預(yù)訂部辦公設(shè)備管理制度

預(yù)訂部辦公設(shè)備管理制度一、總則1.目的為加強預(yù)訂部辦公設(shè)備的管理，確保設(shè)備的正常運行，提高工作效率，延長設(shè)備使用壽命，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于預(yù)訂部全體員工所使用的辦公設(shè)備，包括但不限于電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機、電話、辦公桌椅等。3.管理原則辦公設(shè)備管理遵循“統(tǒng)一管理、分級負(fù)責(zé)、合理使用、定期維護、及時更新”的原則。二、設(shè)備采購與配置1.需求申請預(yù)訂部員工因工作需要使用新的辦公設(shè)備或更換現(xiàn)有設(shè)備時，應(yīng)提前填寫《辦公設(shè)備需求申請表》，詳細(xì)說明設(shè)備名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、申請理由及預(yù)計使用時間等信息，并提交至部門負(fù)責(zé)人。2.審批流程部門負(fù)責(zé)人對員工提交的申請進行審核，根據(jù)工作實際需求和預(yù)算情況簽署意見后，報公司行政部門審批。行政部門審核通過后，交由采購部門統(tǒng)一采購。3.采購標(biāo)準(zhǔn)采購辦公設(shè)備時，應(yīng)遵循性價比最優(yōu)的原則，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、節(jié)能環(huán)保且符合公司實際需求的產(chǎn)品。同時，要嚴(yán)格按照公司采購流程進行操作，確保采購過程的合規(guī)性。4.設(shè)備配置辦公設(shè)備采購到貨后，由行政部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員進行驗收。驗收合格后，按照預(yù)訂部員工的工作崗位和實際需求進行合理配置，并做好設(shè)備領(lǐng)用登記手續(xù)。三、設(shè)備使用與操作1.使用規(guī)范預(yù)訂部員工應(yīng)按照設(shè)備的使用說明書正確操作辦公設(shè)備，嚴(yán)禁違規(guī)操作，以免損壞設(shè)備。設(shè)備使用過程中如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)立即停止使用，并及時報告部門負(fù)責(zé)人或行政部門，安排專業(yè)人員進行維修。員工在使用辦公設(shè)備時，應(yīng)保持設(shè)備的清潔衛(wèi)生，定期清理設(shè)備表面灰塵和內(nèi)部雜物，防止因灰塵堆積影響設(shè)備性能。2.專人專用原則上辦公設(shè)備實行專人專用制度，員工應(yīng)妥善保管自己使用的設(shè)備，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。如因工作需要臨時轉(zhuǎn)借，須經(jīng)設(shè)備使用人同意，并報部門負(fù)責(zé)人備案。3.開機與關(guān)機順序電腦：先開啟顯示器，再開啟主機電源；關(guān)機時，先關(guān)閉主機程序，再關(guān)閉主機電源，最后關(guān)閉顯示器電源。打印機、復(fù)印機、傳真機等設(shè)備：開機時，先開啟電源開關(guān)，待設(shè)備自檢完成后再進行操作；關(guān)機時，先關(guān)閉設(shè)備工作程序，再關(guān)閉電源開關(guān)。4.數(shù)據(jù)安全員工應(yīng)重視辦公設(shè)備中數(shù)據(jù)的安全保護，定期對重要數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。嚴(yán)禁在辦公設(shè)備上安裝未經(jīng)公司許可的軟件和游戲，避免因軟件沖突或病毒感染導(dǎo)致設(shè)備故障和數(shù)據(jù)泄露。使用移動存儲設(shè)備時，應(yīng)先進行病毒查殺，確保安全后再接入辦公設(shè)備，防止病毒傳播。四、設(shè)備維護與保養(yǎng)1.日常維護預(yù)訂部員工負(fù)責(zé)所使用辦公設(shè)備的日常清潔和簡單維護工作，如擦拭設(shè)備表面、清理打印機墨盒、更換傳真機紙等。行政部門定期對辦公設(shè)備進行巡檢，檢查設(shè)備的運行狀況、使用情況及維護記錄等，及時發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題。2.定期保養(yǎng)行政部門根據(jù)辦公設(shè)備的使用頻率和性能狀況，制定詳細(xì)的定期保養(yǎng)計劃。定期對設(shè)備進行全面保養(yǎng)，包括硬件檢查、軟件升級、部件更換等，確保設(shè)備始終處于良好的運行狀態(tài)。對于關(guān)鍵設(shè)備或使用年限較長的設(shè)備，可邀請專業(yè)的維修保養(yǎng)機構(gòu)進行深度保養(yǎng)和維護，延長設(shè)備使用壽命。3.故障維修辦公設(shè)備出現(xiàn)故障時，設(shè)備使用人應(yīng)及時填寫《辦公設(shè)備維修申請表》，注明故障現(xiàn)象、發(fā)生時間、設(shè)備名稱及型號等信息，并提交至部門負(fù)責(zé)人。部門負(fù)責(zé)人審核后，報行政部門安排維修。行政部門根據(jù)故障情況聯(lián)系設(shè)備供應(yīng)商或?qū)I(yè)維修人員進行維修，并做好維修記錄。維修完成后，設(shè)備使用人應(yīng)認(rèn)真檢查設(shè)備維修后的運行情況，確認(rèn)無誤后在維修記錄上簽字確認(rèn)。