京東企業(yè)檔案管理制度

京東企業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強京東企業(yè)檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于京東企業(yè)總部及各分公司、子公司，涵蓋公司在運營、管理、業(yè)務拓展等過程中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中直接形成的對公司具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項活動的實際情況。3.保密性原則：嚴格遵守國家保密法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司各項工作提供便捷的服務。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司設立專門的檔案管理部門，負責公司檔案的集中管理和日常維護工作。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.制定和完善檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。3.對檔案進行分類、編號、編目等，建立科學的檔案檢索體系。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整。5.為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務，做好相關記錄。6.參與公司重大活動檔案的收集、整理和歸檔工作。7.對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時向上級匯報，并提出改進建議。（三）各部門職責1.負責本部門形成檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交至檔案管理部門。2.明確專人負責檔案管理工作，配合檔案管理部門做好檔案管理相關工作。3.在工作中嚴格遵守檔案管理制度，確保檔案的真實、完整和安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括公司文件、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理記錄等。2.業(yè)務經(jīng)營類：涵蓋市場調(diào)研報告、銷售合同、采購訂單、客戶資料、項目文檔等。3.財務審計類：包含財務報表、會計憑證、審計報告、稅務資料等。4.技術研發(fā)類：涉及技術方案、研發(fā)文檔、專利申請材料、軟件代碼等。5.其他類：如公司榮譽證書、資質(zhì)證明、對外宣傳資料等。（二）收集要求1.各部門應在規(guī)定時間內(nèi)將本部門形成的檔案資料收集齊全，并進行初步整理。2.收集的檔案應內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.對于重要文件和資料，應及時收集并移交檔案管理部門，不得積壓或擅自留存。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領域、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，如分為行政管理、業(yè)務經(jīng)營、財務審計、技術研發(fā)等類別。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，便于管理和查詢。3.編目：對每份檔案編制詳細的目錄，包括檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。4.裝訂：對紙張較多的檔案進行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.當年形成的檔案，一般應在次年上半年完成歸檔。2.對于重大項目、重要活動等形成的檔案，應在項目結束或活動完成后及時歸檔。（二）歸檔流程1.各部門檔案管理人員對整理好的檔案進行核對，確保無誤后填寫《檔案移交清單》。2.將檔案及《檔案移交清單》一并移交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對接收的檔案進行審核，審核通過后辦理簽收手續(xù)，并將檔案歸入相應類別。五、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及公司核心機密、重大權益、重要歷史記錄等檔案，如公司章程、股東協(xié)議、重大合同等。2.長期保管：保管期限為[X]年，主要包括重要的業(yè)務文件、財務資料、人事檔案等。3.短期保管：保管期限為[X]年，一般為一般性的行政管理文件、臨時性業(yè)務資料等。（二）保管條件1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風良好，溫度和濕度適宜。2.配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全保存。3.對電子檔案應進行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，定期進行檢查和維護。（三）檔案清查1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。3.對清查結果進行記錄，并編制《檔案清查報告》，向上級匯報。六、檔案的利用（一）查閱權限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密的檔案，查閱申請人應經(jīng)公司分管領導批準，并在檔案管理部門指定地點查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復制。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司檔案的，應持有單位介紹信或相關證明文件，經(jīng)公司總經(jīng)理批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失，按時歸還檔案。4.外部單位或個人原則上不得借閱公司檔案，如有特殊情況確需借閱的，應經(jīng)公司總經(jīng)理批準，并按照公司規(guī)定繳納一定的押金。（三）復制要求1.公司內(nèi)部人員因工作需要復制檔案的，應填寫《檔案復制申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理復制手續(xù)。2.檔案管理部門應按照規(guī)定的格式和數(shù)量進行復制，并在復制件上加蓋“復制件”印章。3.涉及公司機密的檔案，未經(jīng)公司分管領導批準，不得復制。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行逐卷審查，提出存毀意見。（二）銷毀程序1.對確無保存價值的檔案，經(jīng)檔案鑒定小組審核、公司分管領導批準后，進行銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責，在銷毀前應再次清點核對，并填寫《檔案銷毀清單》。3.檔案銷毀可采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復。4.《檔案銷毀清單》應一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份歸檔保存。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應及時將形成的電子檔案收集齊全，并按照與紙質(zhì)檔案相對應的分類方法進行整理。2.電子檔案應采用通用的文件格式進行存儲，確保數(shù)據(jù)的可讀性和可利用性。（二）電子檔案的歸檔1.電子檔案的歸檔時間與紙質(zhì)檔案一致，應在規(guī)定時間內(nèi)完成歸檔。2.歸檔時應將電子檔案存儲到檔案管理部門指定的存儲介質(zhì)上，并進行備份。3.同時，應將電子檔案的元數(shù)據(jù)（如文件名稱、日期、作者等）進行整理，與電子檔案一并歸檔。（三）電子檔案的保管與利用1.電子檔案的保管條件應符合國