中小企業(yè)采購(gòu)管理制度

中小企業(yè)采購(gòu)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司采購(gòu)管理工作，確保采購(gòu)活動(dòng)的高效、有序進(jìn)行，保證所采購(gòu)物資和服務(wù)的質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等的采購(gòu)。（三）基本原則1.按需采購(gòu)原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和業(yè)務(wù)發(fā)展的實(shí)際需求進(jìn)行采購(gòu)，避免盲目采購(gòu)和重復(fù)采購(gòu)。2.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、符合公司要求的物資和服務(wù)，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常開展。3.價(jià)格合理原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購(gòu)策略和談判技巧，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。4.公平公正原則：采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商都有平等的機(jī)會(huì)參與競(jìng)爭(zhēng)，嚴(yán)禁任何形式的不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為。5.廉潔自律原則：采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律的規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣等不正當(dāng)利益，維護(hù)公司的利益和形象。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購(gòu)決策委員會(huì)，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。采購(gòu)決策委員會(huì)負(fù)責(zé)審議和批準(zhǔn)重大采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)政策和采購(gòu)預(yù)算等事項(xiàng)，對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門公司設(shè)立采購(gòu)部，作為采購(gòu)活動(dòng)的執(zhí)行部門。采購(gòu)部負(fù)責(zé)具體的采購(gòu)工作，包括采購(gòu)計(jì)劃的制定、供應(yīng)商的選擇與管理、采購(gòu)合同的簽訂與執(zhí)行、采購(gòu)物資的驗(yàn)收與付款等。（三）相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門：負(fù)責(zé)提出采購(gòu)需求，提供詳細(xì)的采購(gòu)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等信息，并對(duì)采購(gòu)物資的使用情況進(jìn)行跟蹤和反饋。2.財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)合同，辦理采購(gòu)付款手續(xù)，對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析。3.質(zhì)量控制部門：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保采購(gòu)物資符合公司質(zhì)量要求。4.法務(wù)部門：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行審核，提供法律咨詢和支持，防范采購(gòu)法律風(fēng)險(xiǎn)。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)采購(gòu)需求的合理性和必要性后，簽字批準(zhǔn)，并提交采購(gòu)部。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部收到采購(gòu)申請(qǐng)后，對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合庫存情況，制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)方式等信息。2.采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核后，提交采購(gòu)決策委員會(huì)審批。采購(gòu)決策委員會(huì)根據(jù)公司實(shí)際情況和市場(chǎng)行情，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審議和批準(zhǔn)。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，確定符合要求的供應(yīng)商名單。2.采購(gòu)部對(duì)入圍供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的情況。根據(jù)考察評(píng)估結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。3.采購(gòu)部定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，考核指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)考核評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行獎(jiǎng)懲，如增加或減少采購(gòu)份額、暫停合作等。（四）采購(gòu)談判與合同簽訂1.采購(gòu)部與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，就采購(gòu)物資的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見后，簽訂采購(gòu)合同。2.采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購(gòu)合同經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核后，提交法務(wù)部門審核。3.法務(wù)部門對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行審核，確保合同條款合法合規(guī)，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。采購(gòu)合同經(jīng)法務(wù)部門審核通過后，由公司法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章，并加蓋公司合同專用章。（五）采購(gòu)訂單下達(dá)1.采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)合同，制作采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等信息，并發(fā)送給供應(yīng)商。2.供應(yīng)商收到采購(gòu)訂單后，應(yīng)確認(rèn)訂單內(nèi)容，并按照訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨。采購(gòu)部應(yīng)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保采購(gòu)物資按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。（六）采購(gòu)物資驗(yàn)收1.采購(gòu)物資到貨前，采購(gòu)部應(yīng)通知質(zhì)量控制部門、需求部門等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.