如維修后仍存在問題，應(yīng)及時反饋給行政部門，直至問題解決。4.維修費用管理辦公設(shè)備的維修費用由行政部門統(tǒng)一管理和核算。維修費用在預(yù)算范圍內(nèi)的，由行政部門直接支付；超出預(yù)算的，須報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后再行支付。行政部門應(yīng)定期對辦公設(shè)備維修費用進行統(tǒng)計分析，總結(jié)維修費用支出情況，為設(shè)備的更新?lián)Q代和成本控制提供依據(jù)。五、設(shè)備盤點與清查1.定期盤點行政部門每季度組織一次對預(yù)訂部辦公設(shè)備的全面盤點工作，確保賬實相符。盤點內(nèi)容包括設(shè)備名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、使用狀態(tài)、存放地點等信息。2.臨時清查在以下情況下，行政部門應(yīng)組織對預(yù)訂部辦公設(shè)備進行臨時清查：公司進行內(nèi)部審計、財務(wù)檢查或其他專項檢查時；辦公設(shè)備發(fā)生重大損壞、丟失或被盜時；公司辦公場所搬遷、部門調(diào)整或人員變動時。3.盤點清查結(jié)果處理盤點清查結(jié)束后，行政部門應(yīng)編制《辦公設(shè)備盤點清查報告》，詳細(xì)記錄盤點清查情況。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)查明原因，分清責(zé)任，并提出處理意見。對于盤盈的設(shè)備，應(yīng)及時登記入賬，并查明來源，按規(guī)定進行處理；對于盤虧的設(shè)備，應(yīng)分析原因，屬于正常損耗的，按規(guī)定辦理核銷手續(xù)；屬于人為損壞或丟失的，由責(zé)任人照價賠償。六、設(shè)備報廢與更新1.報廢條件辦公設(shè)備符合下列條件之一的，可申請報廢：已超過規(guī)定使用年限，且設(shè)備性能嚴(yán)重下降，無法正常使用或維修成本過高的；因技術(shù)進步、產(chǎn)品更新?lián)Q代等原因，現(xiàn)有設(shè)備已被淘汰，且無繼續(xù)使用價值的；因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е略O(shè)備嚴(yán)重?fù)p壞，無法修復(fù)或修復(fù)后仍無法正常使用的。2.報廢申請預(yù)訂部員工發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備符合報廢條件時，應(yīng)填寫《辦公設(shè)備報廢申請表》，詳細(xì)說明設(shè)備報廢原因、設(shè)備名稱、型號、規(guī)格、購置時間、使用情況等信息，并提交至部門負(fù)責(zé)人。3.審批流程部門負(fù)責(zé)人對員工提交的報廢申請進行初審，簽署意見后報行政部門。行政部門組織相關(guān)技術(shù)人員對申請報廢的設(shè)備進行鑒定，確認(rèn)符合報廢條件后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)報廢的設(shè)備，由行政部門統(tǒng)一處理。4.更新原則辦公設(shè)備更新應(yīng)遵循“按需更新、合理配置、經(jīng)濟實用”的原則。根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和工作實際需求，結(jié)合設(shè)備的使用狀況和技術(shù)發(fā)展趨勢，合理安排設(shè)備更新計劃，確保預(yù)訂部工作的順利開展。5.更新流程辦公設(shè)備更新參照設(shè)備采購與配置流程進行操作，即由預(yù)訂部員工提出需求申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、行政部門審批后，交由采購部門統(tǒng)一采購。七、設(shè)備檔案管理1.檔案建立行政部門負(fù)責(zé)建立預(yù)訂部辦公設(shè)備檔案，對每臺設(shè)備的相關(guān)資料進行詳細(xì)記錄和歸檔。設(shè)備檔案應(yīng)包括設(shè)備購置申請、采購合同、驗收報告、使用說明書、維修記錄、保養(yǎng)記錄、盤點清查記錄、報廢申請及審批文件等。2.檔案保管辦公設(shè)備檔案應(yīng)妥善保管，存放于專門的檔案柜中，并指定專人負(fù)責(zé)管理。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行整理和核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.檔案查閱因工作需要查閱辦公設(shè)備檔案時，須填寫《辦公設(shè)備檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理人員處查閱。查閱檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借或損壞檔案。八、違規(guī)處理1.預(yù)訂部員工違反本制度規(guī)定，有下列行為之一的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的批評教育、警告、罰款等處罰：未按規(guī)定操作辦公設(shè)備，導(dǎo)致設(shè)備損壞的；未經(jīng)許可擅自轉(zhuǎn)借辦公設(shè)備的；因保管不善，造成辦公設(shè)備丟失或被盜的；故意損壞辦公設(shè)備的；未按要求進行設(shè)備維護保養(yǎng)，影響設(shè)備正常運行的；其他違反本制度