個人信息保護管理制度

個人信息保護管理制度一、總則（一）目的為了保護員工個人信息的安全與隱私，規(guī)范公司在收集、使用、存儲、傳輸、共享和保護員工個人信息方面的行為，依據(jù)相關法律法規(guī)，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及公司在業(yè)務活動中涉及的員工個人信息處理活動。（三）基本原則1.合法原則公司處理員工個人信息應遵循合法、正當、必要的原則，符合法律法規(guī)的規(guī)定，不得超出法律法規(guī)允許的范圍收集、使用、存儲和處理員工個人信息。2.正當原則公司處理員工個人信息應具有明確、合理的目的，并基于員工的同意或法律法規(guī)的規(guī)定。處理行為應當符合公司的業(yè)務需求，且不會對員工的合法權益造成侵害。3.必要原則公司處理員工個人信息應限于實現(xiàn)處理目的的最小范圍，不得過度收集員工個人信息。對于能夠通過其他途徑滿足業(yè)務需求的，不得重復收集員工個人信息。4.保密原則公司應采取必要的保密措施，確保員工個人信息的保密性、完整性和可用性，防止員工個人信息泄露、篡改或丟失。未經(jīng)員工明確同意，不得向任何第三方披露員工個人信息。二、個人信息的收集（一）收集范圍1.基本信息包括員工的姓名、性別、出生日期、身份證號碼、聯(lián)系方式（如電話號碼、電子郵箱）、家庭住址等。2.工作信息包括員工的入職時間、離職時間、崗位信息、薪資待遇、考勤記錄、工作績效評估結果等。3.培訓信息包括員工參加的內(nèi)部培訓、外部培訓課程、培訓成績等。4.其他信息在法律法規(guī)允許的范圍內(nèi)，因工作需要收集的其他與員工相關的信息，如健康信息、緊急聯(lián)系人信息等。（二）收集方式1.入職登記新員工入職時，填寫《員工入職登記表》，提供上述收集范圍內(nèi)的個人信息。人力資源部門負責對員工提交的信息進行收集和審核。2.日常工作記錄各部門在日常工作中，根據(jù)業(yè)務需要，通過考勤系統(tǒng)、績效評估系統(tǒng)、培訓管理系統(tǒng)等記錄員工的工作信息、培訓信息等。3.員工主動提供員工根據(jù)工作安排或公司要求，主動向公司提供其他相關信息，如健康狀況報告、緊急聯(lián)系人信息變更等。（三）收集時的告知義務1.在收集員工個人信息前，公司應向員工明確告知收集個人信息的目的、范圍、方式以及員工享有的權利和承擔的義務。告知方式可以采用書面形式（如入職須知）、電子形式（如公司內(nèi)部系統(tǒng)通知）或口頭形式，并確保員工能夠理解相關內(nèi)容。2.對于因法律法規(guī)規(guī)定或履行法定職責等無需員工同意即可收集的個人信息，公司應在相關業(yè)務活動開始前，以合理的方式告知員工收集的必要性和大致范圍。三、個人信息的使用（一）使用目的公司使用員工個人信息的目的應與收集目的一致，主要用于以下方面：1.人力資源管理如員工招聘、培訓、績效考核、薪資核算、福利管理、崗位調(diào)整、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等。2.內(nèi)部管理與運營包括工作安排、任務分配、數(shù)據(jù)分析、決策支持等，以保障公司各項業(yè)務的正常運轉(zhuǎn)。3.法律法規(guī)要求的其他用途如稅務申報、勞動統(tǒng)計等符合法律法規(guī)規(guī)定的用途。（二）使用限制1.公司應嚴格按照收集目的使用員工個人信息，不得將其用于其他未經(jīng)員工明確同意或法律法規(guī)允許的目的。2.在使用員工個人信息時，公司應遵循必要原則，確保使用行為是為了實現(xiàn)處理目的所必需的，且不會過度使用員工個人信息。（三）共享與披露1.共享范圍公司內(nèi)部共享公司各部門因工作需要，可以在公司內(nèi)部共享員工個人信息，但應確保共享行為符合法律法規(guī)要求和公司內(nèi)部規(guī)定，且僅限于必要的業(yè)務流程和相關人員。第三方合作在與第三方合作過程中，如果涉及共享員工個人信息，公司應在合作協(xié)議中明確約定第三方的權利和義務，要求第三方采取與公司相當?shù)谋Ｃ艽胧┍Ｗo員工個人信息，并確保第三方僅在授權范圍內(nèi)使用員工個人信息。第三方包括但不限于供應商、服務提供商、合作伙伴等。法律法規(guī)要求的披露在法律法規(guī)要求的情況下，公司可能需要向政府部門、監(jiān)管機構等披露員工個人信息。公司應在確保符合法律法規(guī)規(guī)定的前提下，進行必要的披露，并盡最大努力保護員工個人信息的安全。2.共享與披露的審批程序公司內(nèi)部共享員工個人信息，應由信息需求部門填寫《員工個人信息共享申請表》，說明共享目的、共享范圍、共享期限等內(nèi)容，經(jīng)信息提供部門負責人審核同意后，報人力資源部門備案。