(fù)責(zé)相應(yīng)物資的日常管理工作。3.效益原則：在保證公司生產(chǎn)經(jīng)營活動正常開展的前提下，合理控制存貨及物資庫存水平，降低采購成本、存儲成本和損耗，提高資產(chǎn)使用效益。4.內(nèi)部控制原則：建立健全存貨及物資管理的內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)對采購、驗(yàn)收、存儲、領(lǐng)用、盤點(diǎn)等環(huán)節(jié)的監(jiān)督和制約，防范風(fēng)險(xiǎn)。二、管理職責(zé)（一）采購部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定存貨及物資的采購計(jì)劃，根據(jù)市場行情和公司需求，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同。2.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。3.收集、整理供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核。（二）驗(yàn)收部門職責(zé)1.制定存貨及物資的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和流程，負(fù)責(zé)對采購的存貨及物資進(jìn)行驗(yàn)收。2.對驗(yàn)收合格的存貨及物資辦理入庫手續(xù)，對不合格的存貨及物資及時(shí)通知采購部門進(jìn)行處理。3.參與存貨及物資采購合同的評審，提出驗(yàn)收方面的意見和建議。（三）倉儲部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)存貨及物資的存儲管理，合理規(guī)劃倉庫布局，分類存放存貨及物資，確保存儲安全。2.建立存貨及物資臺賬，記錄存貨及物資的出入庫情況，定期進(jìn)行賬實(shí)核對。3.負(fù)責(zé)存貨及物資的保管、保養(yǎng)工作，定期檢查存貨及物資的質(zhì)量狀況，對變質(zhì)、損壞的存貨及物資及時(shí)進(jìn)行處理。4.根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，及時(shí)辦理存貨及物資的出庫手續(xù)，確保物資供應(yīng)及時(shí)。（四）使用部門職責(zé)1.根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃，提出存貨及物資的需求申請，經(jīng)審批后交采購部門采購。2.負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用存貨及物資的管理，建立領(lǐng)用臺賬，記錄領(lǐng)用情況，合理使用物資，降低損耗。3.協(xié)助倉儲部門進(jìn)行存貨及物資的盤點(diǎn)工作，提供相關(guān)資料和信息。（五）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定存貨及物資的核算辦法，對存貨及物資的采購、入庫、領(lǐng)用、盤點(diǎn)等業(yè)務(wù)進(jìn)行賬務(wù)處理。2.定期與采購部門、倉儲部門核對賬目，確保賬賬相符、賬實(shí)相符。3.參與存貨及物資采購合同的評審，審核采購成本和付款方式。4.對存貨及物資的管理情況進(jìn)行財(cái)務(wù)分析和監(jiān)督，提出改進(jìn)建議。（六）審計(jì)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)對存貨及物資管理內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購、驗(yàn)收、存儲、領(lǐng)用、盤點(diǎn)等環(huán)節(jié)是否合規(guī)。2.定期對存貨及物資進(jìn)行審計(jì)盤點(diǎn)，核實(shí)庫存數(shù)量和價(jià)值，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。3.對存貨及物資管理中存在的違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行調(diào)查處理，提出審計(jì)意見和建議。三、采購管理（一）采購計(jì)劃1.各使用部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃、銷售訂單、庫存狀況等因素，于每月末向采購部門提交下月的存貨及物資需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等內(nèi)容。2.采購部門收到使用部門的需求計(jì)劃后，進(jìn)行匯總和審核，結(jié)合當(dāng)前庫存情況、市場供應(yīng)情況等，編制月度采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后執(zhí)行。3.對于臨時(shí)性、緊急性的物資需求，使用部門應(yīng)填寫《緊急采購申請表》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后交采購部門，采購部門應(yīng)優(yōu)先安排采購。（二）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營資質(zhì)、良好的商業(yè)信譽(yù)、穩(wěn)定的供應(yīng)能力和合理的價(jià)格水平。2.采購部門應(yīng)組織對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或調(diào)查評估，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)等情況。根據(jù)考察評估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商，并與其簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》。3.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。對于考核不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改或淘汰。（三）采購合同1.采購部門應(yīng)與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等主要條款。2.采購合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核合同條款和付款方式，確保合同符合公司利益和財(cái)務(wù)規(guī)定。