外包訂單式管理制度

外包訂單式管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司外包訂單式業(yè)務的管理，確保外包業(yè)務的順利進行，提高工作效率，保證工作質量，降低成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有外包訂單式業(yè)務的管理，包括但不限于生產(chǎn)外包、服務外包、項目外包等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：外包業(yè)務的開展應符合國家法律法規(guī)和相關政策的要求。2.質量第一原則：確保外包業(yè)務的工作質量，滿足公司及客戶的需求。3.成本效益原則：在保證工作質量的前提下，合理控制外包成本，提高經(jīng)濟效益。4.合作共贏原則：與外包商建立良好的合作關系，實現(xiàn)互利共贏。二、外包訂單的發(fā)起與審批（一）需求部門提出申請1.各需求部門根據(jù)工作需要，填寫《外包訂單申請表》，詳細說明外包業(yè)務的內(nèi)容、要求、預計工作量、預計完成時間等信息。2.申請表需經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至公司相關管理部門。（二）相關管理部門審核1.公司相關管理部門（如采購部門、項目管理部門等）接到申請表后，對申請內(nèi)容進行審核。2.審核內(nèi)容包括外包業(yè)務的必要性、合理性、可行性、預算等方面。3.如審核通過，管理部門負責人簽字確認后，將申請表提交至公司領導審批。（三）公司領導審批1.公司領導根據(jù)申請表及相關審核意見，進行最終審批。2.審批通過后，申請表返回需求部門，作為外包訂單發(fā)起的依據(jù)。三、外包商的選擇與評估（一）建立外包商資源庫1.公司相關管理部門負責建立外包商資源庫，收集、整理、篩選符合公司要求的外包商信息。2.外包商信息應包括企業(yè)基本情況、經(jīng)營范圍、資質證書、業(yè)績案例、服務價格等內(nèi)容。（二）選擇外包商1.根據(jù)外包訂單的需求，從外包商資源庫中選擇合適的外包商進行合作。2.如資源庫中無合適的外包商，可通過招標、邀請招標、競爭性談判、詢價等方式，公開選擇外包商。3.選擇外包商時，應綜合考慮其信譽、實力、服務質量、價格等因素。（三）簽訂外包合同1.確定外包商后，公司與外包商簽訂《外包合同》，明確雙方的權利和義務。2.合同內(nèi)容應包括外包業(yè)務的具體內(nèi)容、要求、工作量、價格、付款方式、質量標準、驗收方式、違約責任等條款。3.合同簽訂后，雙方應嚴格按照合同約定履行各自的職責。（四）外包商評估1.公司定期對外包商的服務質量、工作進度、成本控制等方面進行評估。2.評估方式可包括問卷調(diào)查、現(xiàn)場檢查、客戶反饋等。3.根據(jù)評估結果，對外包商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的外包商，可給予更多的合作機會；對于表現(xiàn)不佳的外包商，可采取警告、整改、暫停合作等措施。四、外包訂單的執(zhí)行與監(jiān)控（一）項目啟動會議1.外包訂單簽訂后，需求部門應組織召開項目啟動會議，與外包商共同明確項目目標、任務、進度計劃、質量標準等內(nèi)容。2.會議應形成會議紀要，雙方簽字確認后作為項目執(zhí)行的依據(jù)。（二）工作進度跟蹤1.需求部門應指定專人負責外包訂單的跟蹤，及時了解工作進度，協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的問題。2.外包商應定期向需求部門匯報工作進展情況，提交工作進度報告。（三）質量控制1.公司應建立質量控制體系，對外包業(yè)務的工作質量進行監(jiān)督檢查。2.需求部門應按照質量標準，對完成的工作進行驗收，確保工作質量符合要求。3.如發(fā)現(xiàn)質量問題，外包商應及時整改，直至達到質量標準。（四）成本控制1.公司應加強對外包訂單成本的控制，嚴格按照合同約定支付款項。2.需求部門應定期對外包訂單的成本進行核算，分析成本變動原因，采取有效措施控制成本。五、外包訂單的驗收與結算（一）驗收申請1.外包業(yè)務完成后，外包商應向需求部門提交《驗收申請報告》，申請驗收。2.報告應包括工作內(nèi)容、完成情況、質量標準執(zhí)行情況等內(nèi)容。（二）驗收流程1.需求部門收到驗收申請報告后，組織相關人員進行驗收。2.驗收人員應按照合同約定的質量標準和驗收方式，對工作成果進行檢查、測試、評估等。3.如驗收合格，驗收人員應在《驗收報告》上簽字確認；如驗收不合格，應明確指出問題所在，要求外包商限期整改，整改完成后重新申請驗收。（三）結算申請1.驗收合格后，外包商應向公司提交《結算申請報告》，申請結算。2.報告應包括合同金額、已付款金額、本次申請結算金額等內(nèi)容。（四）結算審核與支付1.公司相關管理部門（如財務部門）接到結算申請報告后，對結算金額進行審核。2.審核內(nèi)容包括合同執(zhí)行情況、驗收情況、付款情況等。3.審核通過后，財務部門按照合同約定的付款方式，辦理付款手續(xù)。六、保密管理（一）保密協(xié)議簽訂1.公司與外包商簽訂外包合同的同時，應簽訂《保密協(xié)議》，明確雙方的保密義務。2.保密協(xié)議應包括保密范圍、保密期限、違約責任等條款。（二）保密措施1.外包商應采取有效的保密措施，確保公司的商業(yè)秘密不被泄露。2.保密措施應包括物理安全措施、網(wǎng)絡安全措施、人員管理措施等。（三）監(jiān)督與檢查1.公司應定期對外包商的保密工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時要求整改。2.如外包商違反保密協(xié)議，公司有權追究其違約責任，要求其賠償損失。七、風險管理（一）風險識別與評估1.公司應建立風險管理體系，對外包訂單式業(yè)務可能面臨的風險進行識別與評估。2.風險識別應包括市場風險、質量風險、安全風險、法律風險等方面。3.風險評估應采用定性與定量相結合的方法，確定風險的等級和影響程度。（二）風險應對措施1.根據(jù)風險評估結果，制定相應的風險應對措施。2.風險應對措施應包括風險規(guī)避、風險降低、風險轉移、風險接受等方面。3.對于重大風險，應制定專項應急預案，確保在風險發(fā)生時能夠及時、有效地進行應對。八、溝通與協(xié)調(diào)（一）建立溝通機制1.公司與外包商應建立定期的溝通機制，及時解決工作中出現(xiàn)的問題。2.溝通方式可包括會議、電話、郵件、即時通訊工具等。（二）協(xié)調(diào)工作1.需求部門應加強與外包商的協(xié)調(diào)工作，確保外包業(yè)務的順利進行。2.協(xié)調(diào)工作應包括工作任務分配、資源調(diào)配、進度協(xié)調(diào)等方面。（三）信息共享1.公司與外包商應建立信息