采購(gòu)物資到貨后，質(zhì)量控制部門按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的物資，由質(zhì)量控制部門出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；驗(yàn)收不合格的物資，質(zhì)量控制部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部與供應(yīng)商協(xié)商處理。3.需求部門對(duì)采購(gòu)物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后，在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字確認(rèn)。（七）采購(gòu)付款1.采購(gòu)物資驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)整理采購(gòu)發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、采購(gòu)合同等相關(guān)資料，提交財(cái)務(wù)部辦理付款手續(xù)。2.財(cái)務(wù)部根據(jù)采購(gòu)合同和公司財(cái)務(wù)制度，對(duì)采購(gòu)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核通過后，按照合同約定的付款方式和時(shí)間，辦理采購(gòu)付款手續(xù)。四、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購(gòu)部根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃，編制年度采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)金額、采購(gòu)時(shí)間等信息，并提交財(cái)務(wù)部審核。2.財(cái)務(wù)部對(duì)采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行審核，結(jié)合公司財(cái)務(wù)狀況和資金安排，對(duì)采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整和完善。采購(gòu)預(yù)算經(jīng)財(cái)務(wù)部審核通過后，提交采購(gòu)決策委員會(huì)審批。（二）預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購(gòu)部應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)活動(dòng)，不得超預(yù)算采購(gòu)。如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算編制程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批。2.財(cái)務(wù)部對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，定期向采購(gòu)決策委員會(huì)匯報(bào)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況。發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行偏差較大時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整和糾正。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解市場(chǎng)價(jià)格變化和供應(yīng)情況，通過合理的采購(gòu)策略和談判技巧，降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量控制，嚴(yán)格按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保采購(gòu)物資的質(zhì)量符合要求。3.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：建立供應(yīng)商評(píng)估和管理機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的考察和考核，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商合作。同時(shí)，與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，降低供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)。4.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)合同的審核和管理，確保合同條款合法合規(guī)。同時(shí)，定期組織采購(gòu)人員進(jìn)行法律法規(guī)培訓(xùn)，提高法律意識(shí)，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。六、采購(gòu)績(jī)效評(píng)估（一）評(píng)估指標(biāo)1.采購(gòu)成本：包括采購(gòu)物資的價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)用、倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用等，評(píng)估采購(gòu)成本是否合理降低。2.采購(gòu)質(zhì)量：評(píng)估采購(gòu)物資的質(zhì)量是否符合公司要求，是否滿足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要。3.交貨期：評(píng)估供應(yīng)商是否按時(shí)交貨，交貨期的準(zhǔn)確率。4.售后服務(wù)：評(píng)估供應(yīng)商的售后服務(wù)質(zhì)量，包括維修、更換、技術(shù)支持等方面。5.供應(yīng)商管理：評(píng)估供應(yīng)商的選擇、考核、管理等工作的有效性。（二）評(píng)估方法1.定期評(píng)估：采購(gòu)部定期對(duì)采購(gòu)績(jī)效進(jìn)行評(píng)估，一般每季度或每半年進(jìn)行一次。2.數(shù)據(jù)分析：通過對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析，如采購(gòu)金額、采購(gòu)數(shù)量、交貨期等，評(píng)估采購(gòu)績(jī)效。3.問卷調(diào)查：向需求部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)部門發(fā)放問卷調(diào)查，了解他們對(duì)采購(gòu)工作的滿意度和意見建議。（三）評(píng)估結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)采購(gòu)績(jī)效評(píng)估結(jié)果，對(duì)采購(gòu)部和采購(gòu)人員進(jìn)行獎(jiǎng)懲。對(duì)采購(gòu)績(jī)效優(yōu)秀的部門和人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)采購(gòu)績(jī)效較差的部門和人員進(jìn)行批評(píng)和處罰。2.將采購(gòu)績(jī)效評(píng)估結(jié)果作為供應(yīng)商選擇、考核、管理的重要依據(jù)，對(duì)績(jī)效好的供應(yīng)商給予更多的合作機(jī)會(huì)，對(duì)績(jī)效差的供應(yīng)商進(jìn)行整改或淘汰。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否規(guī)范、采購(gòu)合同是否合法合規(guī)、采購(gòu)資金是否使用合理等。2.采購(gòu)部應(yīng)定期向公司管理層匯報(bào)采購(gòu)工作情況，接受公司管理層的監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)接受政府有關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會(huì)