會(huì)計(jì)公司印章管理制度

會(huì)計(jì)公司印章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)會(huì)計(jì)公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，保障公司印章的安全與正確使用，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于會(huì)計(jì)公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的所有印章，包括但不限于公章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、法人章、發(fā)票專用章等各類具有法律效力的印章。（三）印章管理原則1.合法性原則：印章的刻制、使用必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.安全性原則：確保印章存放安全，防止印章被盜用、冒用、丟失等情況發(fā)生。3.規(guī)范性原則：明確印章使用流程和審批權(quán)限，規(guī)范印章使用行為。4.責(zé)任性原則：印章使用人對(duì)印章使用的真實(shí)性、合法性負(fù)責(zé)，如因印章使用不當(dāng)造成公司損失的，將追究相關(guān)人員責(zé)任。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.公司印章的刻制由行政部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)公司實(shí)際需要填寫(xiě)《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明印章名稱、規(guī)格、材質(zhì)等信息，并經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)人審批同意后，方可委托具有資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行刻制。2.印章刻制完成后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)將印章取回，并與印章制作單位辦理交接手續(xù)，核對(duì)印章的名稱、規(guī)格、材質(zhì)、數(shù)量等是否與申請(qǐng)表一致。（二）印章啟用1.新印章啟用前，行政部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《印章啟用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息，并附上印章印模。經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)人審批同意后，方可啟用。2.印章啟用時(shí)，行政部門(mén)應(yīng)將印章啟用信息及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)和人員，并在公司內(nèi)部發(fā)布印章啟用公告，明確印章的使用范圍和注意事項(xiàng)。3.印章啟用后，行政部門(mén)應(yīng)將印章的相關(guān)信息錄入公司印章管理系統(tǒng)，建立印章檔案，記錄印章的刻制、啟用、變更、廢止等情況。三、印章的保管（一）保管部門(mén)與人員1.公司公章、合同專用章由行政部門(mén)指定專人保管；財(cái)務(wù)專用章、法人章由財(cái)務(wù)部門(mén)指定專人保管；發(fā)票專用章由稅務(wù)管理部門(mén)指定專人保管。2.印章保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉印章管理規(guī)定，嚴(yán)格遵守印章使用流程。（二）保管要求1.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、密碼箱等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。2.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得擅自將印章轉(zhuǎn)借他人或帶出公司使用。如因工作需要臨時(shí)外出，應(yīng)將印章委托給其他符合保管條件的人員代管，并辦理交接手續(xù)。3.印章保管人員應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。四、印章的使用（一）使用范圍1.公章：用于公司對(duì)外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、報(bào)表等的簽署；公司內(nèi)部的重要文件、通知、報(bào)告等的發(fā)布；公司對(duì)外的各類證明、介紹信等的開(kāi)具。2.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開(kāi)具、資金收付等相關(guān)業(yè)務(wù)。3.合同專用章：用于公司對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議等法律文件的簽署。4.法人章：用于公司法定代表人授權(quán)的相關(guān)業(yè)務(wù)，如銀行開(kāi)戶、銷戶、賬戶變更等。5.發(fā)票專用章：用于公司開(kāi)具的各類發(fā)票的蓋章。（二）使用流程1.申請(qǐng)：使用印章的部門(mén)或個(gè)人應(yīng)填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明印章名稱、使用日期、使用事項(xiàng)、使用份數(shù)、文件內(nèi)容摘要等信息，并附上相關(guān)文件或資料。2.審批：《印章使用申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。如涉及重大事項(xiàng)或金額較大的合同、協(xié)議等，需報(bào)公司法定代表人審批。3.用印：印章保管人員在收到經(jīng)審批同意的《印章使用申請(qǐng)表》后，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)申請(qǐng)表上的各項(xiàng)信息與相關(guān)文件或資料是否一致。確認(rèn)無(wú)誤后，方可在規(guī)定的位置加蓋印章，并在《印章使用登記表》上登記印章使用情況，包括使用日期、使用事項(xiàng)、使用份數(shù)、文件編號(hào)、申請(qǐng)人等信息。4.留存：印章使用完畢后，印章保管人員應(yīng)將《印章使用申請(qǐng)表》、相關(guān)文件或資料等一并留存歸檔，以備查閱。（三）特殊情況使用1.如遇緊急情況，無(wú)法事先填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》并按正常流程審批的，印章使用人應(yīng)電話請(qǐng)示公司分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人同意后，先行用印，但事后必須及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)，并填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》。2.對(duì)于異地用印或因特殊原因無(wú)法在公司內(nèi)部用印的情況，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)人批準(zhǔn)后，可采用傳真、掃描等方式進(jìn)行印章使用，但必須確保印章使用的真實(shí)性和合法性，并在事后及時(shí)將相關(guān)文件或資料原件交回公司存檔。五、印章的變更與廢止（一）變更1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要變更印章的，由行政部門(mén)填寫(xiě)《印章變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更原因、變更內(nèi)容等信息，并附上相關(guān)證明文件。經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)人審批同意后，方可進(jìn)行印章變更。2.印章變更后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)將印章變更信息通知相關(guān)部門(mén)和人員，并在公司內(nèi)部發(fā)布印章變更公告，明確新印章的使用范圍和注意事項(xiàng)。同時(shí)，應(yīng)將原印章交回公司統(tǒng)一保管或按規(guī)定進(jìn)行銷毀。（二）廢止1.因公司撤銷、合并、分立等原因需要廢止印章的，由行政部門(mén)填寫(xiě)《印章廢止申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明廢止原因、廢止印章名稱等信息，并附上相關(guān)證明文件。經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)人審批同意后，方可進(jìn)行印章廢止。2.印章廢止后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)將印章收回，并在公司內(nèi)部發(fā)布印章廢止公告，明確廢止印章不再具有法律效力。同時(shí)，應(yīng)將廢止印章妥善保管，按規(guī)定進(jìn)行銷毀，并在印章管理系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的記錄。六、印章的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門(mén)公司審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)印章管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保印章管理制度的有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.印章保管情況：檢查印章是否存放在安全可靠的地方，保管人員是否符合規(guī)定，是否存在擅自轉(zhuǎn)借、帶出公司等情況。2.印章使用情況：檢查印章使用是否符合規(guī)定的范圍和流程，審批手續(xù)是否齊全，《印章使用申請(qǐng)表》和《印章使用登記表》是否完整、準(zhǔn)確。3.印章檔案管理情況：檢查印章檔案是否建立健全，印章的刻制、啟用、變更、廢止等相關(guān)資料是否齊全、完整。（三）檢查方式1.定期檢查：審計(jì)部門(mén)每年至少組織一次對(duì)印章管理情況的全面檢查，并形成檢查報(bào)告。2.不定期抽查：審計(jì)部門(mén)可根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)印章管理情況進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。（四）問(wèn)題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，審計(jì)部門(mén)應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門(mén)和人員限期整改。2.對(duì)于違反印章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育、警告、罰款等處理；如因印章使用不當(dāng)造成公司重大損失的，將依法追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。七、印章的銷毀（一）銷毀原因印章因磨損、損壞、變更、廢止等原因不再使用時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.由行政部門(mén)填寫(xiě)《印章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷毀印章的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并附上相關(guān)證明文件。經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)人審批同意后，方可進(jìn)行印章銷毀。2.印章銷毀時(shí)，應(yīng)至少有兩名以上人員在場(chǎng)監(jiān)督，并在《印章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保印章無(wú)法恢復(fù)使用。3.印章銷毀后，行政部門(mén)應(yīng)將《印章銷毀申請(qǐng)表》、