企業(yè)檔案日常管理制度

企業(yè)檔案日常管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、行政管理等活動(dòng)中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及企業(yè)機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定企業(yè)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)企業(yè)各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全與完整。5.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施。6.負(fù)責(zé)向企業(yè)內(nèi)部各部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。7.對(duì)企業(yè)各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，并接受綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.按照檔案管理制度的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交綜合管理部門集中保管。4.在工作中積極配合綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：企業(yè)設(shè)立、變更、注銷的相關(guān)文件；企業(yè)章程、規(guī)章制度；會(huì)議文件、紀(jì)要；工作計(jì)劃、總結(jié)；人事任免文件；各類證書、榮譽(yù)等。2.經(jīng)營(yíng)管理類：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷策劃方案；合同協(xié)議、訂單；財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告；生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程；質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。3.人力資源類：?jiǎn)T工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利等相關(guān)資料；勞動(dòng)合同、人事檔案等。4.基本建設(shè)類：項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告；工程設(shè)計(jì)圖紙、施工方案；工程預(yù)決算文件；竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.設(shè)備儀器類：設(shè)備采購(gòu)合同、說明書、操作規(guī)程；設(shè)備安裝調(diào)試、維修保養(yǎng)記錄；儀器校準(zhǔn)證書等。6.科研技術(shù)類：科研項(xiàng)目立項(xiàng)文件、研究報(bào)告；技術(shù)創(chuàng)新成果、專利證書；產(chǎn)品研發(fā)資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件資料。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、缺頁(yè)等情況，應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)充。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為一級(jí)類目、二級(jí)類目和三級(jí)類目等。例如：行政管理類可分為企業(yè)管理、行政管理、黨群工作等二級(jí)類目，企業(yè)管理二級(jí)類目下可再分為企業(yè)設(shè)立、變更等三級(jí)類目。2.編號(hào)：為便于檔案的管理和查找，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式。3.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的檔案進(jìn)行整理裝訂，確保整齊美觀。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，以便快速檢索。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。2.對(duì)重要檔案和電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保檔案的安全性。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，如檔案發(fā)霉、蟲蛀等情況，應(yīng)采取相應(yīng)的防治措施。（三）保管期限1.企業(yè)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管：凡是反映企業(yè)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)企業(yè)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如企業(yè)章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、重大合同協(xié)議等。3.長(zhǎng)期保管：凡是反映企業(yè)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)企業(yè)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限一般為16年至50年。4.短期保管：凡是反映企業(yè)局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)企業(yè)有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年至15年。五、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門查閱。2.涉及企業(yè)機(jī)密的檔案，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人持經(jīng)批準(zhǔn)的《檔案查閱申請(qǐng)表》到綜合管理部門辦理查閱登記手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人不得擅自涂改、抽取、污損檔案，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意。（三）借閱權(quán)限1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.重要檔案的借閱需經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）借閱程序1.借閱人持經(jīng)批準(zhǔn)的《檔案借閱申請(qǐng)表》到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。2.檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱檔案進(jìn)行登記，注明借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期等信息。3.借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，可提出銷毀意見。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，逐卷逐件地審查檔案的內(nèi)容和保存價(jià)值。2.對(duì)擬銷毀的檔案，填寫《檔案銷毀鑒定表》，詳細(xì)說明檔案的名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限、銷毀原因等信息。3.將《檔案銷毀鑒定表》報(bào)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由綜合管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，防止失密。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件按照檔案分類編號(hào)順序錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.安裝殺毒軟件和防火墻，及時(shí)更新系統(tǒng)補(bǔ)丁，防范網(wǎng)絡(luò)病毒和惡意攻擊。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門綜合管理部門負(fù)責(zé)對(duì)企業(yè)各部門的檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作是否符合要求。3.檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作責(zé)任心。（三）檢查方式1.定期檢查：綜合管理部門每年至少組織一次全面的檔案管理工作檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)部分部門的檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查。