涉及與第三方合作共享員工個人信息的，應由相關業(yè)務部門負責與第三方協(xié)商簽訂合作協(xié)議，并在協(xié)議簽訂前將協(xié)議文本提交給人力資源部門和法務部門審核。審核通過后，報公司管理層審批。未經(jīng)審批，不得與第三方共享員工個人信息。對于法律法規(guī)要求的披露，應由法務部門根據(jù)具體情況進行評估和處理，并按照相關法律程序進行信息披露。披露過程中涉及的文件和記錄應進行妥善保存。四、個人信息的存儲（一）存儲方式1.公司應根據(jù)員工個人信息的類型和敏感程度，選擇安全可靠的存儲方式，包括但不限于數(shù)據(jù)庫存儲、文件存儲等。存儲設備應具備數(shù)據(jù)備份和恢復功能，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。2.對于涉及員工敏感信息（如身份證號碼、薪資數(shù)據(jù)等）的數(shù)據(jù)存儲，應采用加密存儲方式，確保數(shù)據(jù)在存儲過程中的保密性和完整性。加密算法應符合行業(yè)標準和法律法規(guī)要求，并定期對加密密鑰進行管理和更新。（二）存儲期限1.公司應根據(jù)法律法規(guī)要求和業(yè)務實際需要，確定員工個人信息的存儲期限。對于一般的人力資源管理信息，存儲期限一般為自員工離職或相關業(yè)務結束后[X]年，以滿足法律法規(guī)規(guī)定的勞動糾紛處理、稅務申報等期限要求。2.對于涉及員工敏感信息的存儲期限，應遵循更為嚴格的規(guī)定。在法律法規(guī)允許的最短期限屆滿后，如無必要繼續(xù)存儲，應及時進行刪除或匿名化處理。（三）存儲安全管理1.公司應建立健全存儲安全管理制度，明確存儲設備的管理責任人和操作規(guī)范，確保存儲設備的物理安全。存儲設備應放置在安全的場所，限制訪問權限，采取防火、防盜、防潮、防蟲等措施。2.對存儲在數(shù)據(jù)庫中的員工個人信息，應設置不同的訪問權限，根據(jù)員工的工作職責和崗位需求，授予相應的查詢、修改、刪除等權限。權限設置應遵循最小化原則，確保員工僅能訪問其工作所需的個人信息。3.定期對存儲設備進行檢查、維護和清理，確保存儲環(huán)境的正常運行。對存儲的員工個人信息進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在異地，以防止因自然災害、設備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時，對備份數(shù)據(jù)進行定期恢復測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。五、個人信息的傳輸（一）傳輸方式1.公司在內(nèi)部網(wǎng)絡中傳輸員工個人信息時，應確保傳輸過程的安全性，采用加密傳輸協(xié)議或其他安全技術手段，防止信息在傳輸過程中被竊取或篡改。2.當公司需要將員工個人信息傳輸至外部合作伙伴或第三方服務提供商時，應優(yōu)先選擇安全可靠的傳輸方式，并要求接收方采取與公司相當?shù)陌踩胧┍Ｗo員工個人信息。對于敏感信息的傳輸，應采用加密傳輸方式，并對傳輸過程進行監(jiān)控和記錄。（二）傳輸安全管理1.在傳輸員工個人信息前，應評估傳輸過程的安全性，并對接收方的資質(zhì)和能力進行審查，確保接收方具備保護員工個人信息的條件和能力。接收方應簽署保密協(xié)議，承諾對接收的員工個人信息承擔保密義務。2.對涉及員工個人信息傳輸?shù)南到y(tǒng)和網(wǎng)絡進行安全審計，定期檢查傳輸記錄和日志，及時發(fā)現(xiàn)和處理潛在的安全風險。同時，對可能影響傳輸安全的網(wǎng)絡配置變更、系統(tǒng)升級等操作，應進行嚴格的審批和測試，確保傳輸安全不受影響。六、個人信息的保護措施（一）安全技術措施1.公司應采用先進的信息技術手段，加強對員工個人信息的保護。如安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等，防范網(wǎng)絡攻擊、惡意軟件感染等安全威脅。2.對存儲和傳輸員工個人信息的服務器和網(wǎng)絡設備進行定期漏洞掃描和安全評估，及時修復發(fā)現(xiàn)的安全漏洞，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。3.采用數(shù)據(jù)加密技術，對員工個人信息進行加密處理，無論是在存儲還是傳輸過程中，都確保信息以密文形式存在，防止信息被非法獲取和解讀。（二）人員安全管理1.加強對公司員工的信息安全培訓，提高員工的信息安全意識和保密意識。培訓內(nèi)容應包括法律法規(guī)知識、信息安全操作規(guī)范、個人信息保護重要性等方面。