企業(yè)部門印章管理制度

企業(yè)部門印章管理制度總則目的為加強公司部門印章的管理，規(guī)范印章使用流程，維護公司利益，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司各部門印章的管理，包括但不限于部門公章、合同專用章、財務(wù)專用章、業(yè)務(wù)專用章等?；驹瓌t1.合法性原則：印章的刻制、使用必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.安全性原則：確保印章的安全存放和使用，防止印章被盜用、冒用或濫用。3.規(guī)范性原則：明確印章的使用范圍、審批流程和使用要求，確保印章使用規(guī)范、有序。印章的刻制與啟用印章刻制1.各部門因工作需要刻制印章時，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、樣式等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，報公司行政部審核。2.行政部審核通過后，統(tǒng)一提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，由行政部指定具有資質(zhì)的刻章單位進行刻制。3.印章刻制完成后，行政部應(yīng)及時將印章移交申請部門，并辦理交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在《印章交接登記表》上簽字確認。印章啟用1.新印章啟用前，申請部門應(yīng)填寫《印章啟用申請表》，注明啟用日期、使用范圍等信息，并報行政部備案。2.行政部應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布印章啟用通知，明確印章的啟用時間、使用范圍和管理要求。3.印章啟用后，申請部門應(yīng)將印章的印模留存一份交行政部備案，以便日后核對。印章的保管保管責任1.部門印章由各部門負責人指定專人負責保管，保管人員應(yīng)具備責任心強、工作認真細致等條件。2.保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得將印章轉(zhuǎn)借他人或帶出公司使用。如因特殊情況需要帶出公司，必須經(jīng)部門負責人批準，并辦理相關(guān)借用手續(xù)。3.保管人員離職或崗位變動時，應(yīng)及時將印章移交給新的保管人員，并辦理交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在《印章交接登記表》上簽字確認。保管要求1.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防潮、防火等設(shè)施。2.印章使用完畢后，應(yīng)立即放回原處保管，不得隨意放置。3.保管人員應(yīng)定期對印章進行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時報告部門負責人，并采取相應(yīng)的措施。印章的使用使用范圍1.部門公章：用于以部門名義發(fā)布的文件、通知、報告等；簽訂部門內(nèi)部協(xié)議、合同等；辦理與部門業(yè)務(wù)相關(guān)的其他事項。2.合同專用章：用于簽訂各類經(jīng)濟合同、協(xié)議等。3.財務(wù)專用章：用于辦理公司財務(wù)收支、結(jié)算等業(yè)務(wù)。4.業(yè)務(wù)專用章：用于辦理與部門業(yè)務(wù)相關(guān)的特定事項，如業(yè)務(wù)報表、業(yè)務(wù)證明等。使用流程1.填寫申請表：使用部門印章時，應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印時間等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認。2.審核審批：根據(jù)用印事項的性質(zhì)和金額大小，按照公司相關(guān)規(guī)定進行審核審批。一般事項由部門負責人審批；重要事項或涉及金額較大的事項，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.用印登記：經(jīng)審核審批通過后，保管人員應(yīng)在《印章使用登記表》上進行登記，注明用印日期、用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、審批人等信息，并加蓋印章。4.文件留存：用印完成后，保管人員應(yīng)將用印文件留存一份，以備日后查閱。使用要求1.嚴格按照審批后的用印內(nèi)容用印，不得擅自更改用印內(nèi)容。2.印章應(yīng)加蓋在文件的落款處或規(guī)定位置，確保印章清晰、端正。3.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。如因工作需要確需在空白紙張上加蓋印章，必須經(jīng)部門負責人批準，并在空白紙張上注明用途、使用期限等信息。印章的停用與銷毀停用1.因部門撤銷、合并、更名等原因，導(dǎo)致印章不再使用時，部門負責人應(yīng)及時填寫《印章停用申請表》，報行政部審核。2.行政部審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，行政部應(yīng)發(fā)布印章停用通知，并收回印章。3.印章停用后，保管人員應(yīng)將印章妥善保管，不得隨意丟棄或銷毀。銷毀1.對于不再使用且無保留價值的印章，由行政部統(tǒng)一組織銷毀。2.銷毀印章時，應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，注明印章名稱、銷毀原因、銷毀方式等信息，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，行政部應(yīng)指定專人負責銷毀印章，并在《印章銷毀登記表》上記錄銷毀情況，包括銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息。4.銷毀印章時，應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，如粉碎、熔化等，確保印章無法復(fù)原。銷毀過程應(yīng)有兩人以上在場監(jiān)督，并在銷毀記錄上簽字確認。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機制1.公司行政部負責對各部門印章的管理情況進行定期檢查和不定期抽查，確保印章管理規(guī)范、安全。2.各部門應(yīng)定期對本部門印章的使用情況進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況報行政部備案。違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。2.因印章使用不當給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，相關(guān)責任人應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責任。附