采購合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本交相關(guān)部門備案。3.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同執(zhí)行采購任務(wù)，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。如因供應(yīng)商原因?qū)е潞贤瑹o法履行或需要變更合同條款的，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并辦理相關(guān)手續(xù)。（四）采購驗(yàn)收1.采購的存貨及物資到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知驗(yàn)收部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收部門應(yīng)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行驗(yàn)收，確保物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等符合要求。2.驗(yàn)收人員應(yīng)認(rèn)真核對物資的送貨單、發(fā)票、采購合同等相關(guān)憑證，檢查物資的外觀、數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量證明文件等。對于需要進(jìn)行檢驗(yàn)檢測的物資，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行檢驗(yàn)檢測。3.驗(yàn)收合格的存貨及物資，驗(yàn)收人員應(yīng)在送貨單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)。對于驗(yàn)收不合格的存貨及物資，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫《不合格物資報(bào)告單》，注明不合格原因，及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商聯(lián)系處理。采購部門應(yīng)根據(jù)情況要求供應(yīng)商補(bǔ)貨、換貨或退貨，并負(fù)責(zé)跟蹤處理結(jié)果。四、存儲管理（一）倉庫規(guī)劃1.倉儲部門應(yīng)根據(jù)公司存貨及物資的種類、數(shù)量、特性等因素，合理規(guī)劃倉庫布局，劃分不同的存儲區(qū)域，如原材料區(qū)、在產(chǎn)品區(qū)、產(chǎn)成品區(qū)、周轉(zhuǎn)材料區(qū)、辦公用品區(qū)、設(shè)備配件區(qū)、勞保用品區(qū)等。2.倉庫應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，標(biāo)明存儲區(qū)域名稱、物資類別、規(guī)格型號等信息，便于物資的查找和管理。（二）入庫管理1.存貨及物資到貨后，倉儲部門應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收部門出具的驗(yàn)收報(bào)告和送貨單，辦理入庫手續(xù)。入庫人員應(yīng)核對物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量等信息，確保與驗(yàn)收報(bào)告一致。2.入庫人員應(yīng)將物資按照規(guī)定的存儲區(qū)域和位置進(jìn)行存放，并在存貨及物資臺賬上詳細(xì)記錄入庫日期、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。3.對于貴重物品、易燃易爆物品、危險(xiǎn)化學(xué)品等特殊物資，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。（三）存儲保管1.倉儲部門應(yīng)建立健全存貨及物資保管制度，定期對存貨及物資進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保物資存儲安全，質(zhì)量完好。2.對于易受潮、易生銹、易變質(zhì)的物資，應(yīng)采取相應(yīng)的防潮、防銹、防腐等措施；對于有保質(zhì)期要求的物資，應(yīng)定期檢查保質(zhì)期，確保在保質(zhì)期內(nèi)使用。3.倉庫應(yīng)保持通風(fēng)良好、干燥清潔，防止物資受到損壞或污染。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)倉庫的安全管理，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，防止火災(zāi)、盜竊等事故的發(fā)生。（四）出庫管理1.使用部門因生產(chǎn)經(jīng)營需要領(lǐng)用存貨及物資時(shí)，應(yīng)填寫《物資領(lǐng)用申請表》，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后交倉儲部門。2.倉儲部門根據(jù)審批后的《物資領(lǐng)用申請表》辦理出庫手續(xù)，核對物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，確保與申請表一致。出庫人員應(yīng)在存貨及物資臺賬上記錄出庫日期、領(lǐng)用部門、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息。3.對于貴重物品、易燃易爆物品、危險(xiǎn)化學(xué)品等特殊物資的領(lǐng)用，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批和發(fā)放，并做好領(lǐng)用記錄。五、盤點(diǎn)管理（一）盤點(diǎn)計(jì)劃1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)組織制定年度盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)時(shí)間、盤點(diǎn)方式、人員分工等內(nèi)容。年度盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)經(jīng)公司管理層審批后執(zhí)行。2.根據(jù)年度盤點(diǎn)計(jì)劃，倉儲部門應(yīng)提前做好盤點(diǎn)準(zhǔn)備工作，包括清理倉庫物資、核對存貨及物資臺賬、準(zhǔn)備盤點(diǎn)表等。（二）盤點(diǎn)實(shí)施1.