2.與員工簽訂保密協(xié)議，明確員工在個人信息保護方面的責任和義務，要求員工遵守公司的信息安全管理制度，妥善保管和處理所接觸到的員工個人信息。3.對涉及員工個人信息管理的崗位人員進行背景審查，確保人員具備良好的職業(yè)道德和安全意識。定期對相關人員進行崗位輪換，以減少因人員長期接觸敏感信息而可能帶來的安全風險。（三）應急處置措施1.制定個人信息安全應急預案，明確在發(fā)生個人信息泄露、丟失、篡改等安全事件時的應急處置流程和責任分工。應急預案應定期進行演練和修訂，確保其有效性和可操作性。2.一旦發(fā)現(xiàn)個人信息安全事件，應立即啟動應急預案，采取緊急措施，如停止相關業(yè)務系統(tǒng)運行、封鎖信息傳播渠道、對受影響的信息進行備份和恢復等，以防止事件的進一步擴大。3.及時向公司內(nèi)部相關部門和管理層報告信息安全事件，并按照法律法規(guī)要求，及時向政府監(jiān)管部門報告。在事件處理過程中，應積極配合相關部門進行調(diào)查和處理，采取有效的措施消除事件影響，降低對員工和公司造成的損失。同時，對事件原因進行深入分析，總結經(jīng)驗教訓，完善信息安全管理制度和保護措施。七、員工個人信息保護的權利與義務（一）員工權利1.知情權員工有權了解公司收集、使用、存儲、傳輸和共享其個人信息的目的、范圍、方式等情況，公司應按照本制度的規(guī)定及時向員工進行告知。2.同意權除法律法規(guī)規(guī)定無需員工同意即可收集的個人信息外，公司收集、使用、共享和披露員工個人信息應獲得員工的明確同意。員工有權拒絕公司超出告知范圍收集、使用其個人信息。3.訪問權員工有權要求訪問公司持有的與其相關的個人信息，公司應在收到員工書面申請后的[X]個工作日內(nèi)，向員工提供相關信息，但法律法規(guī)另有規(guī)定或可能對公司合法權益造成重大損害的除外。4.更正權員工發(fā)現(xiàn)公司持有的與其相關的個人信息存在錯誤或不完整的，有權要求公司及時更正。公司應在收到員工書面更正申請后的[X]個工作日內(nèi)進行核實，并根據(jù)核實結果進行更正或說明理由。5.刪除權在滿足法律法規(guī)規(guī)定的條件下，員工有權要求公司刪除其個人信息。公司應在收到員工書面刪除申請后的[X]個工作日內(nèi)，對符合刪除條件的個人信息進行刪除，并通知員工。6.投訴權員工認為公司在個人信息處理過程中侵犯其合法權益的，有權向公司內(nèi)部的投訴處理部門提出投訴。公司應在收到投訴后的[X]個工作日內(nèi)進行調(diào)查處理，并將處理結果及時反饋給員工。員工對公司的處理結果不滿意的，有權向相關政府監(jiān)管部門投訴。（二）員工義務1.員工應按照公司要求如實提供個人信息，并確保所提供信息的真實性、準確性和完整性。2.員工應妥善保管自己的個人信息，不得隨意泄露給他人。如發(fā)現(xiàn)個人信息可能被泄露或存在安全風險，應及時通知公司。3.員工應遵守公司的信息安全管理制度和個人信息保護規(guī)定，積極配合公司開展個人信息保護工作，不得從事任何損害公司或其他員工個人信息安全的行為。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司成立個人信息保護監(jiān)督小組，由人力資源部門負責人擔任組長，成員包括法務部門、信息技術部門等相關人員。監(jiān)督小組負責定期對公司個人信息處理活動進行監(jiān)督檢查，確保公司個人信息保護工作符合法律法規(guī)要求和本制度規(guī)定。2.監(jiān)督小組應制定監(jiān)督檢查計劃，明確檢查內(nèi)容、檢查方式、檢查頻率等。檢查內(nèi)容包括公司個人信息收集、使用、存儲、傳輸、共享等環(huán)節(jié)的合規(guī)性，安全技術措施的落實情況，員工信息安全意識培訓情況等。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。整改責任部門應按照要求制定整改措施，明確整改期限，確保問題得到及時有效的解決。（二）外部審計1.公司定期聘請外部專業(yè)審計機構對公司的個人信息保護工作進行審計，審計內(nèi)容包括公司個人信息保護制度的執(zhí)行情況、個人信息處理活動的合規(guī)性、安全技術措施的有效性等。2.外部審計機構應根據(jù)審計結果出具審計報告，對公司個人信息保護工作的整體情況進行評價，并提出改進建議。公司應根據(jù)審計報告中的建議，及時調(diào)整和完善個人信息保護工作，不斷提高公司個人信息保護水平。九、附則（一）解釋權本制度由公司人力資源部門負責解釋。如本制度與法律法規(guī)規(guī)定相抵觸的，以法律法規(guī)規(guī)定為準。（二）修訂與更新1.公司應根據(jù)法律法規(guī)的變化和公司