盤點(diǎn)人員應(yīng)按照盤點(diǎn)計(jì)劃，對存貨及物資進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真核對物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量等信息，如實(shí)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。2.對于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧、毀損等情況，應(yīng)詳細(xì)記錄，并查明原因。盤盈的物資應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，盤虧、毀損的物資應(yīng)填寫《盤虧/毀損報(bào)告單》，說明原因，經(jīng)相關(guān)部門審核后進(jìn)行處理。（三）盤點(diǎn)結(jié)果處理1.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉儲部門應(yīng)及時(shí)編制盤點(diǎn)報(bào)告，將盤點(diǎn)結(jié)果與存貨及物資臺賬進(jìn)行核對，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)報(bào)告應(yīng)包括盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)時(shí)間、盤點(diǎn)方式、盤點(diǎn)結(jié)果、盤盈盤虧原因分析及處理建議等內(nèi)容。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)對盤點(diǎn)報(bào)告進(jìn)行審核，并根據(jù)審核結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。對于盤盈的物資，應(yīng)按照規(guī)定增加存貨價(jià)值；對于盤虧、毀損的物資，應(yīng)按照規(guī)定減少存貨價(jià)值，并根據(jù)原因確定是否需要追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.審計(jì)部門應(yīng)定期對公司的盤點(diǎn)工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保盤點(diǎn)工作的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。對于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)督促整改，并對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處理。六、核算管理（一）核算辦法1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照國家統(tǒng)一的會計(jì)制度和公司的財(cái)務(wù)管理規(guī)定，制定存貨及物資的核算辦法，明確存貨及物資的計(jì)價(jià)方法、成本核算方法、賬務(wù)處理流程等內(nèi)容。2.存貨及物資的計(jì)價(jià)應(yīng)按照取得時(shí)的實(shí)際成本計(jì)價(jià)，包括采購成本、加工成本和其他成本。對于不同來源的存貨及物資，應(yīng)按照相應(yīng)的規(guī)定進(jìn)行計(jì)價(jià)。（二）賬務(wù)處理1.采購部門應(yīng)及時(shí)將采購發(fā)票等相關(guān)憑證傳遞給財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購發(fā)票和入庫單等憑證，按照核算辦法進(jìn)行賬務(wù)處理，記錄存貨及物資的采購成本。2.倉儲部門應(yīng)定期將存貨及物資的出入庫情況傳遞給財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門根據(jù)出入庫單等憑證，及時(shí)調(diào)整存貨及物資的賬面數(shù)量和金額，記錄存貨及物資的增減變動情況。3.使用部門領(lǐng)用存貨及物資時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)領(lǐng)用申請表和出庫單等憑證，按照核算辦法進(jìn)行賬務(wù)處理，記錄存貨及物資的領(lǐng)用成本，將其成本計(jì)入相關(guān)成本費(fèi)用科目。（三）財(cái)務(wù)分析1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對存貨及物資的管理情況進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，包括存貨周轉(zhuǎn)率、庫存結(jié)構(gòu)、采購成本、存儲成本、損耗率等指標(biāo)的分析。通過財(cái)務(wù)分析，了解存貨及物資管理的效益情況，發(fā)現(xiàn)存在的問題，提出改進(jìn)建議。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)分析結(jié)果，協(xié)助公司管理層制定合理的存貨及物資管理策略，優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)，降低成本，提高資產(chǎn)使用效益。七、監(jiān)督檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.審計(jì)部門應(yīng)定期對公司存貨及物資管理內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)檢查，監(jiān)督采購、驗(yàn)收、存儲、領(lǐng)用、盤點(diǎn)等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.審計(jì)部門應(yīng)每年至少組織一次對存貨及物資的全面審計(jì)盤點(diǎn)，核實(shí)庫存數(shù)量和價(jià)值，檢查賬實(shí)是否相符，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）日常檢查1.采購部門、倉儲部門、使用部門等應(yīng)定期對本部門的存貨及物資管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.公司應(yīng)建立存貨及物資管理工作的日常檢查機(jī)制，由相關(guān)部門組成聯(lián)合檢查組，定期對公司存貨及物資管理情況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。（三）違規(guī)處理1.對于